2.2. Проблеми впровадження абіс

Сьогодні автоматизація стала одним з головних напрямів розвитку бібліотечної справи. Саме засоби автоматизації можуть задовольнити великий попит на якісну, повну та оперативну інформацію.

Метою автоматизації бібліотек є підвищення ефективності обслуговування користувачів, а засобами – застосування автоматизованих бібліотечних програмних продуктів [44, с. 16].

Для успішного забезпечення навчального, науково-дослідного та управлінського процесів в університеті бібліотеки відводять істотне місце автоматизації та вважають одним з важливих пріоритетів своєї діяльності створення автоматизованих систем, упровадження нових інформаційних технологій [45, c. 35].

Автоматизація бібліотеки – складний процес, який впливає на всі сфери життєдіяльності бібліотеки, і тому такий процес повинен проводитися в кілька етапів, ураховуючи специфіку бібліотеки. Це не тільки установка системи обробки даних, а й питання розвитку та адаптації робочого процесу з метою найбільшого використання переваг, що надають інформаційні системи. Автоматизація бібліотеки проводиться поступово, і терміни застосування інформаційних технологій з метою організації міжбібліотечної співпраці мають бути сплановані і визначені з самого початку [74, c. 54–55].

В процесі автоматизації керівництву бібліотеки необхідно виділити такі аспекти:

• прийняття рішення та розробка проекту автоматизації;

• створення функціонального підрозділу, відповідального за хід автоматизації;

• вивчення досвіду автоматизації інших бібліотек;

• здійснення поетапного навчання співробітників;

• визначення технологічної і технічної бази;

• створення локальної бібліотечної мережі;

• можливість комп'ютерного обміну інформацією між бібліотеками;

• формування власних БД.

Я. Л. Шрайберг зазначає, що „... автоматизація бібліотечно-інформаційної діяльності – це прояв не лише сучасного науково-технічного розвитку, а й соціального прогресу: забезпечується не лише своєчасний й швидкий доступ користувачів до інформації та першоджерел, але в цілому створюються умови для реалізації одного з головних принципів відкритого суспільства – принципу загальної доступності інформації та публікацій” [86].

Для того, щоб автоматизація в бібліотеках пройшла успішно, не слід ставити глобальні завдання. Необхідно з усього обсягу виділити значиму, легко реалізовану на першому етапі частину; потрібно зосередити всі зусилля колективу бібліотеки; потрібно продемонструвати органам, від яких залежить фінансування проекту, переваги впровадження автоматизованих технологій на прикладі впровадження цієї задачі в бібліотеку. Доцільно впроваджувати систему, яку можливо реалізувати у відносно короткий термін (не більше року). В іншому випадку слід розділити процес створення системи на кілька аналогічних етапів [2, с. 96–97].

Стратегічний вибір автоматизованої програми для бібліотеки полягає у визначенні її місця й ролі в інформаційному просторі, формуванні власного сучасного зразка, що відповідає потребам суспільства й окремих споживачів.

В період введення автоматизації бібліотечних процесів необхідно приймати відповідальні управлінські рішення. Бібліотеки повинні вибирати з великої кількості АБІС ту програму, яка підійде конкретній бібліотеці [55, с. 33].

Критеріями вибору програмного забезпечення для бібліотеки є такі показники автоматизованих бібліотечних систем:

• набір функцій АРМ, виконуваних системою. Необхідно визначити, які функції виконує система, чи достатній набір АРМ, які дозволять вам автоматизувати бібліотечні функції, які планувалося перевести на автоматизовану основу та чи правильно виконуються ці функції [31, c. 17]. Аналіз показує, що найбільш живучими системами є АБІС, розроблені у відділах автоматизації провідних бібліотек, при тісній участі кваліфікованих бібліотекарів;

• вартість системи. Вартість сучасних систем коливається від декількох тисяч доларів до кількох сотень тисяч доларів. І не завжди вартісні дані відповідають їхнім якісним характеристикам. Є організації, які роблять істотні знижки, якщо їхню систему купує консорціум бібліотек, тобто кілька бібліотек, об’єднаних єдиною метою, наприклад, для створення зведеного електронного каталогу;

• відповідність міжнародним вимогам подання й обробки бібліографічної інформації [54, c. 34]. Однією з найбільших недоліків самодіяльних колективів, що розробляють АБІС, є незнання міжнародних стандартів і форматів, що призводить до того, що система стає ізольованою в рамках однієї або кількох бібліотек, електронні ресурси стають недоступними для інших бібліотечних систем, доводиться витрачати додаткові матеріальні витрати на конвертацію даних на міжнародні формати подання й передачі бібліографічної інформації;

• відповідність технічним можливостям бібліотеки. Якщо бібліотека має невеликий набір технічних засобів і найближчим часом не передбачене розширення їхнього парку, то не слід розраховувати на придбання складної й дорогої АБІС, що вимагає складного комплексу обчислювальної й оргтехніки;

• технічні характеристики системи (максимальний обсяг інформації, здатний обробити систему, швидкість обробки, теле-комунікативні можливості, інтерфейс тощо). Якщо бібліотека має невеликий бібліотечний фонд, наприклад, у межах 20–25 тис. книг і журналів, можливим є придбання більш дешевої міні АБІС, розрахованої на обробку відповідного фонду. Якщо бібліотека здобуває закордонну систему, а інтерфейс іноземною мовою, то вона може зажадати в постачальника локалізації інтерфейсу, тобто переклад місцевою мовою основних керуючих команд.

У серйозних компаній передбачені спеціальні процедури локалізації. Не менш важливим показником є швидкість обробки даних. Існують АБІС, які роблять швидкий пошук при порівняно невеликій кількості записів (обсязі каталогу, бази даних), але якщо збільшити обсяг інформації до кількох сотень тисяч або мільйонів записів, і час реакції на ваш запит стає досить відчутним й навіть потужність ПК може не допомогти [77, c. 56–57]. Тому недостатньо мати АБІС, що виконує основні функції автоматизації бібліотечних функцій, а необхідно порівнювати її можливості з обсягами бібліотечного фонду й перспективою її розвитку.

Так, перед тим, як упровадити будь-яке програмне забезпечення, слід уважно прорахувати всі компоненти обраного продукту. Треба звертатися до аналізу об’єктивних умов, у яких створюється система і які є вирішальними до прийняття оптимального плану впровадження АБІС.

Такими умовами є:

1) наявність достатньої кількості техніки (ПК, периферійних пристроїв тощо) для того, щоб забезпечити нею управлінські кадри;

2) ступінь готовності системи керування в бібліотеці до нововведень, пов’язаних з масовою комп’ютеризацією. Критеріями готовності є:

• психологічна готовність управлінського апарату змінити технологію своєї праці;

• передбачення необхідного економічного і організаційного механізму, який спонукує його до цього;

• передбачення системи перекваліфікації та навчання кадрів (на цьому етапі важливою проблемою стає організація для працівників бібліотеки та користувачів інформації комфортних умов) [2, с. 90];

3) варто врахувати, наскільки комп’ютеризація керування економічно доцільна й наскільки вона буде сприяти підвищенню продуктивності роботи апарату управління бібліотеці;

4) наявність або відсутність у створюваній системі у вигляді власних баз даних ( зокрема для бібліотеки – електронних каталогів);

5) стан, доступність і можливість використання в обслуговуванні користувачів створюваної системи в автоматизованому режимі зовнішніх інформаційних джерел;

6) фінансові й матеріальні можливості щодо придбання необхідних технічних і додаткових програмних засобів, а також проведення монтажних і налагоджувальних робіт;

7) особливості об’єкта автоматизації (організаційно-функціональна структура);

8) готовність користувачів бібліотеки або інформаційного органу користуватися послугами (як традиційними, так і новими) автоматизованої системи і ефективно здійснювати їх.

Упровадження та ефективне функціонування автоматизованих систем вимагає від бібліотеки виконання таких умов до забезпечення як нормативного, методичного, інформаційного, лінгвістичного, технологічного, матеріально-технічного, програмного, кадрового, організаційного – відсутність будь-якого з них призводить до розпаду системи [43].

Для впровадження в експлуатацію окремих функціональних частин АБІС, так само як і системи в цілому, існує комплекс робіт, що пов’язано з поставкою, виготовленням, монтажем та випробуванням окремих технічних засобів [6, с. 60], адаптацією або налагодженням особливостей упровадженого ПЗ й технологію виконання робіт персоналом системи та підготовку відповідних рішень і документації.

Успішність виконання зазначених видів робіт у певному ступені визначається низкою перепідготовки загальносистемних рішень.

Перед проведенням випробувань виконується дослідна і дослідно-промислова експлуатація системи або її частин, під час якої виконується:

• кінцеве налагодження технічних і програмних засобів системи, її організації і технології, відпрацювання організаційно-технологічної документації;

• аналіз результатів експлуатації і за його результатами корекція загальносистемної, методичної і технологічної документації, налагодження виявлених недоліків роботи системи;

• уточнення техніко-економічної ефективності АБІС;

• підготовка програм і методик випробувань АБІС та випуск організаційно-розпорядчої документації, що пов’язана з упровадженням системи в експлуатацію.

Для проведення випробувань призначається комісія, якій, надається комплекс засобів автоматизації, який містить у собі системну документацію, а також документи, що належать до процесу створення системи:

• акти прийому компонентів і комплекс засобів автоматизації системи й уведення їх в експлуатацію;

• програму і методику випробувань;

• протокол випробувань [86, с. 153].

Також проблемою при впроваджені АБІС є підготовка персоналу до роботи із програмою тому, що на початковому етапі професійна підготовленість працівників бібліотеки до автоматизації виробничих процесів майже дорівнює нулю, а психологічна – неоднорідна. Отже від працівників бібліотеки, які перейшли на застосування комп'ютерних технологій, потрібне виконання більшого обсягу робіт практично в ті ж терміни.

В умовах інформаційного суспільства професіоналізм бібліотечних фахівців потребує не тільки теоретичного знання фахових дисциплін, а й високого рівня умінь та навичок користування технічними засобами, знання необхідного програмного забезпечення для автоматизації процесів комплектування, обслуговування на абонементі та довідково-бібліографічного обслуговування користувачів, вміти працювати з найуживанішими програмами: Word, Excel; потрібно вміти вести пошук інформації в Internet та ефективно працювати з електронними ресурсами [12, с. 100–101].

Сучасний професіонал має досконало розбиратись у терміносистемі бібліотечної автоматизації; функціонально-організаційній структурі АБІС; змісті бібліотечно-інформаційних процесів та технологіях їхньої реалізації в АБІС; вимогах до АБІС, принципах їхньої побудови та основах проектування.

Виникає необхідність освоєння бібліотекарями нових інформаційних технологій. Тому потрібно не тільки читати лекції, проводити семінари та конференції, а й організовувати практичні заняття, які б проходили під керівництвом професіонала. Навчати співробітників – важливий процес, що потребує планомірної підготовки та розроблення методичних матеріалів для підвищення його ефективності та інтенсивності [69, с. 107–112].

Як уже зазначалося вище, підготовка персоналу системи складається з професійних і психологічних аспектів. Це означає, що робота повинна здійснюватися одночасно, комплексно, з постійним врахуванням як важливості, так і специфіки цих сторін підготовки.

Відомо, що навчання, яке не підтримується подальшою успішною практичною діяльністю, погано засвоюється працівниками.

Навчання працівників розпочинається лише тоді, коли в автоматизованому підрозділі були підготовлені умови для їх роботи:

• виконаний комплекс заходів, які описані в попередніх пунктах;

• придбані й установлені на робочих місцях технічні засоби;

• відпрацьовані, хоча б у першому наближенні, організаційно-технологічні принципи виконання робіт на робочих місцях [67, c. 39].

Навчання працівників повинно вміщувати такі розділи:

• ознайомлення з загальними принципами організації автоматизованих інформаційних систем, а також з планом створення і розвитком власної системи;

• вивчення складу, призначення і важливих для користувачів характеристик програмно-технічних засобів ПЕОМ;

• практикум роботи на ПЕОМ (у першу чергу – з операційною системою і текстовими редакторами, а також певними іншими прикладними програмами, і звісно, антивірусними);

• вивчення і практикум роботи з ПЗ АБІС із застосуванням для виконання службових функцій [20, c. 12–16].

У практику вивчення необхідно включати елементи проектного обстеження бібліотечних систем, а також розробку організаційно-технологічної документації. Отримані результати будуть використані при упровадженні засобів автоматизації відповідно до бібліотеки, а також при розробці загальносистемних рішень і документації.