НОУ СПО Вятский колледж Управления и Новых технологий

Оценка_____

Курсовая работа

По дисциплине Базы данных на тему: ”Разработка базы данных

Библиотека. Создание отчетов

средствами MS Access 2010”

Работу выполнил:

студент гр. ПО-41 Ягубов Р.Р.

Проверил: Киселева М.Ю.

Киров 2013

Содержание

Введение 3

Глава 1. Отчеты 5

1.1 Понятие “Отчет”, виды отчетов. 5

Виды отчетов. 5

1.2 Создание отчетов. 7

1.3 Редактирование и форматирование отчетов в Access 2010. 8

Добавление  группировки, сортировки и итогов. 8

Выделение значений с помощью условного форматирования. 9

Добавление изображений. 11

Добавление изображения. 11

Добавление фонового изображения. 12

1.4 Печать и просмотр отчета. 13

Предварительный просмотр отчета. 13

Печать отчета. 14

Заключение 14 Источники литературы 16 Введение

Целью работы является создание базы данных Библиотека.

Задачи курсовой:

-Рассмотреть понятие отчет.

-Рассмотреть виды отчетов.

-Как обрабатываются и редактируются отчеты.

-Спроектировать базу данных Библиотека.

База данных проектируется на основе схемы ErWin Библиотека. База данных Библиотека нужна для того чтобы увидеть связи таблици на их основе создать запросы и отчеты.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

При работе с базой  данных для просмотра, форматирования и обобщения данных обычно используются отчеты. Например, можно создать отчет в виде списка с номерами телефонов всех контактов или сводный отчет с итогами продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В данной работе представлен обзор отчетов в приложении MicrosoftAccess 2010, а также сведения о новых и изменившихся возможностях, связанных с ними. Кроме того, в работе содержатся инструкции по созданию отчетов, сортировке, группировке и обобщению данных, а также предварительному просмотру и печати отчетов.

Создавать полезные отчеты намного проще, если структура таблиц базы данных и отношения между  ними хорошо продуманы.

По сравнению с другими  методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными  преимуществами:

• они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

• отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

Глава 1. Отчеты

1.1 Понятие “Отчет”, виды отчетов.

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов (см. рис. 1).

Рис.1 Пример отчета.

Виды отчетов.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных, однако в данной работе предполагается, что отчет привязан к некоторому источнику данных, например к таблице или запросу.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

• Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

• Ленточные отчеты. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

• Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

• Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

• Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

• Сводные отчеты. Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах  в качестве источника данных применяют  таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными  к источнику данных.

В приложении Access 2010 есть новая функция, позволяющая создавать веб-базы данных путем публикации баз данных Access на сервере SharePoint, на котором работают службы Access. Если имеется веб-база данных, отчеты Access можно отображать в браузере с помощью служб отчетов SQL Server. При таком преобразовании набор доступных функций в отчетах, отображаемых в браузере, будет несколько ограничен. Однако если не нужно отображать отчеты в браузере, можно использовать полный набор возможностей, предоставляемых конструктором отчетов Access.