Работа с сообщениями

В работе с электронной почтой можно выделить три основные операции:

• создание исходящего сообщения (письма);

• доставка почты (обмен с почтовым сервером);

• чтение входящего сообщения.

Необходимо обратить внимание на операцию доставки почты, которая обычно выполняется по специальной команде «Доставить почту». По этой команде подготовленные письма пересылаются на почтовый сервер и удаляются из папки «Исходящие», а их копии заносятся в папку «Отправленные». Одновременно в папку «Входящие» сервер заносит письма, находящиеся в этот момент в почтовом ящике пользователя.

В дополнение к указанным основным операциям почтовые программы позволяют выполнять и другие действия (например, печатать письма на принтере, вести адресную книгу, определять списки адресов рассылки, изменять различные настройки и др.).

Кроме почтовых услуг почтовые серверы предоставляют пользователям возможность подписываться на различные группы новостей и создавать ящики для коллективного пользования.

После написания письма и выбора команды «Отправить» оно временно помещается в специальную папку под названием «Исходящие», где и находится до момента установления связи с сервером. Если Вы в настоящий момент подключены к Internet и почтовый сервер работоспособен, письма пересылаются из папки «Исходящие» практически мгновенно. Электронная почта имеет замечательное свойство доставлять письма на почтовый ящик Вашего адресата буквально за минуты. Это значит, что после отправки письма на сервер Вы не сможете отменить его доставку по месту назначения. Поэтому в почтовом клиенте есть возможность отменить немедленную отправку письма. Это называется «отложенная доставка писем на сервер». Установив отложенную доставку, Вы получите возможность не отправлять на сервер письмо, написанное сгоряча, удалив его из папки «Исходящие».

Для правильного чтения полученной корреспонденции Вы можете установить вид шрифта и кодировку, действующую по умолчанию. Если письмо было написано в другой кодировке, можно подобрать нужный вариант для текущего письма. Современные почтовые клиенты способны показывать вложенные графические файлы прямо в теле письма.

Можно написать письмо, используя встроенный редактор почтового клиента. Альтернативой является подготовка текста письма в любом текстовом редакторе, например, редакторе Блокнот, стандартно входящим в состав Microsoft Windows. Также можно предварительно написать текст письма в процессоре Microsoft Word, только необходимо сохранить документ в текстовом формате. Подобный способ подготовки текста письма удобен, если Вы подключены к Internet на работе. Тогда на домашнем компьютере можно заранее подготовить файл с текстом, а затем быстро вставить текст из файла в письмо.

Полезной возможностью является вставка в ответное письмо текста полученного сообщения. Все строки текста пришедшего к Вам письма в этом случае начинаются со специального значка, именуемого префиксом. В качестве префикса чаще всего используется символ «>». Далее Вы можете после строк с задаваемыми Вам вопросами вставить пустые строки (они будут уже без префикса «>»), где напишете ответ на вопрос. Такой стиль общения очень удобен, особенно для активистов в сети, интенсивно ведущих переписку со многими людьми. Тогда можно избежать недоразумений, связанных с неадекватной или запоздалой реакцией на некоторые вопросы (пока Вы соберетесь с ответом, автор письма может забыть, что он у Вас спрашивал...).

Как обсуждалось ранее, в письмо можно вкладывать различные файлы, предварительно настроив способ кодирования, который будет применен к вложению. В современных почтовых клиентах есть возможность заранее подготовить личную подпись, а затем вставлять ее в нужное место письма. Это избавит Вас от необходимости каждый раз в конце письма писать: «С уважением», «имя», «дата» и т.д.

Чтобы избежать ошибок при ручном вводе адреса, можно использовать адресный справочник (адресную книгу). Вы заранее создаете в адресной книге записи для своих постоянных адресатов, где указываете имя адресата и его электронный адрес. После этого можно быстро вставлять необходимые адреса из адресной книги в соответствующее адресное поле.

Современные почтовые клиенты умеют присваивать степень важности отправляемым письмам. Есть три градации: высокая, средняя, низкая. Если письму присвоили высокую степень важности, вместе с ним путешествует восклицательный знак красного цвета, отображаемый в специальном поле напротив важного письма в окне почтового клиента. При выборе низкой степени важности в соответствующем поле отображается стрелка вниз синего цвета. Средняя степень важности не предполагает наличия какого-либо значка.

Наконец, вместе с письмом можно отправить запрос на получение уведомления о доставке. Эта полезная функция, к сожалению, поддерживается не всеми почтовыми клиентами. Такой сервис означает, что как только Ваше письмо попадает в почтовый ящик адресата, его сервер высылает Вам сообщение, подтверждающее успешную доставку. Тогда можно быть абсолютно уверенным в том, что письмо доставлено по указанному адресу, и Ваш адресат не сможет уклониться от ответа сообщением, что он подобного письма не получал.

Рассмотрим основные действия с приходящими письмами:

• Просмотр и чтение. После получения новых писем с сервера на локальный компьютер Вы можете просмотреть и прочитать их.

• Сохранение письма. Если письмо нужно просмотреть на другом компьютере, можно сохранить его в виде текстового файла (сохранится только текст письма в формате TXT) или в формате сообщения (сохранится все письмо целиком вместе с вложенными файлами, но в формате почтового клиента). Файл в формате TXT можно затем просмотреть в любом текстовом редакторе. Если выбирается формат сообщения, файл нужно читать с помощью почтового клиента.

• Извлечение вложенного файла. Вложенный файл можно достать из письма и сохранить на локальном диске, чаще всего это удобнее делать при помощи контекстного меню. Во время процедуры извлечения почтовый клиент автоматически определит способ кодирования и произведет перекодировку вложения.

• Ответ на письмо. Как упоминалось ранее, информация о том, с какого почтового адреса отправлялось письмо, путешествует вместе с ним. Значит, Ваш почтовый клиент знает обратный адрес полученного письма. Поэтому чрезвычайно удобным способом избежать ручного ввода адреса является возможность использования функции «Ответ» или «Ответ всем», реализованная в любой почтовой программе. Вы выделяете письмо, на которое собираетесь немедленно писать ответ и нажимаете соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом создается письмо с уже заполненными адресными полями и полем «Тема», в котором будет проставлена тема пришедшего к Вам письма с предшествующей аббревиатурой «Re» (reply - ответ). При определенной настройке в ответное письмо автоматически добавляется служебная информация и текст пришедшего сообщения.

• Пересылка другому адресату. Письмо с информацией, полезной другим Вашим адресатам, можно переслать. При выполнении команды «Переслать сообщение» для выбранного письма будет создано новое письмо с уже заполненной темой, в которой будет прописана тема выбранного письма с предшествующей аббревиатурой «Fw» (forward - пересылка), а в поле для ввода текста Вы увидите текст выбранного письма с префиксом «>» перед каждой строчкой.

• Печать письма. При необходимости можно вывести текст письма на печать.

• Удаление письма. Если письмо больше не нужно, его можно удалить. При определенной настройке все удаляемые письма помещаются в папку «Удаленные» и пропадают навсегда только после удаления из этой папки.

• Фильтрация входящих писем. Современные почтовые клиенты позволяют сортировать (фильтровать) и разделять поток входящей корреспонденции. В результате фильтрации Вы не увидите ненужные письма. Разделение потока приведет к тому, что разные письма в соответствии с Вашими настройками будут попадать не в единственную папку Входящие, а в разные специально созданные папки.