Построение и детализации стандартных и специализированных отчетов в 1с: бухгалтерия предприятия
Стандартные отчеты предназначены для просмотра результатов текущей бухгалтерской работы. По своей сути стандартные отчеты являются комплектом интерактивных документов – эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского учета в текущей работе. Использование стандартных отчетов позволяет оперативно чередовать ввод новых хозяйственных операций с просмотром бухгалтерских итогов – можно увидеть, как новая операция повлияла на данные бухгалтерского учета, скорректировать раннее введенную хозяйственную операцию. Благодаря этому создаются условия для быстрого обнаружения и исправления ошибки пользователя.
Конфигурация содержит следующие стандартные отчеты:
● оборотно-сальдовая ведомость,
● шахматная ведомость,
● оборотно-сальдовая ведомость по счету,
● обороты счета,
● карточка счета,
● анализ субконто,
● обороты между субконто,
● карточка субконто,
● сводные проводки,
● отчет по проводкам,
● главная книга,
● диаграмма.
В первую очередь стандартные отчеты предназначены для бухгалтеров предприятия.
Специализированные отчеты создаются для получения специфической выборки информации и (или) для получения особого вида печатной формы. Обычно ориентируются на конкретный раздел учета.
К специализированным отчетам относятся:
● Кассовая книга
● Книга покупок
● Книга продаж и др.
Как уже говорилось, удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета являются стандартные отчеты.
Отчеты представляют информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.
Вызов стандартных отчетов осуществляется из меню «Отчеты».
Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде.
Каждый отчет может быть настроен: пользователь можно указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей. Можно указать критерии отбора информации для формирования отчета, например, указать определенные счета, по которым должен формироваться отчет или, наоборот, указать счета, исключаемые из отчета.
Рассмотрим общие принципы работы со стандартными отчетами на примере оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость – это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.
В шапке отчета по кнопке «Настройка» можно уточнить период, за который будет формироваться отчет и выбрать организацию, данные по которой будут в него включены. При пустом поле «Организация» отчет формируется по всем организациям. Так же в «Настройках» можно указать тип выводимых данных:
● «Развернутое сальдо» – если флажок установлен, начальное и конечное сальдо по определенным счетам будут выведены в развернутом виде. Список этих счетов и правила расчета развернутого сальдо по ним задается на закладке«Развернутое сальдо».
● «Детализация по субсчетам и субконто» – когда флажок снят, в отчет выводятся только сальдо и обороты по счетам верхнего уровня. Если же флажок установлен, в отчет также будут выведены данные и по субсчетам, а для определенных счетов – данные по субконто. Список счетов, детализируемых по субконто и порядок субконто задается на закладке «Детализация».
● «Данные по валютам» – если флажок установлен, для валютных счетов будут выводиться валютные суммы.
● «Данные по забалансовым счетам» – если флажок установлен, в отчет будут выведены не только балансовые, но и забалансовые счета. Обороты и сальдо по забалансовым счетам не включаются в общий итог отчета.
По кнопке «Сформировать» выполняется построение отчета в соответствии с текущей настройкой.
Кнопка «Заголовок» позволяет получить более компактный вид отчета, скрывая его заголовок.
Кнопки
сохранения и восстановления значений
настроек
позволяют
сохранять пользовательские настройки
отчета, чтобы использовать их в дальнейшем.
Во
всех стандартных отчетах, входящих в
конфигурацию, заложен механизм детализации
(расшифровки) данных. Когда курсор
передвигается по табличной части отчета,
он принимает вид
что
говорит о возможности детализировать
эти цифры другим отчетом, чтобы понять
причину их появления в нем. Двойной
щелчок «лупой» позволяет получить более
детальную информацию о параметре отчета.
Детализировать параметр можно разными
способами, на экране возникает меню для
выбора способа детализации.
После выбора варианта детализации и нажатия кнопки «ОК» на экране появится другой отчет, объясняющий появление интересующей нас цифры, который в свою очередь также может быть расшифрован дальше.
Конечный пункт детализации – операция или документа, где интересующая нас цифра впервые была введена в базу. Если обнаружена ошибка, можно исправить проводки операции или реквизиты документа. Для завершения детализации закройте все открытые окна, кроме окна с нужным отчетом, и дважды щелкните по кнопке«Сформировать» для формирования отчета по измененным данным.