Формирование простого запроса с помощью мастера
Создание запроса на выборку с помощью Мастера
В окне базы данных перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос и нажать кнопку OK (Рис. 3.13).
Указать
имя таблицы или запроса, на котором
должен быть основан создаваемый запрос
и выбрать поля, из которых должны быть
выбраны данные (Рис. 3.14). Выбор выделенного
поля производится щелчком мыши на кнопке
, а перенос всех полей – с помощью кнопки
.
С помощью кнопок
и
производится удаление ошибочно занесенных
полей. При этом, если выбор производится
из нескольких таблиц, Мастер автоматически
связывает таблицы на основании схемы
данных.
В последующих диалоговых окнах мастера выбирается вид отчета -подробный или итоговый и (в случае итогового) определяются необходимые для пользователя итоговые значения (сумма, среднее, минимальное или максимальное).
В последнем диалоговом окне можно выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.
Формирование простого запроса с помощью конструктора
Выбрать таблицы (связанные), на основе которых будет формироваться запрос;
Добавить поля в запрос (порядок полей очень важен – сортировка идет слева направо);
Установить условия отбора данных;
Сортировка записей (по необходимости).
ИЛИ
В окне базы данных перейти к вкладке Запросы и нажать кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый запрос выбрать команду Конструктор и нажать кнопку OK (Рис. 3.15).
В диалоговом окне Добавление таблицы (Рис. 3.16) выбрать нужные таблицы с помощью кнопки Добавить, после чего нажать кнопку Закрыть.
Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, нужно убедиться, что между собой их соединяет линия.
Добавить поля в запрос, перемещая их имена с помощью мыши (при нажатой левой кнопке) из списка полей в бланк запроса (Рис. 3.17).
Для сохранения запроса нажать кнопку Сохранить, ввести имя и нажать OK (Рис. 3.18).
Запуск
запроса производится нажатием кнопки
Запуск
на панели инструментов, или выполнением
команды Запрос -> Запуск. Результат
выполнения запроса появится в режиме
таблицы, содержащей лишь те столбцы,
которые мы указали (в приведенном примере
в результате выполнения запроса будут
выведены фамилии экспертов, организации,
в которых они работают и выполненные
ими работы).
Запросы по условию (на выборку)
Формирование отчетов
Отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать.
В Access имеется инструмент для быстрого автоматического создания отчетов – Автоотчет, для использования которого необходимо выполнить следующее:
Открыть окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы
Установить указатель на таблицу, для которой нужно создать отчет
Выполнить команду Вставка -> Автоотчет
Вообще в Access для создания отчетов используются следующие средства:
Конструктор
Мастер отчетов
Автоотчет: в столбец
Автоотчет: ленточный
Мастер диаграмм
Почтовые наклейки
Для создания отчета любым из этих способов нужно предварительно:
1. Открыть базу данных и перейти на вкладку Отчет
2. Нажать кнопку Создать
3. В открывшемся поле диалога Новый отчет (Рис. 3.26) выбрать из списка нужный вариант и нажать кнопку ОК
Наиболее гибким и удобным средством создания отчета является Мастер отчетов, для использования которого нужно:
1. В окне диалога Новый отчет выбрать Мастер отчетов и нажать ОК
2. В открывшемся окне диалога Создание отчетов (Рис. 3.27) нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и Запросы и выбрать нужную таблицу. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей таблицы
3. Перенести в список Выбранные поля нужные для отчета поля и нажать кнопку Далее
4. В открывшемся окне диалога определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и нажать Далее
5. В следующем окне диалога задать порядок сортировки записей отчета
6. Определить, если это необходимо, тип итоговых вычислений (кнопка Итоги) и нажать ОК
7. На следующих двух шагах создания отчета нужно выбрать вид макета и стиль оформления
8. Задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета.