25. Задание и использование типовых операций в 1с.

Что означает режим «Типовые операции».

Режим «Типовые операции» появился еще в более ранних версиях «1С: Бухгалтерии», и, фактически является одним из первых «интеллектуальных» средств облегчения труда бухгалтерам. Начиная с «1С: Бухгалтерии» базовой версии (Проф 2.0), режим «типовых операций» был «оттеснен на второй план» режимом «Документы и расчеты». Используя этот режим, позволяло создавать документы, которые могли регистрировать данные о хозяйственной операции, формировать печатную форму первичных документов и автоматически формировать бухгалтерские проводки.

Что автоматизируют типовые операции.

Работу бухгалтера с большинством бухгалтерских программ можно представить в виде следующей простейшей схемы.

1. Хозяйственная операция, произошедшая на предприятии, должна быть представлена в виде группы бухгалтерских проводок. Эти проводки отражают изменение состояния средств, имущества и обязательств предприятия, произошедшее в результате рассматриваемой операции.

2. Проводки вводятся в бухгалтерскую программу. В простейшем случае, достаточно указать дату проводки, корреспондирующие счета и сумму. Как правило, для всех проводок операции должна быть указана одинаковая дата. Корреспондирующие счета проводок обязательно вводятся в соответствии с хранящимся в программе планом счетов, который и определяет структуру учета.

3. Бухгалтерская программа в соответствии с введенными проводками выполняет суммирование и группировку информации по счетам бухгалтерского учета.

4. При помощи имеющихся в программе отчетов бухгалтер сам может увидеть итоговое состояние средств, имущества и обязательств предприятия.

Все бухгалтерские программы имеют целый набор отчетов, которые позволяют увидеть не только итоги, но и их изменение по датам и периодам в различных разрезах. Изложенная выше схема, конечно же, весьма примитивна, однако, она отражает суть процесса. Очевидно, что в рассмотренной схеме наиболее трудоемкими являются первые 2 этапа: оформление хозяйственно операции в виде бухгалтерских проводок и ввод этих проводок в программу. Для автоматизации этих действий и служит режим «Типовые операции».

В каких случаях нужно создавать типовые операции.

Однозначного ответа на этот вопрос, конечно, нет. Хотя, скорее всего, ответ должен быть такой: «В любых, если вы считаете, что вам это удобно». Например, вы желаете быстро автоматизировать рутинные действия. Документы типовой конфигурации «1С: Бухгалтерии 7.7» позволяют автоматизировать ввод наиболее часто встречающихся хозяйственных операций. Однако на каждом предприятии существуют свои особенности оформления одних и тех же операций. В этом случае придется либо «подстраиваться» под тот стиль работы, который диктуется документами типовой конфигурации, либо настраивать существующие документы, изменяя их под свои потребности.

Чаще всего мы рекомендуем все-таки использовать существующие документы типовой конфигурации и не изменять их. Причина такой рекомендации заключается в том, что в этом случае вы наиболее просто может загружать обновления программы «1С: Бухгалтерия» и использовать регламентированные отчеты, распространяемые фирмой «1С», без дополнительной настройки этих отчетов. Однако набор документов типовой конфигурации не в состоянии охватить все возможные ситуации, которые могут возникать на предприятии. В тех случаях, когда возможностей существующих документов не хватает, рекомендуется использовать ввод операций вручную. Но если какие- либо хозяйственные операции вы вводите слишком часто, то вместо ввода операций вручную можно создать в Конфигураторе новые виды документов- для автоматизации именно этих хозяйственных операций.

Однако, создание новый видов документов- процесс, требующий определенного опыта работы с программой и времени. И если пока не хватает опыта, и нет времени- нужно как можно быстрее получить результат, то наиболее целесообразный путь- создание и использование типовых операций. Другой пример целесообразности создания именно типовой операции- когда хозяйственная операция происходит достаточно редко, чтобы создавать для нее специальный документ, но все же не настолько редко, чтобы каждый раз вводить ее вручную.

В этом разрезе список типовых операций можно считать своего рода справочником по схемам бухгалтерских проводок. Схема проводок хозяйственной операции, которая встречается достаточно редко, может быть забыта, и, чтобы вспомнить ее, необходимо потратить время. Если такую операцию внести в список типовых операций- «помнить» будет «1С: Бухгалтерия». Можно также посоветовать хранить в списке типовых операций схемы проводок, которые не нужны сейчас, но, возможно, понадобятся в будущем. Например, вы прочитали в экономическом издании статью, в которой излагается порядок оформления в бухгалтерском учете тех или иных хозяйственных операций. Обычно в подобных статьях приводятся и схемы бухгалтерских проводок. Даже если в данный момент приведенные схемы проводок вам не нужны, можно записать предлагаемые схемы проводок в список типовых операций- возможно, они понадобятся позднее.

Наконец, одним из характерных случаев использования типовых операций является такой порядок работы, когда настраивает типовые операции опытный бухгалтер или аудитор, а применяет их для регистрации хозяйственных операций (точнее, первичных документов) работник, мало знакомый либо вовсе не знакомый с бухгалтерским учетом. Кстати, создание типовых операций с такой целью способно существенно повлиять на процесс настройки этих операций.