18. Поняття про документ, його властивості та вимоги при його складанні

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати ЇЇ в часі та просторі**1.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Властивості документа:

1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;

2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;

3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа

§ 1. знаковість;

§ 2. Семантичність(зрозумілість);

§ 3. відображення (втілення) розумової діяльності людини;

§ 4. відображення об'єктивної дійсності;

§ 5. Дискретність(роздільний, перервний);

§ 6. безперервність;

§ 7. збереження як змісту, так і матеріальної форми документа при його "споживанні";

§ 8. можливість охарактеризувати будь-який документ за формулою "хто, що, яким каналом, кому, з яким ефектом повідомляє";

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього доку-мента є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, пе-реконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одно-му питанню;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформа-ції (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфі-кації термінів, спрощення синтаксису);

• рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рі-шення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

Складання документів

1. Для складання службових документів повинен використовуватись папір форматів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

· бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.