29.Довідково-інформаційні документи

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

30. Етикет службового листування

 1.   Під час підготовки повідомлень обов'язкове заповнення всіх полів заголовка. На повідомлення з незаповненими полями відповідь може не поступити. 2.   «Тіло» повідомлення має бути коротким. У ньому має міститися опис причини обігу та чітко виражатися конкретне прохання (запит). Саме прохання (запит) є підставою для ухвалення рішення й виконання у відповідь повідомлення. За відсутності чіткого формулювання запиту відповідь не гарантується. 3.   Прохання або запит, виражений в повідомленні електронної пошти, не повинні вимагати від адресата використовування засобів зв'язку, відмінних від електронної пошти. 4.   Термін відповіді на повідомлення електронної пошти — 24 години. Зміст відповіді повинен відповідати змісту запиту. 5.   При неодержанні відповіді на запит слід перевірити, чи правильно були додержані формальні вимоги (заповнення полів, чітка вказівка очікуваної реакції, підпис автора повідомлення). В службовому листуванні повторний обіг допустимий, проте тільки через певний інтервал часу, який ніколи не буває менше одного тижня (якщо обставини дозволяють, краще витримати двотижневий інтервал між обігом). 6.   У службовому листуванні використовування механізму поштових вкладень допустимо для пересилки файлів лише на пряме прохання партнера 7.   За умов одержання електронною поштою незатребуваного повідомлення з вкладеним файлом поштове вкладення слід видаляти, не відкриваючи і не читаючи. 8.   Якщо пересилка поштового вкладення злагоджена обома сторонами, слід оцінити розмір файлу, що пересилається. Допустимим вважається розмір до 100 Кбайт. Якщо реальний розмір більше, слід заздалегідь сповістити про це партнера (використовуючи будь-який засіб зв'язку). Необхідність у попередньому сповіщенні пов'язана з тим, що поштовий клієнт адресата може мати внутрішню настройку на блокування повідомлень з вкладеннями, що мають значний розмір.

 

31.

У розвитку сучасного суспільства важливу роль відіграє наукова інформація, отримана в результаті наукового пізнання, її отримання, поширення та використання мають суттєве значення для розвитку науки. Наукова інформація поширюється в часі та просторі певними каналами, засобами, методами. Особливе місце в цій системі належить науковій комунікації. Наукова комунікація (НК) — обмін науковою інформацією (ідеями, знаннями, повідомленнями) між ученими і спеціалістами.

У процесі НК виділяють п'ять основних елементів:

1) комунікант — відправник повідомлення (особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує наукову інформацію та передає її).

2) комунікат — повідомлення (фіксована чи нефіксова-на наукова інформація, закодована певним чином за допомогою символів, знаків, кодів).

3) канал (спосіб передачі наукової інформації).

4) реципієнт — отримувач повідомлення (особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її, реагує на неї).

5) зворотний зв'язок — реакція реципієнта на отримане наукове повідомлення.

Є багато підходів до класифікації наукової комунікації, її поділяють на пряму (безпосереднє спілкування фахівців, зайнятих у науково-дослідницькому процесі); опосередковану (комунікація між ученими через їхні наукові публікації); вертикальну (між науковим керівником і дисертантом); горизонтальну (пов'язує здобувача з представниками наукової школи) та ін. Однак найпоширенішим є поділ наукових комунікацій на формальні і неформальні, документні і недокументні, між якими встановлено тісний взаємозв'язок.

Формальна НК — обмін науковою інформацією через спеціально створені структури для генерації, оброблення і поширення наукового знання. Це — видавництва, редакції газет і журналів, науково-дослідні установи, вищі навчальні заклади, радіо, телебачення, бібліотеки, інформаційні центри, музеї, архіви тощо. В наукознавстві формальну комунікацію часто розглядають як опублікування статті в журналі або наукової монографії і посилання. Пряме цитування одного автора іншим свідчить про створення формального каналу комунікації між ними — від цитованого автора до того, хто цитує. Якщо два дослідники цитують третього, то створюється формальна комунікація між першим і третім автором шляхом цитування. Ефективність формальної НК визначається кількістю та якістю опублікованих наукових результатів.

Неформальна НК — це комунікація, що встановлюється між комунікантом (відправником) і реципієнтом (отримувачем) шляхом особистих контактів, зустрічей, бесід, телефонних розмов, листування тощо. Позитивним аспектом такої комунікації є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння. Ефективність неформальних НК визначається через самозвіти, опитування, спостереження. Окремі неформальні обміни науковою інформацією стають очевидними, коли науковці у співавторстві публікують результати свого дослідження.

Документна НК — комунікація, опосередкована науковим документом, побудована на обміні документованою інформацією (ідеями, повідомленнями, знаннями). Науковий документ — це публікація результатів теоретичних і (чи) експериментальних досліджень, а також підготовка науковцями до публікації пам'яток культури, історичних документів та літературних текстів. Він містить зафіксовану на матеріальному носієві наукову інформацію для передачі її в просторі і часі.

32.Термін-слово або словосполучення, яке позначає поняття галузі знань чи діяльності людини. Основні групи лексики: математична, фізична, химічна, біологічна, філософська, літературно знавча, фінансова, спортивна, музична. Дві складові у системі термінів:1)Термінологія-1-наука що вивчає терміни.2-система і сукупність термінів певної галузі.

Ознаки термінів: 1системність-кожний термін входить до своєї системи.2 точність-правильне пояснення поняття.3 однозначність-термін має лише одне значення.4 наявність дефеніції-термін має своє означення.

Кодифікація термінів- підпорядкування термінів до певних словників і довідок.Усю термінологію збирають у словниках: перекладні, двомовні(трьохмовні), енциклопедично-довідкові, тлумачно-перекладні.

Загальногалузеві- термні, що вживаються майже в усіх галузях науки.

Міжгалузеві-терміни, що вживаються лише в кількох галузях науки.

Вузькоспеціальні-терміни, що вживаються в окремій галузі.

Наукові терміни утворюються: 1)фторинна номінація-використання загальновживанного слова для названня наукового поняття.2)словотвірний-утворення термінив за допомогою суфіксів, префіксів, складання слів або скорочення слів.3)синтаксичний-добір словосполучень для називання наукового поняття.4)запозиченя-утворення термінів за допомогою іншомовних слів.

Терміни за структурою:1)однокомпонентні.2)двокомпонентні.3)трикомпонентні.4)багатокомпонентні.

33.

Розвиток української економічної термінології тісно пов'язаний з використанням слів іншомовного походження. У системі сучасної української економічно-правової термінології, що склалася на ґрунті широкого та всебічного використання всіх ресурсів загальнонаціональної мови, інтернаціональні терміни є її органічною частиною. Аналіз інтернаціоналізмів у сучасній українській економічно-правовій термінології показав, що найчисленнішою групою термінів є ті, що створювалися на основі запозичень з класичних мов — давньогрецької і латинської чи створені за допомогою грецько-латинських елементів і майже на 30—40 % базуються на цих мовах. Проникнення латинських слів до української мови інтенсивно розпочинається з виділення її в самостійну мову української народності (ХІV—ХV ст.). У XIV-XV ст. основу засобів вираження понять, пов’язаних з економічним станом країни, торгівлею у ній, становили слова, успадковані з давньоукраїнської мови. Унаслідок нових міжетнічних контактів на торговельно-економічному рівні в українській мові XIV-XV ст. почали функціонувати запозичені слова, переважно з романських і германських мов через посередництво старопольської і старочеської мов.

Українська термінологія вже упродовж двох століть привертає до себе увагу багатьох учених, фахівців, ентузіастів національного відродження. Адже українська мова стоїть як рівноправна серед інших мов, і є цілком придатною для творення наукового стилю. Особливістю нашого часу, який межує не лише зі століттями, а й тисячоліттями, є те, що нарешті після багатьох років поневірянь та утисків українська мова знову зайняла своє достойне місце в усіх сферах життєдіяльності, і зокрема у науковій галузі. Національна термінологія як складова частина наукової мови знаходиться на гребені свого третього національного відродження. На запити середньої і вищої освіти упродовж 1990-х років з’явилася низка термінологічних словників, які в тій чи іншій мірі заповнювали прогалину спеціальних назв і понять. Звичайно, не усі лексикографічні праці відповідали духові і завданням часу, але кожна з них по краплиночці додавала снаги нашій науковій мові, пробуджувала її від десятилітньої сонливості, заставила запрацювати на рівні найпрестижніших європейських мов, а може, й краща.