4.2. Требования к документации.
4.2.1. Общие положения (
Документация СМК должна включать:
Политику в области качества.
Цели в области качества.
Руководство по качеству.
Документированные процедуры СМК.
Д
окументы
для результативного эффективного
планирования, осуществления и управления
процессами.Записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4).
4.2.2. Руководство по качеству должно включать:
Область применения СМК и обоснование исключений (1.2).
Документированные процедуры СМК или ссылки на них
Описание взаимодействия процессов СМК
Документ - определяющий систему менеджмента качества организации
ЗАПИСИ
документ , содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
Примечание 1. Записи могут использоваться для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.
Примечание 2. Обычно пересмотры записей не нуждаются в управлении.
ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЛОКУМЕНТАЦИЕЙ
Востребованность |
Документ должен существовать при наличии и/или предполагаемых требований потребителей к этому документу |
При разработке задания на создание или корректировку документа, а также на вывод документа из системы определить действительную потребность в нем потребителей документа. |
Достоверность |
Поддержание взаимного соответствия содержания документа и фактического состояния дел, актуальность документа |
Разработать механизмы определения степени достоверности документа, например, при внутреннем аудите |
Доступность |
Возможность доступа к действующей редакции документа лиц, вовлеченных в его жизненный цикл. Отказ в несанкционированном доступе. |
Разработать систему доступа, рассылки, изъятия |
Процессный подход |
Достижение эффективного управления, при этом любая деятельность и соответствующие ресурсы рассматриваются как процессы |
Определить потребителей и поставщиков документа, включая требования. Определить потребности в ресурсах при управлении жизненным циклом документа. |
Непрерывное улучшение |
Повышение качества деятельности организации |
Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации |
Непрерывное улучшение |
Повышение качества деятельности организации |
Определить пути и критерии повышения эффективности документа за счет увеличения его ценности для потребителей и уменьшения стоимости его жизненного цикла для организации |
Идентификация |
Управление потоками документации (поиск, обработка и т.д). Исключение возможности непреднамеренного использования недействующих редакций документа. |
Разработать систему идентификации по классификационным признакам документов (в том числе по текущей стадии его жизненного цикла, по статусу, типу, виду и др.). Ввести постраничную идентификацию. Идентифицировать место хранения. |
Прослеживаемость |
Представление данных для анализа предыстории |
Определить порядок архивного хранения действующих и устаревших редакций документов (а, возможно, и проектов) |
Соответствующая документация необходима для:
Распределение ответственности и полномочий;
Планирование деятельности на всех уровнях организации;
установление и нормирование требований к выполнению работ;
обеспечение воспроизводимости процессов;
достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению деятельности;
обеспечению соответствующей подготовки кадров;
обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и процессов;
обеспечению объективных свидетельств;
оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента организации и ее процессов;
закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в организации;
разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности;