Тема 5.1. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити . Види документів

Під час вивчення даної теми необхідно ознайомитись із документом, як основним видом ділового спілкування. Ознайомитись із основними вимогами до складання та оформлення різних видів документів та основними реквізитами. Вивчити класифікацію документів. Ознайомитись із правилами оформлення сторінки, оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту. Після ознайомлення із основними вимогами до складання документів, навчитись складати документ, адже він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містити конкретні і змістовні пропозиції та вказівки, правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.

Дана тема найкраще висвітлена у навчальному посібнику: Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – Київ: «Вища школа», 2005. – С. 22-37.

Основні поняття:

Документ – (від лат. Documentum – доказ) - основний вид ділового мовлення. Це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є доказова, облікова та управлінська.

Усі документи визначаються за кількома ознаками:

• за назвою (заява, лист);

• за походженням (службові й особисті);

• за складністю (прості, складні);

• за місцем виникнення (внутрішні, зовнішні);

• за призначенням (організаційні, розпорядчі і т.д.);

• за ступенем гласності (секретні, несекретні);

• за стадіями створення (оригінали і копії);

• за терміном виконання (нетермінові, термінові);

• за терміном зберігання (постійного, тривалого, тимчасового);

• за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом, відтворені електронним способом).

Усі документи умовно можна поділити на п’ять груп за призначенням та за найменуванням:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

2. Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки);

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.);

4. З кадрово-контрактових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, контракти, угоди, особові картки, характеристики та ін.);

5. Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення особисті та ін.).

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називають діловодством або справочинством. У цій роботі беруть участь всі працівники апарату управління: одні створюють документ, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називають формуляром.

Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та розташування організаційно – розпорядчих документах:

• державний герб України;

• емблема організації чи підприємства;

• зображення державних нагород;

• код установи, організації, підприємства;

• код форми документа;

• назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);

• повна назва організації, установи чи підприємства - автора документа;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телефону), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс (вихідний номер документа);

• посилання на індекс та дату вхідного документа;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• відмітка про контроль;

• текст;

• відмітка про наявність додатка;

• підпис;

• гриф узгодження;

• візи;

• печатка;

• відмітка про засвідчення копій;

• прізвище виконавця та номер його телефону.

• відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

• відмітка про перенесення даних на машинний носій;

• відмітка про надходження документа.

Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Існують єдині, науково-обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа.

Встановлено два види бланків: 1) загальний (для встановлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для службових листів.

Виготовлення бланків конкретних документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Дата - це обов’язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва.

Існує два способи написання дат: традиційний словесно-цифровий, наприклад: 1 травня 2010 року - і цифровий - трьома парами арабських цифр на позначення дня, місяця, року, наприклад: 02.10.10 (між парами ставляться крапки). Якщо числа однозначні, то перед ними слід ставити нулі. Перевага віддається цифровому способу, який скорочує довжину дати у середньому на вісім друкованих знаків і є готовим кодом при автоматизованій обробці. У документах, які містять відомості матеріально-фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: в актах, дорученнях, договорах, розписках тощо.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи позначають у такий спосіб: з 15.10 до 07.11.10 або з 16.12.10 до 08.01.11.

Заголовок документа

Одна із вимог стандарту – обов’язкове складання заголовка до документів (якщо текст перевищує 10 рядків).

Заголовок складає виконавець, найбільш обізнана особа у його змісті. Адже заголовок - стислий зміст суті документа. Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника «Про (про що)». Він друкується в лівому верхньому кутку під назвою документа.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службових осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Заголовки не складають до телефонограм, телеграм та повідомлень.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказується мета, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля і до поля).

Підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада, прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва (підпис) Г.К.Стеценко

Проректор

з наукової роботи (підпис) С.В.Василенко

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.

Наприклад:

Директор

видавництва «Освіта» (підпис) І.Г.Лупаш

Підпис ставиться праворуч під текстом через два - три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Директор Київської середньої

школи № 165 (підпис) Б.П.Мандрик

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні.

Проректор Проректор

з виховної роботи з наукової роботи

_________ М.О. Коваль __________ С.А. Мельник

___ ________ 2010 року __ __________ 2010 року

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання ( професор, доцент, кандидат технічних наук тощо), наприклад:

Завідувач кафедри вищої математики

доктор фізико – математичних наук

професор ( підпис) Д.М. Гнатюк

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу.

Наприклад:

Голова зборів (підпис) Г.К. Мусієнко

Секретар зборів (підпис) В.А.Грищук

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов’язки, або заступник. Тоді обов’язково зазначають посаду ( в. о., заст..), ініціали та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).

Увага! Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Гриф затвердження

Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа Елементи реквізиту :

• слово ЗАТВЕРДЖУЮ ( великими буквами без лапок)

• назву посади особи, яка затверджує;

• особистий підпис,

• розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, що затвердила документ);

• дату затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

інституту змісту

і методів навчання

Міністерства освіти України

(підпис) О.А.Тименко

09.11.2004

Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом, на документі зазначають гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства

МНС України

20.10.2005 № 15

Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Резолюція – це напис керівника на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція розміщується у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайнято іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на спеціальних аркушах чи спеціальних бланках.

Резолюція складається з таких елементів:

• прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ;

• вказівки про порядок виконання документа;

• термін виконання документа;

• особистого підпису керівника;

• дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов’язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюціях керівник висловлює своє рішення щодо розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати виконавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До керівництва; До відома. Про результати і вжиті заходи повідомте. Терміново відрядіть…; Негайно підготуйте листа…; Розглянути й доповісти в десятиденний строк…

Віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Реквізит складається з :

• особистого підпису особи, що візує;

• дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис.

Завідувач кафедри кібернетики ( підпис) М.І. Свирид

29.03.2005

Невеликі зауваження ( 1-2 рядки) розташовують перед візою, наприклад, Не заперечую. Не бачу підстави.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

Печатка

Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою.

Печатки є гербові і прості. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організацій, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Наприклад:

Ректор університету (підпис) О.П.Потапенко

печатка

В результаті вивчення теми слухачі повинні

Знати :

• призначення, класифікацію документів;

• вимоги до складання та оформлення різних видів документів;

• реквізити документів та правила їх оформлення.

Вміти:

• складати ділові папери управлінської документації обраної професії;

• грамотно писати й оформляти документи.

Питання для самоперевірки

1. Що таке документ?

2. Які є види документів:

2.1. за призначенням;

2.2 за походженням;

2.3. за призначенням;

2.4. за напрямком;

2.5. за формою;

2.6. за термінами виконання;

2.7. за ступенем гласності?

3.З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

4. Що таке формуляр?

5. Які основні правила оформлення документа?

6. Які основні способи засвідчення документа?

7. Коли відбувається затвердження документа?

8. Яких правил слід дотримуватись, складаючи текст документа?

9. Які основні ознаки культури мовлення?

10. Чому правильність і нормативність мовлення обов’язкові?

Література:

1. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. – Київ 2006. – С. 45-48.

2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – Київ: «Вища школа», 2005. – С. 22-37.

3. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування. – Київ: Каравела, 2008. – С. 229-245.