Тема 15. Організаційні зміни та ефективність менеджменту
15.1. Організаційні зміни та організаційний розвиток як об’єкти управління
Організація як динамічна система постійно і безперервно змінюється. Змін зазнають усі складові організації: керуюча і керована системи, технології, техніка, професійний, кваліфікаційний та віковий склад працівників, організаційні структури управління, цілі, продукція тощо. Усі зміни мають постійний характер, взаємопов’язані між собою і, як правило, здійснюються з участю людей (працівників організації). Зміни викликають необхідність здійснення нововведень, які найчастіше обумовлюють:
зміну цілей організації;
зміну організаційної структури управління, тобто розподілу повноважень, відповідальності, поділу на відділи, служби, підрозділи, комітети тощо;
зміну техніки, технологічних процесів, конструкцій виробів;
модифікацію (зміну) можливостей або поведінки працівників (підготовку до спілкування, переміщення посадових осіб, підвищення кваліфікації, формування груп, оцінку роботи тощо);
зміну організації виробничо-господарської діяльності (графіків руху деталей, послідовності виконання операцій тощо; географії реалізації виробів; функціонування підрозділів і служб; рекламування продукції тощо) [3, 92, 110].
Організаційні зміни є одним із найважливіших об’єктів управління. Фактично управління організаційними змінами є конкретною функцією менеджменту. Тому технологія управління передбачає реалізацію цієї конкретної функції на засадах застосування загальних функцій менеджменту. Отже, процес управління організаційними змінами буде мати такі етапи:
Планування організаційних змін.
Організування колективів працівників та окремих виконавців, які беруть участь у здійсненні організаційних змін.
Мотивування працівників, які беруть участь у здійсненні організаційних змін.
Контролювання результатів організаційних змін.
Регулювання відхилень, збоїв тощо, які виявлені у процесі здійснення організаційних змін.
Наприклад, при впровадженні нового технологічного процесу виготовлення виробу (здійсненні технологічних змін) на підприємстві буде здійснюватись така управлінська діяльність:
Розробляється технологічний план виготовлення виробу, який передбачає реалізацію певної кількості технологічних операцій, переходів, проходів, прийомів тощо. За кожною операцією планується закріплення обладнання, інструменту, технологічного та організаційного оснащення; формуються вимоги до основних робітників, які будуть виконувати технологічні операції; передбачається закріплення транспортних засобів для переміщення предметів праці, персоналу з обслуговування робочих місць (ремонтники, електрики, налагоджувальники та ін.) тощо. Важливе значення має економічне обґрунтування зміни технологічного процесу.
Організується впровадження нового технологічного процесу виготовлення виробу. При цьому технологи, механіки, майстри на виробничій дільниці готують відповідним чином робочі місця, забезпечують їх необхідним інструментом, пристроями, оснащенням тощо; підбирають виконавців певної кваліфікації (основних і допоміжних робітників); вносять корективи у загальну схему роботи виробничої дільниці.
З метою активізації діяльності усіх працівників, причетних до впровадження нового технологічного процесу, розробляються способи мотивування, які забезпечать необхідний стимулюючий вплив і будуть сприяти якісному проходженню технологічних змін. Конкретними результатами мотивування будуть розроблені положення про застосування доплат, надбавок, премій за реалізацію нового технологічного плану.
Важливу роль у процесі управління технологічними змінами відіграє контролювання, яке повинно здійснюватись у формі попереднього, поточного та заключного контролю. На початковій стадії впровадження нового технологічного процесу очікуються відповідність створених умов (підбір обладнання, інструментів, робочої сили тощо) розробленому технологічному плану. При поточному контролі встановлюється відповідність фактичного протікання технологічного процесу виготовлення виробу стосовно вимог технологічного процесу. Заключний контроль полягає в оцінці результатів технологічних змін за певними показниками (зменшення трудомісткості робіт, економія електроенергії, скорочення витрат на оснащення тощо).
Необхідність в регулюванні з’являється тоді, коли в процесі технологічних змін виникають певні відхилення, зриви, зупинки тощо. Найбільш типовими випадками відхилень можуть бути зупинка обладнання в результаті відсутності електроенергії, виникнення браку, невідповідність інструментів вимогам технологічного процесу, неякісне обслуговування робочих місць ремонтом, оснащенням, заготовками тощо. У процесі регулювання ліквідуються усі відхилення і недоліки шляхом уточнення вимог нового технологічного плану, покращання організування впровадження технологічних змін, посилення мотиваційних механізмів стосовно працівників, які беруть участь у технологічних змінах.
У практиці діяльності на Заході широко використовуються науково обґрунтовані рекомендації, стандарти, механізми, які забезпечують ефективне управління організаційними змінами. Так, американський науковець Грейнер розробив планову модель процесу організаційних змін (рис. 15.1). Шість етапів моделі характеризують, з одного боку, дії на керівництво організації, з іншого — реакцію керівних структур на цей вплив та вироблення певної протидії [3, 92, 110]. При цьому важливою умовою здійснення змін є залучення усіх працівників до управління.
Рис. 15.1. Процес здійснення організаційних змін