Тема 10. Субд Microsoft Access 2007 Лекция 17

1. Интерфейс Microsoft Access 2007

2. Объекты базы данных.

3. Понятие таблицы. Структура таблицы. Типы данных. Свойства полей таблицы. Понятие ключевого поля. Фильтрация в таблицах. Связи в таблицах. Обеспечение целостности данных.

4. Понятие запросов. Виды запросов. Технология их создания.

5. Формы. Виды форм. Технология их создания.

6. Отчеты и их назначение. Виды отчетов. Структура отчетов.

Интерфейс Microsoft Access 2007

СУБД Microsoft Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных пользователю, позволяя легко создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

База данных Microsoft Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К ним относятся таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, страницы, модули.

Новый интерфейс пользователя в Office Access 2007 содержит ряд элементов для работы с приложением Новый дизайн упрощает доступ к функциональным возможностям. Новое окно Приступая к работе с Microsoft Office Access помогает сократить время на знакомство с приложением и обеспечивает быстрый доступ к средствам для начала работы, в числе которых – комплект профессионально разработанных шаблонов.

Самый важный из новых элементов интерфейса получил название ленты. Лента является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. Лента представляет собой полосу в верхней части окна программы, на которой доступны группы команд. Лента Office Fluent обеспечивает единую среду работы с командами и является основной заменой меню и панелей инструментов. На ленте расположены вкладки, которые содержат команды, объединенные в группы в соответствии с логикой работы. В Office Access 2007 основными вкладками ленты являются вкладки Главная, Создать, Работа с внешними данными и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию – элемент управления, позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.

К основным элементам нового интерфейса пользователя в Office Access 2007 относятся следующие:

• Приступая к работе с Microsoft Office Access. Область, отображаемая при запуске приложения Access из меню Пуск в Windows или с помощью ярлыка на рабочем столе.

• Лента Office Fluent. Область в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды.

• Вкладка команд. Команды, собранные по определенным логическим связям.

• Контекстная вкладка команд. Вкладка с командами, зависящими от контекста— объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.

• Коллекция. Элемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.

• Панель быстрого доступа. Единственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.

• Область переходов. Область в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных.

• Вкладки документов. Таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы отображаются в виде документов на вкладках.

• Строка состояния. Полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление.

• Мини-панель инструментов. Прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его.

В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип заключается в необходимости исключать повторяющиеся (или лишние) данные, т.к. они занимают место и повышают вероятность возникновения ошибок и неполадок. Второй принцип касается важной роли правильных и полных данных.

Правильная структура базы данных подразумевает:

• распределение данных по тематическим таблицам в целях сокращения объема повторяющихся данных;

• добавление в Access данных, необходимых для объединения сведений, которые содержатся в таблицах;

• возможность поддержания и отслеживания точности и целостности данных;

• соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.

Процесс разработки базы данных включает следующие шаги:

• Определение цели создания базы данных

• Поиск и организация необходимых данных

• Распределение данных по таблицам

• Преобразование элементов данных в столбцы. Определить, какие данные требуется хранить в каждой таблице. Каждый элемент данных будет введен в отдельное поле и станет столбцом таблицы.

• Задание первичных ключей. Выбирать первичные ключи таблиц. Первичный ключ – столбец для однозначного определения каждой записи.

• Создание связей между таблицами. Проанализировать все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавить в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.

• Усовершенствование структуры. Проверить структуру базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Проанализируйте полученные результаты. Внесите в структуру необходимые изменения.

• Применение правил нормализации. Применение правила нормализации, чтобы проверить правильность структуры таблиц.

Понятие таблицы. Структура таблицы. Типы данных.

Свойства полей таблицы. Понятие ключевого поля.

Фильтрация в таблицах. Связи в таблицах. Обеспечение

целостности данных

Таблица – это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

Для создания новой таблицы в новой базе данных щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Создать. В поле Имя файла введите имя файла. Для создания таблицы можно использовать импорт данных, сохраненных в другом месте, или связь с ними

Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных: текстовой, числовой, поле memo, дата/время, денежный, тип счетчик, логический тип, поле объекта ole, гиперссылка.

Office Access 2007 может автоматически определять тип данных для поля, созданного в режиме таблицы. Однако иногда требуется переопределить тип данных, назначенный автоматически. Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных на вкладке Данные/ Явное задание типа данных. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Тип данных.

С помощью значений свойств полей можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей.

Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.

Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Для того чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:

• таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;

• типы данных, длины полей, а главное – значения обязательно должны совпадать.

Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных. Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая – подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:

• связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;

• связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.

Для создания связи необходимо на вкладке Средства базы данных в группе Скрыть/Отобразить выберите команду Отношения.

Если в базе данных никаких связей не определено, автоматически открывается диалоговое окно Добавление таблицы. В диалоговом окне Добавление таблицы отображаются все таблицы и запросы базы данных. В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:

• обеспечение целостности связи;

• каскадное обновление полей;

• каскадное удаление связанных полей.

Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.