Розробка концепції та сценарію ділових переговорів.
Підготовка і проведення ділових переговорів передбачають розробку концепції, причому кожні переговори потребують особливого концептуального підходу, тому кращі фахівці служби ПР повинні розробити концепцію конкретних переговорів.
Концепція (від лат. Сonteptio - розуміння, система) - це певний спосіб розуміння, трактування яких-небудь явищ, процесів, основна точка зору, керівна ідея для їх висвітлення й аналізу або провідна задумка і конструктивний принцип здійснення конкретного виду діяльності, в даному контексті - розумної, ефективної діяльності на переговорах.
Розробку концепції переговорів необхідно розпочинати заздалегідь з усебічного вивчення інтересів учасників переговорів, тобто правильного визначення власних інтересів та інтересів партнера. При цьому слід розуміти, що будь-яка проблема - це нереалізований інтерес, процес задоволення якого ускладнений і обмежений власними можливостями. Тому, розробляючи концепцію, необхідно:
1) визначити сутність проблеми (проблем), сформулювати чітке її трактування;
2) обґрунтувати свою думку, основну ідею розв’язання проблеми;
3) визначити й обґрунтувати свої позиції та пропозиції;
4) сформулювати основний принцип переговорів (його основним змістом мають бути рівні права та взаємозацікавленість, а інтерпретації можуть бути різноманітними залежно від партнера, умов тощо);
5) підготувати кілька варіантів розв’язання проблеми.
Нерідко партнери ділових переговорів поспішають: розробляючи концепцію переговорів, починають одразу з формування позиції та пропозиції. Такий підхід невиправданий. У будь-якому випадку розробку їх концепції доцільно розпочинати з аналізу інтересів, використовуючи інтегративну синергетичну методологію, яка передбачає правильне розуміння як своїх інтересів і можливостей, так і інтересів і можливостей партнерів, а також напрямів взаємодопомоги в реалізації можливостей партнерів і власних інтересів.
Твердження про те, що переговори не потрібні, коли інтереси цілковито збігаються, не мають підстав, тому що взаємодія партнерів необхідна за будь-яких умов. Не потрібно боятися розбіжностей чи протилежних інтересів. Добре організовані ділові переговори забезпечують досягнення взаєморозуміння і взаємодії в реалізації інколи зовсім протилежних інтересів.
Готуючи сценарій переговорів, слід памятати, що інформація про потреби та інтереси партнера дасть ПР-службі можливість обґрунтувати методи заволодіння його увагою. При цьому потрібно відзначити, що методи переконання є найоптимальнішими. Усі інші методи (права, тиску, демонстрації тощо) на переговорах мають бути спрямовані на те, щоб переконати партнера.
Існує багато інших мотивів, які можна й доцільно використовувати у кожному конкретному випадку. Сценарій переговорів має містити й подальше уточнення потреб та інтересів партнера, які потрібно брати до уваги, а також передбачати додаткові заходи з переконання партнера в надійності фірми, яка пропонує взаємодію. Для цього слід підготувати матеріали, що міститимуть інформацію про діяльність фірми, зокрема:
- пропоновані фірмою товари та послуги;
- ринки, якими володіє фірма - ініціатор переговорів;
- постачальника сировини і технологій;
- гарантія високого наукового потенціалу фірми;
- рівень кваліфікації персоналу;
- престижних споживачів товарів та послуг фірми;
- візуальні докази переваг товарів чи послуг фірми: креслення, графіки, діаграми, фотоматеріали, кіно- і телеролики, повідомлення і статті в періодичних виданнях;
- можливість надати сам товар у безкоштовне користування на деякий час тощо.
До сценарію також варто включити низку порад партнерів, які переконливо свідчитимуть, що їхні потреби можуть бути найкраще задоволені пропозиціями саме вашої фірми. Заздалегідь треба підготувати кілька сюжетів про такі вигоди. З часом, у процесі самих переговорів фахівці служби ПР - учасники ділових переговорів набувають навичок побудови сюжетів про вигоди партнера, але при цьому необхідно пам’ятати, що будь-яка ситуація повинна бути логічно послідовною, тобто від характеристики власної продукції слід перейти до переконливого обґрунтування вигоди партнера.
Рис. 11.2 Послідовність порад партнерів ділових переговорів
У сценарії переговорів особливу увагу треба звернути на точність формулювань пропозиції, оскільки кожна ваша пропозиція - це звернення або повідомлення для цільової аудиторії, якою в даному випадку виступає ваш партнер. Від нього цілковито залежать і взаєморозуміння, і взаємодія, і ефективність переговорів та майбутньої співпраці.
Усвідомлення переваг здійснюється лише через звернення й повідомлення, вони дають партнерові можливість самостійно і переконливо приймати рішення про взаємодію з вашою фірмою.
Тому всі пропозиції, які містяться у ваших зверненнях і повідомленнях, мають бути переконливо аргументовані фактичним матеріалом, даними про результати діяльності вашої фірми, якість товарів і послуг, становище на ринку тощо.
Для правильної реакції на заперечення в сценарії переговорів слід передбачити, що вони можуть бути різними й належати до таких чотирьох груп: 1) щирі, раціональні; 2) приховані, але доцільні; 3) нещирі, нераціональні; 4) надумані.
Відпрацювання сценарію переговорів зазвичай здійснюється групою фахівців служби ПР. Члени такої групи мають бути, по-перше, кваліфікованими і, по-друге, всебічно поінформованими не лише про фірму-партнера, а й про кожного члена її переговірної групи, особливо тих осіб, які очолюють групу чи окремі напрями переговорів. Отже, переговори можна розпочинати якщо добре відпрацьовані концепції та сценарій проведення переговорів. Концепція і сценарій переговорів, безумовно, затверджуються керівництвом фірми.