Висновки до розділу 2

Дослідження автоматизованих бібліотечних програмних засобів дозволило нам зробити певні висновки узагальнюючого характеру.

Щоб обрати таку АБІС, яка відповідає основним вимогам до забезпечення функціонування автоматизованих програм треба:

• ґрунтовно проаналізувати програмні продукти, які пропонує сучасний ринок.

Урахувати такі моменти, як

• наявність достатньої кількості техніки у бібліотеці;

• фінансові й матеріальні можливості щодо придбання необхідних технічних і додаткових програмних засобів.

• психологічну готовність робітників до упровадження автоматизованих технологій.

Передбачити систему перекваліфікації та навчання кадрів.

В разі переходу на нові ПЗ необхідно:

• перевірити систему на відвертість;

• основну підсистему каталогізації;

• введення даних у форматі UNIMARC;

• контроль за достовірністю інформації (авторитетний контроль)

• засоби експорту/імпорту файлів;

• систему підтримки повнотекстових БД;

• роботу в мережі.

При впроваджені АБІС виникають фінансові, кадрові проблеми та недоліки, які пов'язані з масштабністю завдань.

Отже, важливо зрозуміти, що процес упровадження автоматизованої бібліотечної програми повністю змінює бібліотеку, дає можливість перейти на наступний етап розвитку бібліотеки, задовольняти потреби більш вимогливим користувачам.

Розділ 3. Впровадження автоматизованої програми уфд-„бібліотека” в науковій бібліотеці лну ім. Тараса шевчека

3.1. Етапи впровадження автоматизованих технологій в діяльність наукової бібліотеки

Етап автоматизації в Науковій бібліотеці ЛНУ імені Тараса Шевченка розпочався в 2000 році, із однієї ЕОМ, яка була встановлена у відділі комплектування. З погляду загальних вимог, які висуваються до автоматизованої програми, бібліотека ЛНУ імені Тараса Шевченка придбала бібліотечну програму російських виробників „LIBER”. Однак використовувана версія системи мала не всі необхідні функціональні можливості, а саме:

• створення бібліографічних баз даних;

• уведення бібліографічних карток нових надходжень;

• розвиненої системи пошуку, що дозволяє знаходити інформацію, що цікавить, за різними ознаками, таких як автор, фрагмент заголовка, видання, УДК, ББК та ін., надання можливості використання алфавітно-предметного покажчика, а також комбінованого пошуку;

• роздрук бібліографічних карток, анотованих карток, замовлення читача, аркуші інвентарної книги й ін.;

• реєстрація читачів зі збереженням відомостей про читача в базі даних;

• пошук відомостей про читачів у базі даних;

• облік поверненої й узятої читачем літератури;

• облік і статистичний аналіз усіх виданих документів за звітний період;

• друк звітів щодо документообігу;

• ведення картотеки замовлень літератури;

• одночасна обробка наявної у фонді бібліотеки літератури та створення її електронної каталогізації;

• організація тематичних добірок, колекцій або особистих добірок читачів;

• використання електронного каталогу читачами в мережі Internet.

• Проаналізувавши всі отримані результати впровадження зарубіжної розробки „LIBER” можна зауважити, що практичне застосування в університеті ЛНУ автоматизованої системи, яка проіснувала протягом п’яти років, пов’язані з низкою проблем:

• закордонна розробка АБІС не має достатнього ступеня відповідності організаційним, технологічним та іншим вимогам і нормам бібліотечної діяльності, прийнятим в Україні. Адаптація такої системи при впровадженні у бібліотеку досить складна;

• достатньо високий показник вартості закордонного програмного продукту, засоби її технічної підтримки, а також супровід при експлуатації [48, с. 8].

У 2005 році було вирішено змінити програму „LIBER” на вітчизняну й почали шукати таку програму. Пошуки привели до Луганського аграрного університету, який використовує автоматизовану бібліотечну програму „ІРБІС”. Таким чином, було встановлено на комп’ютер пробну версію програми „ІРБІС”. Але й така програма не задовольняла бібліотечним вимогам. Програма „ІРБІС” була не призначена для введення багатотомних видань і видань, що надходять великим тиражем.

Таким чином, наприкінці 2005 року цю систему було замінено на вітчизняну, яка не потребувала закордонних спеціалістів, небагато коштувала, мала простий і зрозумілий інтерфейс – УФД-„Бібліотека”. Ця програма майже повністю задовольняє сучасні потреби університету, а саме бібліотеки, але як і кожна програма, має свої і позитивні й негативні властивості.

УФД-„Бібліотека” – система, що забезпечує автоматизацію основних виробничих циклів бібліотеки, створена Українським фондовим домом на базі сучасних технологій і стандартів обробки та передачі інформації. До основних функціональних можливостей належать: обмін записами з іншими бібліотеками у форматі USMARC; забезпечення захисту інформації за рахунок процедури реєстрації користувача на сервері з визначенням його повноважень залежно від групи; розподіл електронного каталогу та тематичних каталогів за „власниками” – групами користувачів з визначенням прав доступу інших користувачів до цих каталогів [11, c. 25].

Перш ніж розпочати роботу в системі УФД, треба спочатку зареєструватися. Кожний користувач Системи повинен мати своє власне ім’я (шифр). За цим іменем Система визначає повноваження, які має користувач, та записує його в поля, де фіксується хто й коли змінював відповідну інформацію (напр., реєстрував документ). Система дозволяє одночасну роботу кількох користувачів під одним і тим самим іменем. Таким чином, наприклад, усі читачі можуть працювати з системою, маючи одне й те саме ім’я. У той же час, дозволяючи їм замовляти документи, не можна буде дізнатися, хто конкретно робив замовлення (хоча відомо, для кого це замовлення зроблено). Таким чином, наявність у кожного користувача власного імені в Системі створює умови для управління доступом до інформації та контролю за її введенням та корегуванням.

Ім’я повинно бути унікальним, тобто різним для різних користувачів. Ім’я використовується як короткий ідентифікатор користувача в різних таблицях, і може бути відомим іншим користувачам Системи. Для забезпечення захисту від несанкціонованого доступу кожен користувач має реєструватися під своїм ім’ям. Для запобігання входу в Систему з чужим ім’ям кожному користувачеві поряд з ім’ям надається пароль [31, c. 16]. Пароль має бути відомим лише самому користувачеві. На початку роботи Система пропонує ввести ім’я та пароль користувача, перевіряє, чи відповідає пароль імені, і лише тоді може дозволити роботу.

Усі питання, пов’язані з визначенням імені користувача, має вирішувати системний адміністратор. Він також задає первинний пароль користувача. Потім користувач може змінювати свій пароль коли завгодно й скільки завгодно разів.

Якщо людина зареєстрована, вона запускає Систему. Одразу після запуску виводиться форма реєстрації:

Рис. 3.1. Реєстрація в системі

Отже, з прикладу, можна побачити, що в полі „База даних” уводять назву бази даних, з якою працюють. Звичайно, усі дані зберігаються в одній базі даних, яка називається Library. Далі треба ввести ім’я та пароль у відповідні поля. Замість літер у полі „Пароль” будуть виводитися знаки '*', щоб пароль не змогли побачити сторонні особи. Клавіатуру треба перемкнути в режим уведення латинських літер. Після введення імені та пароля треба натиснути кнопку .

Якщо ім’я та пароль уведені неправильно, то Система видає помилку й не дає змогу зайти в програму.

Для закінчення роботи з Системою слід обрати пункт меню „Запуск\Закінчити роботу” або скористатися стандартними засобами Windows.

Упровадження нової АБІС у бібліотеку ЛНУ імені Тараса Шевченка проходить відповідно до Комплексної програми розвитку університету й бібліотеки на 2008 – 2013 роки (див. Додаток А).

Всю роботу впровадження нових автоматизованих технологій в роботу бібліотеки було поділено на 3 етапи:

1. підготовчий;

2. придбання апаратного й програмного забезпечення;

3. упровадження автоматизованих технологій.

Підготовчий етап – один із найважливіших. Запровадити правильну політику розвитку – це перший крок до успіху. При цьому важливо:

• визначити відповідального за впровадження автоматизованих технологій (це завдання було покладено на заступника директора бібліотеки);

• надати можливість відповідальному відвідати кілька передових бібліотек вищих навчальних закладів для ознайомлення з досвідом автоматизації на практиці;

• розробити перспективний (на 5 років) та поточні (на 1 рік та на 1 квартал) плани автоматизації бібліотеки із зазначеними конкретними термінами виконання та відповідальними;

• вирішити кадрові питання: до штату бібліотеки необхідно було додати посаду інженера з інформаційних технологій;

• провести маркетингові дослідження щодо вибору програмного продукту та технічних засобів.

Протягом 2005 року бібліотека готувалася до ретроспективного введення фонду в електронний каталог.

ЕК створюється шляхом ретроспективної конверсії (тобто ретровводу) або оцифровки карткового каталогу в комп’ютерній программі „УФД-Бібліотека”.

Відділ автоматизації проводив роботу з технічного забезпечення цього процесу: придбано й підключено до локальної мережі персональні комп’ютери, принтери, серед яких принтер штрих-кодів та сканери штрих-кодів.

Оскільки електронний каталог бібліотеки почав створюватися працівниками з 2006 року, ретровведення в електронний каталог здійснювалося за 2005 і більше пізніші роки.

Бібліографічні записи про документи представлені у вигляді полів і підполів, заповнення яких дозволяє правильно визначати параметри книг і статей. Елементом каталогу є бібліографічний опис документа (див. Додаток Б).

У формі бібліографічного опису документа (див. Додаток В) послідовно переносять данні з каталожної картки і заповнюють поля:

• Вид документа;

• Шифр;

• Авторський знак;

• Тип літератури;

• Автор, при наявності прізвищ інших авторів, їх інформація та інформація щодо першого автора, наводять у полі „Відомості щодо назви” у виборі підполя „Відомості про відповідальність”. У цьому полі також необхідно наводити відомості щодо укладача, редактора та інших особах и установах, які приймали участь в створенні документа.

• Назва документа, наводять данні головної назви. При наявності інформації, що пояснює головну назву необхідно вибрати поле „Відомості щодо назви” і підполе „Додаткові відомості щодо назви”.

• Місце видання;

• Видавництво;

• Дата/Рік видання;

• ISBN – міжнародний стандартний номер книги;

• Обсяг – кількість сторінок;

• ББК – індекси бібліотечно-бібліографічної класифікації;

• Мова – тобто мова опису документа.

Якщо відомі додаткові вихідні дані документа, залежно від інформації – вводять у поля інформація про переклад, загальна інформація, серія, примітки.

Після вводу всіх вищезазначених даних бібліографічного опису документа переходять до форми „Примірники” шляхом натискання на клавішу „Примірники”. В цю форму вносять інвентарні номера книжок, які зазначені на зворотньому боці каталожної картки (див. Додаток Г).

Коли вся інформація про документ внесена в програму „УФД-Бібліотека”, вона автоматично з’являється в електронному каталозі. Тобто працює у режимі онлайн, записи, уведені в каталог співробітниками бібліотеки, відразу стають доступні користувачам. Бібліографічний пошук документів користувач має можливість здійснити через web-сайт у розділі „Пошук документів” (див. Додаток Д).

Спочатку на головній сторінці електронного каталогу виводиться скорочений перелік атрибутів, які найчастіше використовуються: автор, назва (див. Додаток Е). Якщо необхідно зробити пошук за більш специфічними атрибутами, такими як: рік, мова, вид документа, наявність електронної копії, місце видання, видавництво, ISBN необхідно використати посилання „Розширений перелік полів” (див. Додаток Ж).

В електронному каталозі можна здійснювати різноманітний пошук документів і переглядати інформацію про них. Найпростіший спосіб, коли користувачу відомі конкретні вихідні дані документа, він має можливість здійснювати пошук за атрибутами: автор, назва, рік, мова видання, вид документа.

В електронному каталозі передбачені також інші види пошуку:

1) індекс ББК – пошук за універсальною бібліотечно-бібліографічною класифікацією, тобто за переліком галузей знань, які мають своє умовне цифрове позначення. Здійснюється шляхом переходу від загального до часткового до тих пір, доки не виявиться необхідна тема;

• ключові слова та рубрикатор мають вигляд короткого формулювання предмета. Користувач вибирає з переліку рубрику або ключове слово відповідно його запиту;

• ЛНУ імені Тараса Шевченка – пошук інформації про праці викладачів того чи іншого структурного підрозділу університету;

• персоналії призначені для пошуку інформації про життя та діяльність відомих людей;

• хронологія – пошук відбувається за часовим періодом;

2) тема, пошук пов’язаний з рубрикатором, тобто перед початком пошуку тема, яка формулюються користувачем, повинна бути узгоджена с формулюванням у рубрикаторі.

Електронний каталог бібліотеки на сьогоднішній день налічує понад 200 тисяч записів. Бібліографічні записи електронного каталогу зв’язані посиланнями з повними текстами цих видань.

Від організації каталогу залежить якість обслуговування при виконанні різних видів запитів. Насамперед електронний каталог потрібний для того, що б довідатися про наявність необхідного документа користувачу у фонді бібліотеки.

З вересня 2006 року введено штрих-кодування нових надходжень у відділі комплектування та наукової обробки літератури. Наприкінці року було апробовано технологію штрих-кодування у відділах періодичної, іншомовної й історичної літератури та навчальних абонементах. Вже проштрих-кодовано понад 90% активного фонду, а до вересня 2013 року планується завершити штрих-кодування всієї літератури. Штрих-кодування бібліотечного фонду та читацьких квитків складає основу обліку видачі документів в автоматизованому режимі [81, c. 9].

З вересня 2007 року на навчальному абонементі для читачів 1 – 2 курсів та у відділі історичної і іншомовної літератури розпочався експеремент із запровадження нової технології – реєстрація видачі документів в автоматизованому режимі.

Таке нововведення надало такі переваги:

• відсутність черг;

• оперативність обслуговування;

• відсутність помилок у видачі літератури, яким сприяв людський фактор;

• удосконалення я робота з боржниками.

Сьогодні робота бібліотеки в галузі інформаційних технологій проводиться в наступних напрямах:

• робота з програмою УФД-„Бібліотека”;

• введення і редагування бібліографічних записів;

• аналіз книгозабезпечення;

• надання можливості користувачам отримувати бібліографічні довідки.

• робота з сайтом бібліотеки [91];

• робота з повнотекстовою базою електронної бібліотеки;

• робота у Репозиторію ЛНУ ім. Т. Шевченка.

Процес розширення функцій бібліотеки й розвиток новітніх технологій зумовили появу в бібліотечному фонді поряд з традиційними документами й електронних інформаційних ресурсів [47, c. 13], а робота в програмному середовищі УФД-„Бібліотека” надала можливість:

• створення та використання повнотекстових джерел;

• створення в локальній мережі банку повнотекстових варіантів праць Луганського національного університету імені Тараса Шевченка;

• підтримання роботи бази даних законодавства України та періодичного електронного видання Кодексів України.

Зараз наукова бібліотека ЛНУ імені Тараса Шевченка знаходиться на останнім етапі впровадження автоматизованих технологій в її діяльність, а саме: закінчує штрих-кодувати пасивний фонд, планує до 2013 року перевести науковий абонемент у режим автоматизованого обслуговування користувачів, удосконалює роботу сайту бібліотеки, розширює фонд електронного читального залу тощо.

Протягом опанування нових методів діяльності відділом інформаційних технологій проводилися заняття з працівниками бібліотеки щодо оволодіння навичками роботи в середовищі комп’ютерних інформаційних систем, скануванням та обробкою даних.