71) Звіт, вимоги до складання і оформлення.

ЗВІТИ Звіт це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити: назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Наприклад,

1. Вступ.

2. Характеристика бази практики:

а) Національний лісотехнічний університет України сьогодні;

б) Кафедра лісових машин, гідравліки і гідроприводу.

3. Вивчення студентом – практикантом практичної діяльності установи, її зв’язків із машинобудівними фірмами Європи та наукової діяльності кафедри.

4. Висновок.

72. Пояснювальна записка відноситься до довідково-інформаційних документів. Пояснювальна записка – це документ, який з’ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту) або пояснює причини певного вчинку, події. Службові записки містять такі реквізити: 1) назва структурного підрозділу; 2) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка(у давальному відмінку); 3) посада, прізвище ім’я та по батькові укладача(у родовому відмінку без прийменника від); 4) заголовок(Службова записка, Пояснювальна записка) 5) дата; 6) текст: описова частина і пропозиції; 7) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

73. Етикет ділового листування.

Основні правила ділового листування:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім’я та по-батькові); вельмишановний (ім’я та по-батькові

В укр. Мові звертання ставляться у формі кличного відмінка. Вживання у звертанні іменників у називному відмінку є не нормативним.

2. Першою частиною будь-якого листа є мотивація, що пояснює спонукальні мотиви, причини складання листа.

Стандартні вирази, що вказують на причину:

Зважаючи на затримку оплати … З огляду на … Стандартні фрази, якими підтверджується отримання листа (документів, повідомлення)

Посилання (на попередній лист, зустріч, телефонну розмову)

Стандартні фрази, що вказують на мету:

З метою виконання розпорядження… Для узгодження питань… З метою якнайшвидшого вирішення питання…

Стандартні фрази, що вказують на очікування відповіді і бажаний термін її отримання:

Просимо відповісти якомога швидше … Будемо вдячні якщо ви дасте відповідь протягом 3 днів від дня отримання цього листа…

3. Дуже важливим є вибір завершальних речень. Він залежить від змісту листа. Найчастіше у кінці листа повторюють подяку, вибачаються за турботи, висловлюють надію на подальшу співпрацю тощо.

4. Не слід забувати про завершальну фразу. Найчастіше ділові листи завершуються такими виразами:

З повагою… З вдячністю і повагою … З пошаною і сподіванням на зустріч… Щиро Ваш…. Бажаємо успіхів.

5. Дієслова вживаються переважно в формі 1-ї особи однини і множини:

Прошу Вас…. Повідомляємо Вас… Бажаємо успіхів…

Рідше використовуються дієслова у формі 3-ї особи однини