Лабораторная работа 6. Введение в табличный процессор ms Excel 2010

Содержание работы: интерфейс MS Excel; перемещения по таблице; выделение фрагментов таблицы; ввод данных и контроль вводимых данных.

Новый ориентированный на результат интерфейс пользователя значительно облегчает работу в Microsoft Office Excel 2010. Команды и функции, которые часто были спрятаны в сложных меню и панелях инструментов, теперь проще найти на проблемно-ориентированных вкладках, содержащих логические группы команд и функций. Множество диалоговых окон заменены раскрывающимися коллекциями, которые отображают доступные параметры, а наглядные подсказки или демонстрационные примеры помогают в выборе нужного параметра.

Расширение документа - .xlsx

Общий вид экрана

MS Excel выполняется в своем собственном окне приложения. Окно приложения MS Excel может содержать несколько окон рабочих книг – документов, поэтому одновременно можно работать с несколькими рабочими книгами. Каждая рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов, каждый из которых может содержать самостоятельную информацию.

Запуск пакета выполняется обычными для ОС Windows средствами. На экране поддерживается несколько рабочих листов (стандартно – 3), переключаться между которыми можно с помощью мыши, поместив на ярлычок листа ее указатель и щелкнув левой клавишей мыши. Изменять число рабочих листов можно через команду Параметры во вкладке Файл, поле Число листов. Совокупность рабочих листов называется книгой, причем для вновь открытой книги устанавливается стандартное имя Книга1.

При необходимости пользователь может управлять листами рабочей книги:

• изменять имена рабочих листов;

• добавлять и удалять рабочие листы;

• копировать и перемещать рабочие листы;

• объединять рабочие листы (режим группового выделения);

• изменять цвета ярлычка.

Экран, как правило, разбит на множество ячеек, куда и заносится информация (это разбиение называется координатной сеткой). Сетка очень удобна для пользователя, однако она не всегда присутствует. Для переключения сетки необходимо установить или снять флажок Сетка в группе Показать вкладки Вид.

На рис.1 представлено главное окно программы. Основные его элементы:

1. Заголовок окна расположен вверху экрана и отображает значок Excel, название открытой в данный момент Рабочей книги. При открытии новой рабочей книги ей присваивается временное имя КнигаN. В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки Свернуть, Развернуть, Свернуть в окно и Закрыть.

2. Лента – новый пользовательский интерфейс, пришедший на смену панелям инструментов. Она представляет собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам в группах на отдельных вкладках.

3. Панель быстрого доступа. Предоставляет быстрый доступ к наиболее часто выполняемым командам. Изначально, Панель быстрого доступа находится над Лентой, и там расположено всего несколько команд – сохранения, отмены и повтора действия. Но вы можете добавить туда дополнительные команды, и переместить панель под Ленту (с помощью кнопки )

4. Поле имени отображает имя активной ячейки.

5. Строка формул отображает действительное содержимое активной ячейки.

6. Полосы прокрутки.

7. Ярлычки рабочих листов содержат имена рабочих листов и используются для выбора нужного листа рабочей книги.

8. Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

9. Ползунок масштаба позволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.

10. Кнопки быстрого переключения представлений.

11. Активная ячейка указывает место на рабочем листе, куда будет произведена вставка текста.

Рис. 1. Интерфейс Ms Excel

Круглая цветная кнопка Microsoft Office в Office 2007 заменена вкладкой «Файл».

Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет собой меню. Меню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Ехсеl (Справка, Параметры).

Команды Сохранить как и Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.

Команда Сведения (см. рис. 1.4) открывает раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа с предыдущими версиями Ехсеl, работы с версиями документа, а также просмотра и изменения свойства документа.

Команда Последние открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Ехсе1, в том числе закрытых без сохранения.

Смарт-теги — это набор "интеллектуальных кнопок", которые появляются, когда в них возникает необходимость, и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи. В Ехсе1 смарт-теги помогают управлять функциями автозамены и автозаполнения, изменять форматирование копируемых данных перед их вставкой, устранять ошибки, возникающие в формулах и функциях и т.д.

Внешний вид кнопок смарт-тега и список действий зависят от выполняемых операций:

- кнопка Параметры автозаполнения

- кнопка Параметры автозамены

- кнопка Параметры вставки

- кнопка Источник ошибки

- кнопка Параметры добавления

Каждый столбец и строка снабжены обозначениями: строки – целыми числами, столбцы – латинскими буквами. Опция Показывать заголовки строк и столбцов в Параметрах позволяет включать и выключать цифры и буквы, указывающие обозначения столбцов и строк.

В графическом интерфейсе MS Excel 2010 используются различные элементы управления, сгруппированные с помощью «ленты». Она разработана для облегчения доступа к командам и состоит из вкладок, связанных с определенными целями или объектами. Каждая вкладка в свою очередь состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления.

Рис. 2. Лента

Вкладки ориентированы на выполнение конкретной задачи, группы на каждой вкладке разбивают задачи на ее составляющие, например, группа Шрифт для форматирования элементов текста, группа Выравнивание для настройки параметров выравнивания данных в ячейках и т.д. Кнопки команд в каждой группе служат для быстрого выполнения команд.

Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на «ленте» при запуске MS Ехсе1 2010, имеются вкладки, называемые контекстными инструментами, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи.

Контекстные вкладки. Контекстные вкладки позволяют работать с элементом, который выделен на странице, например, с таблицей, изображением или графическим объектом. Если щелкнуть такой элемент, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными вкладками.

Главная вкладка «ленты» содержит стандартные инструменты, собранные по разным группам. Вкладка содержит некоторые следующие оригинальные клавиши:

- автосуммирование. Табличный курсор устанавливается в нужную ячейку и в меню выбирается данная клавиша. Суммирующийся ряд ячеек выбирается автоматически и показывается пользователю. При желании можно сделать нужные исправления;

- сортировка по возрастанию и убыванию данных первого столбца, соответственно. Табличный курсор устанавливается в любое место готовой таблицы и нажимается соответствующая клавиша (в зависимости от способа сортировки).

С помощью простого диалога указывают, по какому столбцу выполнить сортировку (строка Сортировать по), а также способ сортировки. Строки Затем по и В последнюю очередь, по позволяют сортировать по вторичным ключам;

- выравнивание текста в соответствии с выделенными ячейками (используется, как правило, для заголовков таблиц).

Ячейки, соответствующие строке заголовка готовой таблицы, выделяются по ширине всей таблицы и нажимается данная клавиша: заголовок центрируется;

- перенос текста

Отображение всего содержимого ячейки на нескольких строках;

- кнопки денежного формата, формата процентов (число умножается на 100 и ему приписывается знак процента) и формата с разделителями (целая часть числа сканируется справа налево и каждые три цифры отделяются пробелом или другим разделителем);

- соответственно, увеличение и уменьшение числа значащих цифр,

- вывод панели обрамления,

- соответственно, изменение цвета фона и символов.

Более подробную информацию вы можете найти в книге

Иванов И.И. Microsoft Excel 2010 для квалифицированного пользователя. - СПб.: 2011. - С. 6.

Волков В.Б. Понятный самоучитель Excel 2010. - Спб.: Питер, 2010. - С. 11.

Изменение представления информации на рабочем листе

Часто бывает необходимо просмотреть информацию на рабочем листе с учетом размещения ее на печатных листах, либо отобразить содержимое рабочего листа на весь экран, скрыв при этом ненужные элементы экранного интерфейса. Для этих целей в МS Ехсе1 предусмотрены следующие представления (вида): Обычный, Разметка страницы, Страничный и Во весь экран.

Группа Режимы просмотра книги во вкладке Вид.

Ввод информации

Ввод данных в активную ячейку осуществляется следующим образом:

1. Выбрать нужную ячейку

2. Ввести информацию, учитывая ее тип

3. Завершить ввод одним из способов:

• Нажать клавишу Enter - курсор переместиться на ячейку вниз.

• Нажать клавишу ТАВ - курсор переместиться на ячейку вправо.

• Нажать кнопку в Строке Формул - курсор останется в текущей ячейке.

Для отмены ввода информации в ячейку:

• Либо нажать клавишу Еsc на клавиатуре

• Либо нажать кнопку в Строке Формул

Если ширина столбца не достаточна для отображения информации, помещенной в ячейку, МS Ехсе1 либо отсечет часть информации (если это текст), либо отобразит в ячейке ######. Для нормального отображения содержимого ячейки необходимо увеличить ширину столбца.

Если в ячейке необходимо начать новую строку, следует нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

Для того чтобы ввести в виде текста данные другого типа необходимо перед ними вставить символ апострофа (').

Чтобы МS Ехсе1 воспринимал любые данные, вводимые в ячейку, как текст необходимо предварительно в ячейке задать текстовый формат данных (вкладка Главная - группа Число - кнопка справа от названия группы - Числовые форматы - Текстовый).

MS Ехсе1 автоматически выравнивает текст по левому краю ячейки.

Более подробную информацию вы можете найти в книге Иванов И.И. Microsoft Excel 2010 для квалифицированного пользователя. - СПб.: 2011. - С. 40.