37. Текстовый процессор Word 2007. Использование и подготовка макросов.

Макрос это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Макросы используются для: - ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования - объединения нескольких команд - упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах - автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах

Методы создания макросов: в режиме программирования: вводится код на языке Visual Basic для приложений VBA (Visual Basic for Applications) в режиме "обучения" редактора: используются средства для записи макросов в виде последовательности действий

Использование Visual Basic для приложений: на вкладке Разработка в группе Код выберите пункт Макросы. Введите имя макроса в поле «Имя макроса». В списке Макросы из щелкните или документ, в котором нужно сохранить макрос. Чтобы открыть редактор Visual Basic, нажмите кнопку Создать.

Режим "обучения" редактора: на вкладке Разработчик в группе Код выберите команду Запись макроса. Введите имя макроса в поле Имя макроса. В списке Макрос доступен для щелкните документ, в котором нужно сохранить макрос. Чтобы связать макрос с панелью быстрого доступа нажмите кнопку. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку OК. Выполните действия, которые следует включить в макрос. Чтобы остановить запись действий, выберите команду Остановить запись в группе Код.

Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды, которые он должен выполнить. Имя макроса должно начинаться с буквы, в нем нельзя использовать пробелы и символы пунктуации. Действия и параметры можно выбирать с помощью мыши, однако движения мыши не протоколируются. Например, мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов. Для записи этих действий следует пользоваться клавиатурой. Вводимый при создании макроса текст записывается в нем. Это позволяет, например, с помощью макроса получать таблицы, в первой строке которых (в так называемой "шапке таблицы") будут представлены необходимые заголовки столбцов. Если во время записи макроса вы будете исправлять допущенные ошибки, то они также будут записываться. В таком случае придется переписать макрос сначала (предварительно удалив его). Перед использованием макроса, записанного в другом документе, убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа.

38. Система управления документацией Outlook.

Система электронного документооборота любой достаточно крупной организации обычно организуется с помощью клент-серверных приложений (например, серверного Microsoft Exchange Server и клиентского Microsoft Outlook). Такая система должна осуществлять: - пересылку электронных документов между должностными лицами различных подразделений с использованием локальной вычислительной сети - временное хранение пересылаемых документов до первого входа получателя в систему - возможность личной переписки должностных лиц - отправку и прием сообщений за пределы организации через Internet - подтверждение доставки и прочтения получателем сообщения или документа - организовывать удобную для пользования электронную адресную книгу - обеспечивать планирование и управление личным временем - организовывать проведение собраний с согласованием времени со всеми участниками работу над коллективным проектом - использовать общие папки для организации доски объявлений по тематике, электронные телеконференции, проводить голосования

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.