3.2. Автоматизоване обслуговування читачів

Інноваційні технології в обслуговуванні користувачів сьогодні асоціюються, перш за все, з автоматизацією бібліотеки або з комп’ютерними технологіями.

Тільки інформаційні технології, засновані на сучасних засобах обчислювальної техніки і телекомунікаційного зв’язку, здатні забезпечити швидку обробку, систематизацію і головне – оперативне використання інформаційних ресурсів [80, с. 25].

Використання інноваційних технологій суттєво підвищило якісний рівень та комфортність обслуговування, забезпечило доступ до ресурсів бібліотеки й мережі Internet, спростило доступ до довідково-пошукового апарату бібліотеки.

Визначним чинником формування автоматизованої системи обслуговування користувачів можна вважати:

1. Перетворення бібліотек на центри зберігання не тільки друкованої, але й електронної інформації.

2. Наявність електронного каталогу, БД і зміна інформаційних бажань користувачів.

Автоматизовані бібліотечні процеси мають низку переваг над традиційними:

• при одноразовому опрацюванні документа можливе багаторазове та багатоаспектне його використання, швидкість і зручність пошуку та передачі інформації, економічність;

• повніше задовольняються інформаційні запити користувачів бібліотеки, оскільки інформація отримується незалежно від часу і місця її знаходження;

• суттєво збільшується оперативність надання користувачам необхідних документів і даних; для більшості користувачів електронна форма є єдиною можливістю отримати потрібний документ;

• формується новий імідж бібліотеки, яка надає інформацію не лише в друкованому вигляді, але й на нетрадиційних носіях, зростає соціальне значення бібліотечної діяльності;

• підвищується рівень інформаційної культури та комп’ютерної грамотності як користувачів, так і співробітників бібліотеки, а це має не лише прикладну користь, але й ширше значення, оскільки людина з високим рівнем інформаційної культури легше орієнтується в мінливому світі, не боїться новацій, змін [7, c. 41].

Основні переваги впровадження автоматизованих технологій в обслуговуванні полягають у прискоренні процесу видачі документів і виявлення нових за якістю і оперативності послуг [21, с. 26].

Наукова бібліотека Луганського національного університету імені Тараса Шевченка, починаючи автоматизацію, спочатку вводила у пам'ять комп’ютера інформацію щодо фонду, а потім на основі цього здійснювала автоматизацію обслуговування користувачів.

Автоматизація процесу обслуговування виглядає таким чином:

• створення бібліографічної БД на весь фонд;

• штрихове кодування фонду;

• створення БД користувачів;

• роздрук ламінованих читацьких квитків з штрих-кодами (див. Додаток Ж);

• створення електронних формулярів і видача/повернення документів через сканер.

Також у процесі обслуговування видачі книг виникають і проблеми, але будь-яка справа обов’язково перетинається з певними перешкодами. Отже, першою проблемою, що виникла при видачі видань – є проблема технічного характеру. Друга проблема пов’язана з видачею видань без інвентарного обліку, коли система не розпізнає введені буквені символи і б/н. Третя проблема виникла при видачі видань, інформація про які була введена у пам'ять комп’ютера кілька разів.

Заздалегідь ці недоліки важко розпізнати при теоретичних розробках, тому вже в процесі видачі документів усі недоліки одразу з’явилися.

У рамках реєстрації користувачів реалізовані функції щодо створення і введення єдиної БД користувачів бібліотеки: студенти 1–4 та 5 курсів, магістранти, професорсько-викладацький склад, співробітники університету.

Обслуговування користувачів здійснюється через єдиний електронний формуляр (див. Додаток И). Це дозволяє докорінно модернізувати конкретні процеси й операції формування фонду й бібліотечного обслуговування.

Було відпрацьовано схему блокування боржників і погашення заборгованості. Безпосередньо процес видачі/повернення документів не займає багато часу завдяки використанню штрихового кодування.

При невчасному поверненні видань в одному з підрозділів бібліотеки в єдиному електронному формулярі назви виданих документів модифікуються в певний колір (див. Додаток К). Це сигнал для бібліотекаря про реальну заборгованість і блокування формуляра. Для того, щоб вести контроль за оплатою пені й заміною загубленої літератури, трансформується спеціальна програма забезпечення „Заборгованість”, до якої має доступ безпосередньо адміністрація бібліотеки й через яку, при погашенні заборгованості, дирекція проводить розблокування єдиного електронного формуляра.

Перехід на нові технології обслуговування користувачів пов'язаний з питаннями відповідальності читачів за отримані книги [13, c. 12].

Було введено відомість видачі читацьких квитків, де документально візуються підписи читачів, що пройшли первинну реєстрацію і несуть відповідальність за отримання літератури в автоматизованому режимі.

Важливим завданням обслуговування в системі УФД-„Бібліотека” стало опрацювання технології автоматизованого отримання підсумкових статистичних даних щодо кожної бібліотечної операції і щодо кожного підрозділу бібліотеки:

• кількість користувачів за єдиним ч/к;

• кількість обслугованих;

• відвідування;

• книговидача;

• видана література за типом.

Виявленню заборгованості сприяє автоматизований контроль за термінами користування документів [10, с. 10].

Слід зазначити, що в АБІС УФД-„Бібліотека” такі питання не розроблені зовсім або розроблені поверхнево. Наприклад, система статистичного обліку відвідування була безпосередньо пов'язана з книговидачею – програмою було передбачено рахувати відвідування тільки за документами, які видані. Після освоєння основних параметрів обслуговування через комп’ютерну локальну мережу перед навчальним абонементом постало завдання автоматизації засобів збору статистики та складання звітів.

Для системного адміністратора були розроблені й поставлені завдання, сутність яких зводилася, з одного боку, до диференціації статистики, а з іншого – до її уніфікації для різних підрозділів бібліотеки [19, c. 56].

Розробка сучасної системи обліку, що використовується в бібліотеці, пройшла через кілька етапів, у процесі чого вона доповнювалася й удосконалювалася.

Розробка функціонуючої клієнтської оболонки, тобто опцій статистики була здійснена відділом інформаційних технологій і комп’ютерного забезпечення з урахуванням завдань, поставлених перед ним відділом абонементів (див. Додаток Л).

Практика збору статистичних спостережень показала, що проблеми автоматизованого статистичного обліку бібліотечних процесів були вирішені позитивно.