1. Начисление заработной платы, удержание ндфл.

2. Начисление страховых взносов.

4. Расчеты с подотчетными лицами

Авансовый отчет

Подотчетные лица - это работники, которые получают денежные средства для выполнения тех или иных поручений.

Как правило, такие поручения бывают трех видов:

1. Приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

2. Оплата поставщику за услуги или ТМЦ.

3. Служебная командировка.

Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица (индивидуальный предприниматель) собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П).

Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег.

После того, как работник выполнил поручение, он представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В программе "1С:Бухгалтерия 8" бухгалтер создает документ "Авансовый отчет". В форме документа для каждого вида расходов предусмотрена соответствующая закладка.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 в разрезе каждого подотчетного лица.

Пример 1

Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу Копыловой А.С. для оплаты поставщику ЗАО "ТФ-Мега" за услуги по доставке товаров. Остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

1. Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).

2. Предоставление авансового отчета работником (регистрация авансового отчета).

3. Возврат неиспользованных средств в кассу организации (оформление приходного кассового ордера).

Пример 2

Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу Антоновой Е.А. для покупки детектора денежных купюр у поставщика ООО "СпецСнаб". Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет, сумма перерасхода выдана подотчетному лицу из кассы организации.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

1. Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).

2. Предоставление авансового отчета работником (регистрация авансового отчета).

3. НДС принят к вычету (формирование записей книги покупок).

4. Выдача денежных средств из кассы организации (оформление расходного кассового ордера).

Командировки по России

При направлении сотрудника в командировку работодатель должен подготовить следующие документы:

• приказ о направлении работника в командировку ;

• служебное задание ;

• командировочное удостоверение.

Командировочные расходы подразделяются на следующие виды:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• суточные;

• иные расходы.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней отчитаться по командировочным расходам. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также иные расходы, связанные с командировкой, и отчет о выполненной работе в командировке.

В целях начисления налога на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом норма суточных расходов устанавливается внутренним распорядительным документом организации.

Предельная величина суточных, в целях исчисления НДФЛ, определена пунктом 3 ст. 217 НК РФ: при командировке на территории Российской Федерации - 700 руб. и 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогичный порядок обложения НДФЛ сохраняется и при непредоставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения.

Пример

Сотрудник ЗАО "Швейная фабрика" Николаев В.А. направлен в командировку в г. Санкт-Петербург на срок с 29 по 31 июля 2012 г. (3 дня). Размер суточных согласно положению организации о командировках составляет 700 руб. Из кассы подотчетному лицу выданы денежные средства на командировочные расходы в размере 12 000 руб. 30 июля 2012 г. бухгалтерия дополнительно перечислила на личный счет сотрудника 6 000 руб. По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

1. Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).

2. Перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (составление платежного поручения, регистрация выписки банка).

3. Предоставление авансового отчета сотрудником (регистрация авансового отчета).

4. Возврат неиспользованных средств в кассу организации (оформление приходного кассового ордера).