4.2.3. Управление документами.

Должна быть «Документированная процедура (1) » управления документами СМК, предусматривающая:

• П роверку утверждение документов на адекватность до их выпуска;

• Анализ, актуализацию и переутверждение документов;

• Идентификацию изменения и статуса пересмотра документов;

• Наличие соответствующих версий документов в местах их применения;

• Сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми;

• Идентификацию документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

• Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующее их обозначение в случае сохранения для каких-либо целей.

Управление документами подразумевает определение:

• Правил разработки, оформления, согласования и утверждения.

• Порядка регистрации, размножения и введения в действие.

• Порядка и периодичности пересмотра, обозначение пересмотра.

• Правил внесения изменений, обозначение изменений.

• Доступа к документам в подразделениях и ознакомление сотрудников.

• Правил хранения и проверки физического состояния документов.

• Отличительных признаков, наносимых на документ и позволяющих определить, что экземпляр учтен.

• Порядка изъятия устаревших документов или их специального обозначения, а также правил уничтожения устаревших документов.

Для организаций бывает выгодно разработать единые для предприятия документированные процедуры управления организационно-распорядительной документацией, используя правила «делопроизводства».

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

Документированная процедура должна содержать требования по:

• Идентификации

• Хранению

• Защите

• Восстановлению (доступности)

• Срокам хранения

• Изъятию

Пункт требования	Записи по качеству
п.5.6.1	Записи об анализе со стороны руководства
п.6.2.2. е	Записи об образовании, подготовке кадров, их мастерстве и опыте
п.7.1 d	Записи соответствия процесса выпуска продукции и готовой продукции
п.7.2.2с	Записи о результатах анализа требований к продукции
п.7.3.2	Записи о входных данных при проектировании и разработке
п. 7.3.4	Записи о результатах анализа проектирования и разработки
п.7.3.5	Записи результатов верификации проекта и разработки
п.7.3.6.	Записи об утверждении проекта и разработки
п.7.3.7	Записи об изменениях в проекте
п.7.3.7	Записи о результатах анализа изменений
п.7.5.2	Записи по спецпроцессам
п.7.5.3	Записи по идентификации продукции
п.7.5.4	Записи о собственности потребителя
п.7.6 а	Записи (методики) калибровки и поверки КИП, которые не калибруются органами Госнадзора
п.7.6	Записи оценки приемлемости результатов, сделанных ранее измерений, если обнаружено, что измерительное оборудование не соответстует
п.8.2.2	Записи по внутренним аудитам
п.8.2.4.	Записи о соответствии продукции установленным требованиям
п. 8.3	Записи о несоответствии продукции
п.8.5.2.е	Записи о корректирующих действиях
п.8.5.3.	Записи о предупреждающих действиях