14. Работа со списками, работа с внешними данными.

В Microsoft Excel под списками подразумеваются таблицы со связанными между собой данными. Имеется набор функций облегчающих обработку и анализ данных в системе. Списком может быть справочник, ведомость и т.д. Список – это база данных, т.к. воспринимается программой в виде определенной структуры. Это дает возмож-ность доступа к таким операциям как сортировка или поиск информации. Программа формирует списки из отдельных частей таблицы, при этом учитываются основные элементы списка.Сортировка. При вводе записей можно не обращать внимание на их порядок, т.к. в дальнейшем есть возможность сортировать списки.Построение диаграмм.Microsoft позволяет вам извлекать данные из баз данных различного типа, в том числе Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel. Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server OLAP services, dBASE. Microsoft FoxPro, Oracle, Paradox и баз данных текстовых файлов. Вы также можете использовать драйверы ODBC (Open Database Connectivity. - открытые средства связи с базами данных) Microsoft или драйверы источников данных от других производителей, чтобы получить информацию из других источников данных. Используйте программное средство Мастер подключения данных для связи с установленным внешним источником данных.Чтобы открыть окно мастера подключения данных, нажмите вкладку Данные, нажмите кнопку Из других источников в группе Получить внешние данные, а затем выберите Из мастера подключения данных. Во вкладке Данные в группе Получить внешние данные также доступны такие кнопки, как Из Access. Из Веба и Из текста Вы получаете данные из базы данных при помощи запроса, который содержит критерий выбора данных. Для извлечения данных из внешних источников можно использовать приложение Microsoft Query (Запрос), которое обеспечивает связи с внешними источниками данными и показывает, какие данные доступны. Мастер запросов поможет вам выбрать данные из различных таблиц и полей в таком источнике данных, как база данных. Во время процесса получения данных вы можете отсортировать и отфильтровать данные, чтобы получить необходимую вам информацию. После того, как вы создадите запрос и импортируете данные в рабочую книгу, Microsoft Query обеспечит Excel данными по запросу к источнику данных, которые вы можете использовать для других целей. После подключения к внешнему источнику вы сможете обновлять данные в рабочей книге Excel и актуализировать их. Вы можете автоматически обновлять данные при открытии рабочей книги или обновлять их через определенные промежутки времени. Вы также можете обновлять данные вручную при помощи кнопки Обновить на вкладке Данные

15. Построение графика, работа с мастером функций и мастером диаграмм.

1. Запускаем программу Excel 2010

2. Если таблица дана в Word копируем ее, и вставляем Excel 2010 или строим таблицу в Excel 2010

3. Открываем вкладку Вставка → Диаграммы

4. Нажимаем График

5. Выбираем нужный тип графика, в данном случае без точек или с точками, нажимаем на нужную картинку и получаем:

6. Сохраняем график или копируем построенный график в Word

Работа с мастером функций Безусловно, функцию можно ввести, набрав ее прямо в ячейке. Однако Excel предоставляет на стандартной панели инструментов кнопку Вставка функции. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций – шаг 1 указывается нужная функция, затем Excel выводит диалоговое окно Аргументы функции, в котором необходимо ввести аргументы функции. Вернемся вновь к первому диалоговому окну, здесь содержится три списка: Поиск функции, Категория и Функция. Причем Excel автоматически выбирает категорию функций 10 недавно использовавшихся, а в списке Функция отображает функции, к которым пользователь чаще всего обращается. Если необходимой функции нет в списке, то необходимо выбрать соответствующую категорию из списка, а именно: 10 недавно использовавшихся, полный алфавитный перечень, финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений. После того, как выбор будет сделан, в нижней части диалогового окна Выбор функций появится описание выбранной функции и ее аргументов. Затем нажать ОК.

Мастер диаграмм состоит из четырех диалоговых окон, в которых сосредоточены параметры и установки, необходимые для построения диаграмм. 1) Выбор данных 2) После того как данные выделены, запустите средство Мастер диаграмм. В любой момент работы можете вернуться к предыдущему этапу, щелкнув на кнопке Назад. Для немедленного завершения работы с этим средством щелкните на кнопке Готово. Если Вы закрываете Мастер диаграмм раньше времени, то Excel создаст диаграмму, используя информацию, имеющуюся на этот момент.3) определяется тип создаваемой диаграммы. В диалоговом окне есть две вкладки: Стандартные и Нестандартные. Когда Вы определите тип и подтип диаграммы, щелкнете на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему шагу. Мастер диаграмм: шаг 2 из 4 На втором этапе работы Мастера диаграмм проверяется диапазон данных и уточняется ориентация рядов данных (располагаются ли они в строках или в столбцах таблицы данных). Мастер диаграмм: шаг 3 из 4 В третьем диалоговом окне средства Мастер диаграмм, которое показано на рисунке 5, задается большинство опций, определяющих внешний вид диаграммы. В этом диалоговом окне содержится шесть вкладок. Мастер диаграмм: шаг 4 из 4 В последнем диалоговом окне мастера диаграмм, можно указать, будет ли диаграмма внедрена в рабочий лист или же размещена на отдельном листе. Выбрав нужную опцию, щелкните на кнопке Готово.