Кіріспе
Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі оның кұжаттармен жұмысының дұрыс деңгейге қойылуына байланысты. Іс жүзінде ақпарат көздеріне шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және рәсімдеу процесі - қүжаттаусыз іске асырылмайды. Техникалық орындаушылардан бастап барлык, буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл жұмыскерлерінің қызметі кұжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және берілуін қам-тамасыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды. Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық, қаржылық және қоғамдық қызметінің сан қилы мәселелері бойынша кұжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады. Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың ЖИЫНЫ ІС жүргізу деп аталады
Өмірбаян
Мен, Ямансарина Юлия Тагировна 1993 жылы 17 қараша Қазақстан Республикасының ОҚО облысында, Степногорск қаласында дүниеге келдім, Ұлтым – татар. Отбасы жағдайы - үйленбегем. Мен №9 мектепте орта білімалдым. Бүгін мен Степногорск Тау-кен техникалық колледжінде оқимын.
Хаттама
Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның жиналыстары мен мәжілістерінде қаралған, талқыланған, қорытындыланған жағдайларды тіркейтін ұйымдық - өкімдік құжат. Хаттама мәжіліс барысы, стенограмма, дыбыстық жазбалар, сондай-аұ мәжілісте әзірленген құжаттар (баяндамалар, жарыссөздер мәтіні, анықтамалар, тізімдер, қорытындылар) негізінде ресімделеді.
Хаттама мәтіні екі бөлімнен тұрады:
Кіріспе бөлім төраға, хатшы (аты – жөндері), қатысушылар (аты – жөндері алфавиттік ретпен), күн тәртібі (мәселелер нөмірленеді және олар «туралы» деген көмекші сөзбен аяқталып отырады) жөніндегі мәліметтерден тұрады.
Негізгі бөлім күн тәртібінің пункттеріне сәйкес тармақтар бойынша жазылады. Алдымен мәселенің нөмірі қойылады. Содан соң мәтін «ТЫҢДАЛДЫ», «ЖАРЫССӨЗГЕ ШЫҚТЫ», «ШЕШТІ» («ҚАУЛЫ ЕТТІ») деген сөздермен жаңа жолдарға бөлінеді. Бұл сөздер бас әріптермен, жаңа жолдан жазылып, әрқайсысының соңынан қос нүкте қойылып отырады. Баяндамашылар мен тыңдаушылардың аты – жөндері жаңа жолдан жазылады. Мәтінде сұрақтар мен жауаптар беріледі. Мәтін жеке түрде, үшінші жақтан жазылады. Мәтіннің негізгі бөлігін шешім немесе қаулы қорытындылайды. Ол бірнеше пункттен тұруы мүмкін (кімге қандай тапсырма берілді, оның орындалу мерзімі қандай).
Анықтама
Анықтама – қандай да бір белгілі мәселелер бойынша, істің жағдайы туралы, өзіне тән көрсеткіштер. Өзге де фактілер мен оқиғаларды сипаттау және растау туралы мәтіні бар және/немесе кесте түріндегі жалпы ақпараты бар құжат. Анықтама істің жайын объективті түрде көрсетуі тиіс, сондықтан оны жасау мәліметтерді мұқият жинау және тексеру, алынған деректерді салыстыру және талдауды талап етеді. Анықтаманы әдетте екі топқа бөледі. Бірінші топта қандай да бір заңды фактіні куәландыратын қызметтік сипаттағы фактілер мен оқиғалар туралы ақпарат болады және мүдделі азаматтар мен мекемеге беріледі. Анықтаманың екінші тобы атқаратын қызметі, жалақысы, тұратын жері, асырауында адамдардың болуы туралы растайды. Кәсіпорынның басшысы қызметкердің сұрауы бойынша мамндығын, лауазымын, біліктілігін, жұмыс уақытын және жалақысының мөлшерін көрсете отырып, осы ұйымдағы жұмысы туралы анықтама беруге міндетті.
Анықтаманың мәтіні әдетте мәліметтер берілген тұлғаның атау септігіндегі аты – жөнін көрсетуден басталады. Анықтаманың соңында не оң жақ жоғарғы бұрышындаанықтама берілетін мекеменің атауы жазылады. Анықтамаларды беру туралы жоспар бойынша есеп жүргізілген кезде анықтаманың күнін көрсете отырып, оған реттік сан қойылады. Осындай анықтамалар бір дана болады. Анықтамаға оны жасаған және берілген мәліметтерге жауап беретін тұлға қол қояды. Анықтаманың мәтіні қолиен және мөрмен расталады. Бухгалтерия көбінесе жеке тұлғалардың бір жылдағы кірістері туралы салық инпекциясына анықтама береді.
Түсініктеме
Қызметтің қандайда бір болмасын бір жарлықты орындамау немесе тәртіп бұзу себептерін түсіндірген құжат түрі. Түсініктеме қалыпты қағазға қолмен жазылады.
Онда кәсіпорынның құрылымдылық бөлімшенің атауын құжат түрі, күні, тақырыбы, мәтіні жазылады, қолы қойылады.
Түсініктемеге қосымшалар (анықтама, жол билеті т.б.)
\
СГТК директоры
Т.П Досанова ханымта
ОПИ-4-1 тобының оқушысы
Ю.Т. Ямансарина
Түсініктемехат
Мен, Ямансарина Юлия Тагировна, 16.09.2013 жылы бірінші парға келмеген себебім, мен ауруханаға анықтама алуға барған едім.
17.09.2013 Ю.Т. Ямансарина
Баяндау хат
Баяндау хат – ұйым басшысының немесе жоғары тұрған мекеме басшысына арналып, оны ұйымда қалыптасқан жағдай, көрініс, оқиға не факті туралы, жұмыстың орындалу барысы жөнінде хабардар ету үшін жазылған және хат иесінің қорытындылары мен ұсыныстары бар құжат. Баяндау хат сыртқы және ішкі болып бөлінеді.
Сыртқы баяндау хат – шешім қабылдауды талап ететін фактілер, оқиғалар, іс - әрекеттер туралы жоғары тұрған органдар басшыларына жолданатын құжат.
Ішкі баяндау хат – ұйымның құрылымдық бөлімшелері немесе лауазымды тұлғалар арасындағы ішкі іскерлік хат жазысу. Ішкі баяндау хат мәселе ауызекі формада шешілуі мүмкін болмайтын жағдайда ғана жазылады.
Сыртқы баяндау хат мекеменің жалпы бланкісіне, ішкі – А4 форматты қағаз форматына ресімделеді. Баяндау хаттың мәтіні екі бөлімнен тұрады. Атап айтқанда: кіріспе (баяндау хатты жазуға себеп болған фактілер мен оқиғаларды даталар мен құжаттарға сілтеме жасай отырып қысқаша мазмұндау) және нақты іс - әрекеттер туралы хат иесінің қорытындысы мен ұсынысы жазылатын негізгі бөлім.
Баяндау хат
Менін сізге баяндау себебім, И.А. Жмыховбасшы орнына тағайындауды сұраймын
29.10.2013 Е.М. Ерғараев
Сенімхат (доверенность)
Сеімхат- құжат иесі басқа біреуге бір істі атқаруға сөйтіп өз атынан оның құқын пайдалануға рұқсат беретін құжатқұжат.
Сенімхаттың мәтіні мынадай мәліметтерді қамтиды:
сенімхат иесінің аты-жөні: қызметі, мекен- жайы.
сеніп тапсыратын өкілеттері мен құқықтың дәл ауқымы.
Сенімхат
20013 ж. 28 маусым
Мен, Ямансарина Ю. Т. 2013 жылдың шілде айындағы маған тиісті он мың теңге мөлшеріндей жалақыны алуды экономист Асқкарова Нұргул Иманғамқызына сеніп тапсырамын
И.А.Жугинисов қолым куәландырамын.
«Руханият орталығы» КМК
Директоры
Т.М. Өмірзақов
Қолхат
Іске асқан бір фактіні, мысалы ақша алғанын растайтын құжат түрі. Құжат мәтінінде қолхат берушінің қызметі қажет жағдайда аты- жөні алған ақшаның мөлшері немесе басқа құнды дүниенің атауы ақшаны не құнды дүниені кімнен алғаны аты –жөні толық көрсетіледі. Қолхатта ақша көлемі алдымен санмен сосын сөзбен жазылып көрсетіледі. Мәтінде түзетулер, өшірулер болса құжат күшін жояды. Мәтінмен қойылған қолдың арасындағы бос келістік сызықпен толтырылады.
Қолхат бір дана түрінде толтырылады және ақша түріндегі құжатпен бірдей дәрежеде сақталады. Кейде қолхатта қатысушы куәлар көрсетіледі. Бұл жағдайда куәгер қолхатқа өз қолдарын қойып растайды. Ақшаны немесе құнды дүниені қайтарған жағдайда қолхат жойылады.