Элементы управления в отчете
Элементы управления, добавляемые в отчёт такие же, как и в форме: поля, надписи, списки, переключатели, кнопки и линии (см. приложение 1). Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.
Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных.
Перенести связанные поля из окна списка в область данных отчёта следует мышью либо выборочно и поочередно, либо все разом, предварительно выделив их в окне списка полей.
Надпись элемента управления следует перенести в область верхнего колонтитула с помощью буфера обмена, отделив её от элемента.
Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для отчета, а также данные другого элемента управления отчета.
Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода в отчёт данных, вычисляемых выражений, линий, прямоугольников и рисунков.
Вычисляемые поля формируются таким образом:
Создаётся новое (свободное) поле с помощью кнопки –
.
Надпись
к этому полю стоит переименовать из
стандартной в смысловую.Далее в окне свойств следует выбрать вкладку Данные и в строке Данные с помощью Построителя выражений сформировать вычисляемое выражение.
Рекомендация.
Если необходимо просматривать конкретные данные из нескольких таблиц, то лучше всего объединить эти данные в одном запросе, а затем построить отчёт на основе этого запроса.
Создавать отчёт на основе запроса удобно потому, что заранее можно отобрать необходимые данные и построить вычисляемые поля.
Сортировка и группировка информации
Отчёты,
в отличие от форм, предоставляют
возможность группировать выводимую в
них информацию с помощью диалогового
окна Сортировка
и
группировка,
которое вызывается специальной кнопкой:
В окне Сортировка и группировка в левом столбце «Поле/выражение» можно определить до 10 полей или выражений, которые могут быть использованы в отчёте для группирования данных (см. рис. 30 и 32). Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп. В правом столбце указывается порядок сортировки данных по выбранному полю (по умолчанию – по возрастанию).
В отчёте должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчёт эти разделы, следует установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да в окне Сортировки и группировки.
Примеры конструирования отчётов
Пример 1. Разработать отчёт о продажах каждого товара. В отчёт вывести сведения о названии, цене товара, об объёмах и стоимости проданной партии товара, а также итоговые значения о продажах каждого товара и о продажах всего магазина.
Выполнение:
Так как в отчёт требуется вывести сведения из разных таблиц БД «Магазин», нужно создать запрос для отчёта, в котором объединить поля: Название и Цена товара (ТОВАР), Количество (ПРОДАЖИ), затем создать вычисляемое поле Стоимость партии по формуле:
= ТОВАР!Цена*ПРОДАЖИ!Количество.
Выбрать режим создания отчёта – Конструктор, задать в качестве источника данных созданный в п.1 запрос.
Ввести заголовок всего отчёта и отдельной страницы: ввести свободные элементы – надписи в соответствующих разделах (раздел заголовка отчёта и верхнего колонтитула). Оформить их шрифтами, размерами букв, выравниванием.
В разделе верхнего колонтитула выполнить вывод текущей даты:
в
вести
элемент Поле,
удалить надпись этого элемента;о
Рис.29. Вывод даты
кне свойств выбрать вкладку Данные и в строке Данные ввести выражение с помощью Построителя выражений;выбрать маску вывода даты с помощью Мастера масок (на рис.) или задать формат поля на вкладке Макет – Средний формат даты.
Сгруппировать данные по полю Название товара
вызвать окно команды Сортировка и группировка кнопкой
;заполнить окно соответствующими параметрами, как показано на рис. 30.
О
формить
заголовок
группы – перетащить поле группы
(Название)
в область заголовка группы, задать
параметры форматирования надписи
и элемента управления.
Примечание. В оформлении заголовка группы Надпись поля может отсутствовать, часто бывает достаточно только вода содержимого самого поля.
Заполнить раздел области данных:
перетащить поля Название, Цена, Количество, Стоимость в область данных,
оформить шапку всей таблицы, для чего надписи полей разместить в разделе заголовка страницы (верхний колонтитул) – переместить их с помощью буфера обмена из области данных в раздел заголовка;
отформатировать надписи заголовка таблицы и поля области данных;
выровнять надписи по горизонтали – выделить их с помощью кнопки Выбор объектов и выполнить команду Формат Выровнять по
верхнему краю.
Примечание. Высота области данных определяет расстояние между строками в отчёте. Следует уменьшить размер области данных почти до высоты размещения в ней полей.
Для улучшения внешнего вида провести линии по верхнему (можно и по нижнему) краю группы. Подчеркнуть при необходимости заголовки кнопкой Линия панели элементов.
В разделе Примечание группы подвести итоги по группе данных:
вычислить количество записей в группе:
задать свободное поле с надписью (элемент управления Поле);
в поле ввести вычисляемое выражение (в окне свойств – Данные с помощью Построителя выражений) =Count(ТОВАР!Цена);
аналогичным образом ввести элемент Поле для подсчёта общего количества проданных товаров: =Sum(ПРОДАЖИ!Количество);
в
вести
элемент Поле
для подсчёта общей стоимости проданных
товаров: =Sum(СТОИМОСТЬ
к отчёту!СтоимостьПартии).
Примечания.
Таким же образом можно подвести итоги по странице (область Нижнего колонтитула) и по всему отчёту (раздел - Примечание отчёта).
При использовании итоговых функций нельзя ссылаться на вычисляемые поля таблицы, нужно задавать вычисляемое выражение в качестве аргумента функции полностью, например:
=SUM(ТОВАР!Цена*ПРОДАЖИ!Количество) ,
( лучше вычисления выполнять в специальном запросе для отчёта).
П
роставить
нумерацию страниц отчета:
выбрать в меню Вставка команду Номера страниц;
указать формат номера страницы и его расположение;
Примечание. В примере, приведённом на рис.32, номера страниц расположены в верхнем колонтитуле, т.к. данных контрольного примера недостаточно для нескольких страниц.
По этой же причине и итоги по всему отчёту выведены на первой странице.
В отчётах, так же как и в формах, можно использовать внедрённые объекты (чаще всего рисунки или диаграммы).
Рис. 32.
Результат выполнения примера 1
(в режиме Конструктора и
в режиме Предварительного просмотра. и т.д. …..
