18) Первинні документи при здійсненні господарських операцій

Відповідно статті 1 Закону про бухгалтерсь­кий облік первинний документ - це документ, що містить зведення про го­сподарську операцію і підтверджує ії існування.

Первинний документ і господарська операція - нерозривно пов'язані поняття.

Первинні документи - це письмові свідчен­ня, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи роз­порядження і дозволи адміністрації (власника) на їхнє проведення.

Господарські операції - це факти підприємницької й іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів».

Зведений обліковий документ — це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.

Показники документа, що характеризують ту чи іншу сторону господарської операції, носять назву реквізитів.

Реквізит поділяють на дві частини:

1) реквізит-ознака, який характеризує якісну сторону гос­подарської операції. Так, у прибутковому ордері це назва матеріалу, що надійшов, його сорт, розмір тощо.

2) реквізит-підстава, що характеризує кількісну сторону господарської операції, тобто у наведеному прикладі — кількість матеріалу, що опри­бутковано.

Обидві частини утворюють інформаційну сукупність, яка називається економіч­ним показником. Один або декілька показників, що характери­зують господарську операцію і визначають бухгалтерський до­кумент.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’яз­кові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

• особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

19) Порядок перевірки й опрацювання документів

Документи, складені в різних господарських підрозділах (цехах, бригадах, на складах тощо), після виконання господарських операцій передаються до бухгалтерії в порядку і строки, визначені головним бухгалтером. Прийняті документи підлягають опрацюванню, мета якого - підготувати документи до наступних записів в регістри синтетичного й аналітичного обліку.

Опрацювання документів полягає в їх перевірці, розцінці (таксуванні), групуванні і контируванні.

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку.

Контирування передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них да­них несуть особи, які склали та підписали ці документи.