77.Правила, вимоги до складання і оформлення.

Правила – це службові документи, у яких викладено вимоги щодо поведінки, дій службовця.

Розрізняють такі правила:

1. Внутрішнього трудового розпорядку;

2. Підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації

4. Правила поведінки персоналу під час аварії тощо.

Правила часто подібні до інструкцій, а часто є їх складовою частною.

Реквізити правил.

• Гриф затвердження

• Назва виду документа

• Заголовок

• Дата

• Номер

• Текст

• Підпис особи, що відповідає за складання правил.

78) Договір, ввимоги до складання і оформлення.

Договір — це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або припинення їх спільних дій згідно із зафік­сованими в ньому цивільними правами та обов’язками.

Договір може укладатися між фізичними особами (ок­ремими громадянами), юридичними особами (організа­ціями), фізичними і юридичними особами відповідно до вимог чинного законодавства.

Незважаючи на значні відмінності, які мають місце в текстах договорів, при їх укладанні розкриваються, як правило, такі питання:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень).

4. Предмет договору.

5. Обов’язки сторін.

6. Взаєморозрахунки сторін.

7. Відповідальність сторін.

8. Термін дії договору.

9. Умови припинення дії договору.

10. Додаткові умови.

11. Юридичні адреси сторін.

9 Акт вимоги до складання

Це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.      Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:      — вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання);      — констатуючу (викладаються мета й завдання акта, xaрактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).      Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної, ваги певного акта.      Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови; прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.      У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.       Реквізити: Назва установи. Гриф затвердження. Назва виду документа. Номер та дата складання. Місце складання. Заголовок. Текст. Підписи.

80 Загальні вимоги до документів

Будь-який службовий документ належить до офіційно-діловогостилю. Це означає, що у ньому мають реалізовуватися такі загальніособливості цього стилю, як стислість і нейтральність викладу. Важ-ливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повно-та, точність, переконливість.Стислість документа забезпечується відсутністю у ньому зайвоїінформації, зайвих слів тощо. Всі частини тексту мають стосуватисясуті справи, що викладається у ньому Нейтральність викладу є нормою ділового етикету і означає, щомовні засоби, використовувані у документі, не повинні вказувати напочуття та емоції автора. Нейтральність тексту створюється різнимимовними засобами. На рівні лексики ця риса виявляється у викорис-танні нейтральної, або міжстильової, лексики, а також певної термі-нології. Текст документів не повинен містити стилістично зниженихабо емоційно-експресивних слів (просторіччя, жаргонізми, діалек-тизми, іменники і прикметники із суфіксами суб’єктивної оцінки, ви-гуки тощо). На рівні синтаксису нейтральність стилю створюєтьсявикористанням розповідних речень, прямого порядку слів. Якщо до-кумент має метою вплинути певним чином на адресата, то для цьогоповинні використовуватися засоби логічної оцінки фактів, які не по-рушують беземоційності викладу.Достовірність документа означає, що викладені у ньому фактивідповідають дійсності.Повним є документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи.Точним є такий документ, в якому будь-яка фраза, будь-яке словочи речення тлумачаться однозначно. Інакше кажучи, точність доку-мента означає бездоганний виклад думки у ньому. Для досягненняточності у документах можуть повторюватися ті самі слова: “У разінепереказування Пайовиком коштів у встановлений договоромтермін Банк має право зняти кошти з рахунку Пайовика на підставіплатіжної вимоги без акцепту з боку Пайовика”; “Керівникові на-лежать повноваження і права, які встановлюються нормативними ііншими актами, що поширюються на Підприємство, закріплені заКерівником адміністрацією, дирекцією, іншим виконавчим керівниморганом, якщо зі згаданих актів Статуту Підприємства і умов цьогоконтракту не випливає інше”. У всіх функціональних стилях, крім офі-ційно-ділового, такі повтори лексичних одиниць є неприпустимими.Переконливим є документ, здатний вплинути певним чином на ад-ресата, — привести до прийняття пропозиції чи запрошення, вико-нання прохання тощо.Важливою ознакою офіційно-ділового стилю є стереотипність,використання стандартних форм висловлювання. Ця риса, як і нейт-ральність викладу, реалізується на різних мовних рівнях.

81 Види документів

82 Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати ЇЇ в часі та просторі**¹.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформлюють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширенішим є текстовий документ, зміст якого - мовна інфомація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування.

Види документів визначаються за такими ознаками: 1) найменування: заяви, листи, телеграми, довідки; 2) походженням – службові й особисті; 3) місцем виникнення – внутрішні та зовнішні; 4) за призначенням – розпорядчі, організаційні, господарсько-договірні, щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліко-фінансові. 5) за формою – стандартні та індивідуальні. 6) за строком виконання – звичайні безстрокові, термінові і дуже термінові 7) ступенем гласності – секретні і несекретні 8) стадіями створення – оригінали, копії, виписки 9) складністю – складні, прості 10) строком зберігання - постійного зберігання, тривалого (понад 10 років), тимчасового до 10 11) технікою відтворення – на папері, та відтворені механічним способом 12) носієм інформації – тобто на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці тощо.

83.. Реквізити документів

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і по­рядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що від­повідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів⁴:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класи­ фікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлін­ ської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.