1.2 Создание отчетов.

Действие 1. Выбор источника  записей.

Источником записей  для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, необходимо выделить эту таблицу или запрос в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

Если источник записей  еще не создан, необходимо выполнить одно из перечисленных ниже действий.

Перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета" и воспользоваться инструментом "Пустой отчет".

Создать таблицы или запрос, которые будут содержать нужные данные, выбрать их в области навигации и перейти к действию 2 "Выбор инструмента отчета".

Действие 2. Выбор инструмента  отчета.

Инструменты отчетов  расположены на вкладке "Создание ленты" в группе "Отчеты". В таблице 1 кратко описано их назначение.

Веб-совместимые  отчеты. Отчеты, созданные с использованием этих инструментов, совместимы с функцией публикации в службах Access и могут быть отображены в браузере. Здесь нужно обратить внимание на то, что значки веб-совместимых объектов помечены изображением глобуса.

Действие 3. Создание отчета.

1. Выбрать нужный инструмент, нажав соответствующую кнопку. Если появится окно мастера, следовать инструкциям в нем, а на последней странице нажать кнопку "Готово". Отчет будет открыт в приложении Access в режиме макета.

2. Отформатировать отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида, выполнив действия, указанные ниже:

• изменить размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края;

• расположить поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место;

• также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно  сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

1.3 Редактирование и форматирование отчетов в Access 2010. Добавление группировки, сортировки и итогов.

 

Возможности группировки  и сортировки данных — одни из наиболее полезных в отчете. Например, если требуется узнать, какой поставщик предоставил указанную серию компьютеров, вы можете быстро получить эту информацию, сгруппировав активы по поставщику.

Можно группировать как  табличные макеты, так и макеты «в столбик».

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выбрать нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет  открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке "Конструктор" в группе "Группировка и итоги" выбрать команду "Группировка".

Нажать кнопку "Добавить" группировку или "Добавить сортировку" и выбрать поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Помимо группировки  и сортировки данных в отчеты можно  добавлять общий итог и промежуточные  итоги, а также другие вычисления. Например, можно вычислить, сколько времени потрачено на создание определенной модели стола или кресла. 

1. Для отчета, открытого в режиме макета, откройте область Группировка, сортировка и итоги, выберите уровень группировки, а затем нажмите кнопку Больше.

2. Найдите поле «с итогами» и щелкните стрелку рядом с ним.

3. В диалоговом окне Итоги выберите поле, которое требуется вычислить, и применяемый тип вычисления (например, сумма или среднее значение), а также настройте параметры, такие как общий итог и промежуточные итоги.

4. Когда настройка будет закончена, вычисления отобразятся в отчете.