1.2 Причины использования тайм-менеджмента

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

• отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

• спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

• большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

• несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

• работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

• постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

• работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

• непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

• уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

Проведя детальный анализ основных поглотителей времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими тратить время зря, признаны:

• телефонные звонки срывают рабочий настрой и не дают сосредоточиться на делах;

• плохо организованный обмен информацией;

• проблемы с компьютерным оборудованием и техникой;

• изменение очередности работ;

• недостаток организационного планирования;

• неумение слушать других людей;

• неудовлетворительная организационная структура;

• неразбериха в почте;

• исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

• нерешительность в решении тех или иных вопросов;

• отвлекающие факторы на рабочем месте;

• бесполезные дискуссии о своей работе, работе других и просто пустая болтовня.

1.3. Основные методики тайм-менеджмента

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название тайм-менеджмент. Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека их следует подбирать отдельно и индивидуально.

Лотар Зайверт в своей книге «Ваше время – в Ваших руках» ставит вопрос о необходимости применения самоменеджмента, т.е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Таблица 1 Структура самоменеджмента¹

Функция	Рабочие приемы, методы	Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет…)
1. Постановка целей	Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели	Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов
2. Планирование	Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени	Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения
3. Принятие решений	Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ -анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение)	Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и организация	Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление дневной рабочий план	Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля
5. Контроль	Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)	Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
6. Информация и коммуникация	Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры	Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех.

Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, осознанно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Выводы

В первом разделе раскрыты такие понятия, как сущность, задачи и методы тайм-менеджмента.

Таким образом, тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Во второй части первого раздела можно выделить основные принципы тайм-менеджмента, а именно: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

При изучении причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, человек сможет добиться качественных и быстрых результатов.