Работа с базой данных в MS Access
Казанский государственный университет
Филиал в г. Набережные Челны
А.Н.Асанова
Учебное пособие
Набережные Челны
2005
УДК 681.3.06
А.Н. Асанова. Работа с базой данных в MS Access.
Учебное пособие. Набережные Челны: КГУ, филиал в г. Набережные Челны, 2005, 56с.
Учебное пособие предназначено для изучения раздела информатики по теме «Системы управления базами данных» студентами экономических специальностей и является вторым этапом в изучении этого материала (первый этап изложен в учебном пособии «Проектирование и создание базы данных в MS Access»),
В настоящем пособии описывается продолжение создания базы данных, а именно, проектирование и создание запросов, конструирование различных форм и отчётов, основы практического использования созданной базы данных, работы с объектами базы данных.
Данное пособие знакомит с основными средствами СУБД MS Access методом демонстрации примеров и указаний к их выполнению. Как показала практика, такой подход является наиболее действенным и позволяет быстро познакомиться и максимально эффективно использовать средства MS Access .
Брошюра содержит контрольные вопросы и задания для выполнения самостоятельной работы по изложенному материалу.
Ил.: 36; Библиогр. 5 назв.
Рецензенты:
канд. физ.-мат. наук, доцент Товштейн М.Я.,
(каф. Математики и информатики фКГУ),
канд. физ.-мат. наук Фукин И. А.,
(каф. Экономической кибернетики КГУ)
© Асанова А.Н., 2005
© Казанский государственный университет,
Филиал в г. Набережные Челны, 2005 г.
Содержание
стр.
Работа с базой данных 5
1. Запросы 5
1.1. Создание запроса 6
1.2. Запрос на выборку 9
1.3. Параметрический запрос 12
1.4. Запросы с вычисляемыми полями 13
1.5. Итоговые запросы 16
1.6. Перекрестный запрос 20
1.7. Запросы на изменение данных в таблицах 23
Задания по теме «Запросы» 29
2. Формы 29
2.1. Создание формы 30
2.2. Редактирование формы 33
2.3. Формы для связанных таблиц 35
2.4. Связывание форм с помощью командных кнопок 39
2.5. Создание многостраничных форм 43
Задания по теме «Формы» 43
3. Отчёты 45
3.1. Создание отчета 45
3.2. Элементы управления в отчете 48
3.3. Сортировка и группировка информации 49
3.4. Примеры конструирования отчётов 49
Вычисление итогов и процентов 53
Создание и внедрение подчинённых отчётов 55
3.5. Создание почтовых наклеек 56
3.6. Просмотр и печать отчёта 57
Задания по теме «Отчёты» 57
Контрольные вопросы 58
Литература 59
Приложение 1. Кнопки панели элементов управления 59
Работа с базой данных
База данных (БД) обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый поиск нужных данных. Создание и сопровождение БД осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД). В настоящее время промышленным стандартом СУБД является Microsoft Access.
СУБД позволяет создать БД, загрузить её данными, находить, просматривать и распечатывать необходимую информацию с помощью специально созданных объектов: запросов, форм и отчётов.
Проектирование логической структуры базы данных, реализация этой структуры в виде реляционных таблиц, а также заполнение этих таблиц данными было описано в [1]. Этот материал сопровождался примером на основе предметной области «Работа магазина». Была разработана и создана база данных «Магазин», в которую были введены данные контрольного примера. В этой брошюре все примеры по созданию и работе с объектами базы данных будут опираться на БД «Магазин».
Запросы
Одним из основных назначений реляционных баз данных является быстрый поиск хранящейся в них информации. Простейший поиск информации и фильтрация данных в таблицах были рассмотрены в [1]. Более мощным инструментом поиска информации в базе данных являются запросы. Запросами называют задания, формулируемые по отношению к базе данных в виде условия.
Запрос – выбор из базы данных информации по определенному критерию поиска (условию).
Запрос – это объект
базы данных, допускающий многократное использование
Результат запроса –
представленный в табличном виде набор данных.
Запросы могут быть созданы как в режиме Конструктора, так и с помощью Мастера запросов. Запросы позволяют достаточно быстро отобрать необходимые данные из одной или нескольких связанных таблиц.
MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:
запросы по образцу (Query By Example - QBE). Запросы создаются с помощью заполнения специального бланка в окне проектирования запроса;
к ним относятся: – запрос на выборку;
перекрестный запрос;
запрос на создание таблицы;
запрос на обновление;
запрос на добавление записей;
запрос на удаление записей.
программируемые запросы (Structured Query Language1 – SQL) определяются с помощью специального языка SQL, операторов и функций этого языка.
Примечание. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.