2.7 Этап седьмой. Определение критериев

Для решения данной проблемы, нужно определить некоторые критерии рассматриваемых объектов и процессов, которыми можно оценить проблему организации для определения положения стадии проблемы, есть ли эта проблема вообще, а также оценить степень достижения этой проблемы или отклонение от нее. Таковыми критериями данной проблемы являются:

1) затраты рабочего времени на посторонние дела;

2) степень важности дел, т.е. оценивание умения сотрудника различать срочные дела (насколько быстро надо выполнить порученное задание) от важных (насколько результат выполнение порученного дела повлияет на трудовую деятельность сотрудника).

По степеням приоритетности существует 4 группы:

A – важное и срочное;

B – важное и не срочное;

C – срочное, но не важное;

D – не срочное и не важное.

2.8 Этап восьмой. Экспериментальное исследование систем

Чтобы оценить проблему, нужно провести наблюдения в организации, которые фиксируют на какие посторонние дела отвлекается сотрудник в случайно выбранный момент (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Затраты рабочего времени на посторонние дела

Так же, с помощью наблюдения можно оценить, насколько сотрудник может различать дела по степеням важности и срочности. Показателем может служить матрица (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 – Рассортировка дел по степеням срочности и важности

2.9 Этап девятый. Построение и усовершенствование моделей

Для того, что бы сотрудник успевал вовремя выполнять задания необходимо избавиться от посторонних дел и объединить первую и вторую колонку. Это приведет к тому, что сотрудник успеет выполнить отчет по вчерашнему заданию, а значит, на следующий день у него будет больше времени на выполнение новой задачи (рисунок.2.6).

Рисунок 2.6 – Модель оптимизации рабочего времени

2.10 Этап десятый. Генерирование альтернатив

Целью этапа генерирование альтернатив является порождение максимального количества идей, поскольку при этом повышается вероятность появления действительно хорошего предложения. Существуют следующие технологии: мозговой штурм, метод Делфи, морфологический анализ, метод TKJ, синектика, поисковая конференция, диалектический подход, идеализированное проектирование и т.д.

Для выявления решений воспользуемся технологией морфологического анализа и рассмотрим Таблицу 2.1, где предложены варианты для оптимизации рабочего времени.

Таблица 2.1 – Схема для морфологического анализа вариантов

Критерии	Альтернативы
1 Планирова-ние рабочего времени	(А1) Курсы по тайм-менеджменту	(Б1) Делегирование полномочий	(В1) Автоматизация бизнес-процессов
2 Мотивация сотрудников	(А2) Направление сотрудников на дополнительное обучение, конференции	(Б2) Программа социальных льгот	(В2) Конкурс «Лучший сотрудник» (премия в конце года)
3 Борьба с посторонними делами	(А3) Установление наблюдающих на работе	(Б3) Ежегодная премия некурящим	(В3) Применение санкций за отсутствие на рабочем месте

Критерии:

- более эффективное использование времени;

- не попадание организации в убыток;

- отсутствие недовольства у работников, в связи с принятыми решениями;

- высокая мотивация сотрудников.

На основе выбранных критерий подходят следующие альтернативы: А1, Б3, В2.