Аналитический учет расчетов по оплате труда.

Для учета рабочего времени и начисления заработной платы применяются следующие документы:

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя учреждения или уполномоченным им лицом.

Приказы (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу применяются для оформления и учета сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием на работу в учреждение.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.). Работника (работников) под расписку знакомят с приказом, подписанным руководителем или уполномоченным на это лицом. На основании приказа в трудовую книжку вносится соответствующая запись, заполняется в отделе кадров личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняется работником бухгалтерии. Записи вносятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта или иного документа удостоверяющего личность, трудовой книжки или документа, подтверждающий трудовой стаж, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документа воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний и подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ведется по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, факультетов, лабораторий и др.). Табель открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель новых сотрудников и исключение из него работников производятся только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. В табеле регистрируются случаи отклонения от нормального использования рабочего времени. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись такие отклонения (сверхурочные), записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов, после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.

В табеле учитывается и рабочее время. Рабочим временем является время, в течение которого работник должен выполнять возложенные на него трудовые обязанности. В Российской Федерации нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (исходная норма для работников всех организаций независимо от формы собственности).

Для отдельных работников законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего дня. Например, для лиц в возрасте от 16 до 18 лет, работников с вредными условиями труда - не более 36 часов в неделю, в возрасте до 16 лет - не более 24 часов в неделю, учащихся в возрасте до 18 лет, работающих в течение учебного года и в период каникул, - не более 12 часов в неделю.

По соглашению с администрацией организации работники могут работать в режиме неполного рабочего времени.

График отпусков предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений учреждения на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях применяется для расчета среднего заработка и исчисления сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством. Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

В заголовочной части документа заполняются все необходимые реквизиты, указывается, за какой период предоставляется отпуск. Следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблица "Заработная плата по месяцам" записки-расчета заполняется на основании Карточки-справки. В записке указывается сумма начислений за отпуск, удержаний и причитающаяся на руки работнику.

Расчетно-платежная ведомость применяется для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, а также удержанных из заработной платы налогов и других сумм.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

Расчетно-платежная ведомость составляется по организации, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись "Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи". После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций, а именно, расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Реестр депонированных сумм составляется кассиром организации, если сотрудники не получили соответствующих выплат. Указывается наименование структурного подразделения; номер платежной ведомости; фамилия, имя, отчество лица, не получившего заработной платы, табельный номер и сумма.

Журнал операций расчетов по оплате труда является регистром синтетического учета. Журнал составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами.

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указывается фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.