С 8 опоставление структуры целей и функций с действующей организационной структурой
Необходимо соотнести структуру целей и функций ООО «SilverSites» составленную по обобщенной методике с действующей организационной структурой, распределить цели и функции по исполнителям (Рис. 2)
Рис. 2
9
Максимизация прибыли |
||||||||||||
Надсистема: Требования к законодательству (26) |
Актуальная среда: Заказчики, конкуренты(24) |
Подведомственная система: Сотрудники (12) |
Собственная сис- тема: Выполнение собственных целей и задач(38) |
|||||||||
С облюдение требований государственных инстанций(8,4) |
Выполнение требований законодательства (выплата налогов, соблюдение стандартов) (7,6) |
Конфиденциальность проекта заказчика (5,9) |
Поиск новых клиентов (4,1) |
Обмен опытом с другими предприятиями (12,5) |
Нахождение предприятий-партнеров для развития собственной фирмы(4,6) |
Исследование рынка информационных проектов и сайтов конкурентов, а также услуг, предоставляемых ими, проведение маркетинговых ходов «Отделом рекламы» для привлечения клиентов (6,9) |
Набор квалифицированных работников для фирмы в целом, проведение собеседований отделом кадров (4,1) |
Подбор персонала в новый отдел «Отдел по работе с клиентами» (4,5) |
Обучение и повышение квалификации сотрудников фирмы (3,4) |
Повышение качества разрабатываемого Интернет-ресурса (14,8) |
Разработка и запуск проектов за менее короткий срок (12) |
Эффективное управление фирмой и ее развитие (11,2) |
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1000
11
12
13
1
2
3
4
5
7
6
11
12
11
13
8
9
8
1000
1
24,2
12
12,5
6,9
12
12,5
12
14,8
7,6
10
Анализ сопоставления структуры целей с организационной структурой
Анализ сопоставление двух структур показал, насколько велики нагрузки на существующие отделы фирмы ООО «Новый диск». Ниже представлена схема распределения процентов по направлениям.
24,2%
12%
7,6%
10%
17,6%
12%
14,8%
26,8%
6,9%
12,5%
19,4%
Вывод:
Проанализировав схему, можно видеть, что существуют два перегруженных направления: Скдад и отдел мерчердайзинга . Добавляя «Отдел по работе с клиентами» и проводя реструктуризацию снижается нагрузка на эти отделы, таким образом повышая их производительность.
Управление проектом внедрения нововведения в компанию
В ООО «Новый Диск» необходимо следующее нововведение: создание «Отдела по работе с клиентами». На данный момент отсутствуют отделы, которые целиком могли быть посвящены работе с клиентами, обслуживанию заявок от них. Функции по данному направлению выполняют сотрудники IT отдела, вследствие чего на нем лежит большая нагрузка. Применяя методы организации сложных экспертиз для анализа и выбора направления деятельности, делается вывод о необходимости развития этого направления и создании отдела.
Целью данного проекта является повышение качества работы с клиентурой, сокращение времени и расходов на обслуживание заявки от клиента, создание положительного имиджа фирмы по этому направлению, которое приведет к еще большему укреплению позиций на рынке и, в результате, увеличению прибыли фирмы. Если проект будет осуществлен успешно, то ожидается снятие лишний нагрузки с IT отдела, которое позволит ему работать с большей производительностью, что является очень хорошим показателем для деятельности фирмы.
Ожидаемые затраты по реализации проекта примерно равны 500-800 тыс. Отдел полностью должен быть сформирован в течение 2 месяцев.
Далее были рассмотрены и проанализированы риски, с точки зрения возможностей и угроз (Таблица 7).
Таблица 7 Управление проектом внедрения нововведения в компанию
Возможность/угроза
|
Пример
|
Угроза: ИЗБЕГАТЬ |
В течение первых месяцев избегаем риска неплатежеспособности, так как создание нового отдела вызывает затраты |
Угроза: СНИЗИТЬ |
Чтобы избежать риска блокировки деятельности предприятия в связи с проверками надзирательных и контролирующих органов отдел бухгалтерии должен грамотно составлять и своевременно предоставлять необходимую отчётность. |
Угроза: ПЕРЕАДРЕСОВАТЬ |
Есть возможность переадресовать ответственность. Для этого осуществляется страхование договоров на создание проекта. |
Угроза: ПРИНЯТЬ |
Влияние изменения курса валюты на реализацию проекта очень малы, поэтому эта угроза принимается |
Угроза: ПЕРЕЙТИ К ПЛАНУ В |
Существует угроза отмены создания отдела в связи с возможностью возникновения серьезных проблем (например, отказ инвесторов или банков в выдаче кредита). Одним из допустимых вариантов является наем работников на определенных условиях (с испытательным сроком), неукомплектованность штата, экономия на закупаемом оборудовании. |
Возможность: РАЗДЕЛИТЬ |
Разделение ответственности между подразделениями в рамках проекта. |
Возможность: ЭКСПЛУАТИРОВАТЬ |
При задержке или отложении создания отдела есть возможность перенаправить нанятых сотрудников на другой проект. |
Возможность: ОТКЛОНИТЬ |
Отклонение участия в другом проекте, где существует вероятность загубить основной проект (не реализовывать новые проекты, до завершения текущего) |