Вычисление итогов и процентов

Используя раздел примечаний отчёта, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчёта, как и в примечаниях групп, можно использовать любые итоговые функции.

В любом отчёте, группирующем и суммирующем данные, можно определить долю внешнего или общего итога, приходящуюся на конкретную сумму. В области данных и разделах, содержащих итоги для групп, можно создавать выражения для вычисления процентов от общих сумм и сумм, рассчитанных для группировки более высокого уровня.

Пример 2. Вывести в отчёте процент ежемесячной выручки от продаж ко всем продажам за период.

Выполнение:

1. Создать запрос для отчёта, объединив нужные поля и выполнив вычисления.

2. С группировать записи по полю ДатаПродажи по месяцам.

3. Вычислить итоги по группе и общий итог по всему отчёту: =Sum([Стоимость]).

Процент ежемесячной выручки вычисляется по формуле:

=Sum([Стоимость]) / [Поле]

П оле с подписью «Общий итог:» вычисляется в Примечании отчёта.

Рис.33. Результат выполнения примера 2.

Пример 3. Создать отчёт, содержащий только итоги продаж каждого товара.

Выполнение:

1. Создать запрос, содержащий необходимые поля для подведения итогов;

2. Задать группирование по выбранному полю, для заголовка группы указать параметр «Нет», а для примечания группы – «Да»;

3. Оформить верхний колонтитул страницы: заголовок отчёта, вставить дату и подписи полей;

4. Значения полей установить в Примечании группы, задать выражения с итоговыми функциями;

5. Оформить Примечание всего отчёта – подсчитать общие итоги по всему отчёту, параметры ответственного за отчёт.

Рис.34. Результат выполнения примера 3.

Создание и внедрение подчинённых отчётов

В MS Access предусмотрена возможность вставлять в любой отчёт другие отчёты, называемые подчинёнными отчётами (подотчётами). Эта возможность позволяет связывать друг с другом отчёты в один главный отчёт, а также вставлять итоговые данные подотчётов в главный отчёт.

Для встраивания подотчёта в отчёт используется управляющий элемент Подчинённая форма/отчёт – соответствующая кнопка на панели элементов. Использование её и работа Мастера по внедрению подотчёта аналогичны встраиванию подчинённой формы в основную форму.

Самый простой способ создания отчёта с подотчётами заключается в следующем:

1. Сначала нужно создать подчинённый отчёт и сохранить его.

2. Затем открыть главный отчёт в режиме Конструктора и окно базы данных.

3. Выделить нужный подотчёт в списке отчётов окна БД, перетащить его в определённый раздел главного отчёта.

4. Далее следует отрегулировать размеры подотчёта и установить необходимые характеристики в окне свойств.

Если подотчёт нужно связать с главным отчётом по определённым (ключевым) полям, следует установить характеристики связи «Подчинённые поля» и «Основные поля». При наличии связи между базовыми таблицами MS Access сам установит эти характеристики.

Пример 4. Вывести в главный отчёт список продавцов и список проданных ими товаров вывести в подотчёте.

Выполнение:

Рис.35. Результат выполнения

примера 4.

Рис.35. Результат выполнения примера 4.