Жұмыс орнынан анықтама

Анықтама — мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.

Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезенде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді. Біздің жеке басымызды куәландыратын құжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.

Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттігінің шеңберінде анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қоады. Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мәлімет, мамандығы т.б. Анықтамада берілген мәлімет әркез мұқият тексерілуі қажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі өкілеттік берген секретариат қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе ол да көрсетіледі. Мысалы, "422/2", Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатын болса ол жеке іс папкасына немесе қызметкердің  жеке ісіне тігіледі.

Анықтама А5 форматтыпарақтадайындалады. Кейбіркөлеміүлкенанықтамаларүшін А4 форматтықағаз парағы пайдаланылады. Анықтама құрылымынамынамәліметтер кіреді:

құжат аты;

негізгімәтін;

анықтаманыңқай ұйымғаберілгенітуралымәлімет;

анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет; 

Жеделхат

Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат. Қазіргі заманда ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері де болғанымен, жеделхаттар өз маңызын жойған жоқ. Себебі, хат ұзақ жүреді, интернет пен факс қызметі қымбат, оның үстіне чертеж (сызба, кесте) немесе фотосурет жібермейтін болсақ, факсты қолдану міндетті емес. Ал телефон арқылы жүргізілген әңгімені іске тігіп қоя алмайсын, сондықтан ең ыңғайлысы жеделхат болып табылады. Жеделхатты кез-келген қызметкер құрастырып жібере алады; қажет болған жағдайда жеделхат мәтіні мен онда берілген мәліметті растауға болады. Жеделхат ең ұзақ дегенде 10-12 сағаттан соң, қажет болса бір сағаттан соң да жеткізілетіндігіне 100% сенімді болуға болады. Жеделхат мәтіні қысқа, дәл, ең ұзақ дегенде 300 сөзден аспауы керек. Қысқа жеделхаттың бағасы да төмен болады. Цифрлар жазбаша түрінде беріледі, ешбір түзетулер болмағаны жөн. Жеделхаттар ішкі және халықаралық болып бөлінеді. Ішкі жеделхаттарға мемлекет ішінде жіберіліп қабылданатындар, ал халықаралық жеделхаттарға шет елдерге жіберілген немесе шет елдерден келгендері жатады. Ішкі жеделхаттар “үкіметтік”, “жедел”, “жай” болып үшке бөлінеді. Басқа құжаттар сияқты жеделхаттың да өз реквизиттері болады. Олар: жеделхаттың категориясы мен түрі, номері, датасы, жіберілген уақыты, алушының аты мен адресі, мәтін, қол.

Жеделхат

021500, Степногорск аудандық сотына, 4 мкр. Бастыққа.

29 қазан күні 2013 жылы Сізді №327.01 істің жабылуын себебі сақтау мерзімі өткендіктен.

Алматы.Абай 12.Байдаров

Телефонхат

Телефон, радио байланысыарқылы да құжаттаржіберіліп, қабылданады. Мекемедежіберілген, келгентелефонограммалардытіркепотыратынарнайы журнал болуыкерек. Оларекібөліккебөлінеді. Біріншібөліктемекемегекеліптүскентелефонограммаларжазылады, екіншібөлігіжіберілгентелефонограммалармәтіндерінжазуғаарналады. Телефонограмма құрылымыныңжеделхатқұрылымынанкөпайырмашылығыжоқ. Оныңқұрылымынаадресаттыңтолықаты-жөнінегізгімәтін, жіберушініңаты-жөні, жіберілгентелефонныңнөмері, уақытыжәнеайы, күні, жылыжазылады.

Степногорск қаласындағы

Тау-кен техникалық колледжінің

Директорына Т.П. Досановаға

ОПИ-4-1 тобының студенті

Омаров Б.К.

Өтініш

Мен Ямансарина Ю. Т. 11.09.2013 мені отбасы жағдайына байланысты, сабақтан босатауыныызды сұраймың.

12.09.2013 ж

Қолы_____________

Жиналыс хаттамасы

Ата-аналар жиналысының

08.12.2013

№1 хаттамасы

Қатысқандар: 23

Төраймы: Л.О.Даниярова

Комиссия мүшелер: Э.К.Каржауова

Н.А.Чернова

Күн тәртібі:

1.Мемлекеттік емтихан.

2.Бітірүшілердің кеш өткізу орны.

Таңдалды:

1.Бірінші сұрақ бойынша сынып жетекшісі емтихан сұрақтарымен таныс тырды.Кафедра мүшелері өз ойларын білдірді.

2.Екінші сұрақ бойынша студенттер сөз сөйледі өз ойларын білдірді.

Шешімі:

1.Мемлекеттікемтиханға дойындалу.

2.Бітірүшілердің кеш өткізу керекті ақшаны жинау.

Төраймы:__________________қолы

Комиссия мүшелер:__________________қолы

Хатшы:____________________қолы