Технология управленческих процессов
Технология управленческих процессов - это совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними целей. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние. Этот процесс характеризуется непрерывностью, циклической повторяемостью отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; выработки и принятия решений; организации их выполнения), неравномерностью, инерционностью, проявляющейся в запаздывании управленческих действий. Он развивается и совершенствуется вместе с самой организацией.
Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерную загрузку исполнителей.
Для описания технологии работы аппарата управления используются всевозможные виды графических моделей, таблиц и анализа.
Оперограмма.
Блок-схема.
Фотография рабочего времени.
Причинно-следственная диаграмма.
3.1. Оперограмма
Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов; таблица, строки которой предназначены для осуществляемых операций учета, регистрации, согласования и т.п., а колонки - для ответственных исполнителей.
Оперограмма — это графическое изображение процедуры, выполненное в виде таблицы, с левой стороны которой по вертикали формулируются операции процедуры, а вверху по горизонтали перечисляются исполнители этих операций.
Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями.
С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.
Для более наглядного примера проследим за внутренним движение документа на примере приказа в Центре занятости населения г. Новокузнецк, начиная с подготовки и оформления проекта приказа и заканчивая передачей его в архив. Оперограмма представлена на таблица. 1
№ п/п |
Операции |
Исполнители |
|
||||||
Специалист ДОУ |
Юрист |
Заместитель директора |
Директор ЦЗН |
Заведующий канцелярией |
Вед.специалист архива |
Время операции |
|||
1 |
Подготовка и оформление проекта Приказа |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Согласование проекта Приказа, визирование |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Передача проекта Приказа в службу ДОУ |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Подписание проекта Приказа |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Регистрация Приказа |
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Доведение Приказа до исполнителей |
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Передача в архив |
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Архивное хранение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Таблица. 1. Оперограмма