2.1.2 Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы [2.1].

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

В состав информационного обеспечения включаются два компонента: внешняя информация (классификаторы технико-экономическая информация и документы) и внутренняя информация (макеты, экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

2.1.3 Информационная модель

После внедрения АРМ технология работы сотрудника изменится.

В исследовательском разделе дипломного проекта была рассмотрена модель существующих в администрации городского поселения Уваровка бизнес-процессов «Как есть» (модель "AS-IS"). Рассмотрим функциональную модель бизнес-процессов «Как будет» (модель "TO-BE").

Для анализа внедряемой технологии разработаны диаграммы по методологии SADT (IDEF0) с использованием CASE средств Ramus, называемые структурно-функциональными [2.2].

После внедрения АРМ сотруднику администрации общего отдела поступает различного рода информация, присвоение почтового адреса и другие обращения, справочная и нормативная документация (нормативные акты, приказы и распоряжения), поступающая от вышестоящих органов. Все эти документы имеют расширение Word, если это текстовый документ, jpg, bmp или png, если это отсканированный документ, то сотрудник сам определяет в каком из перечисленных расширений он хочет сохранить его. Далее происходит подготовка и оформление этих документов сотрудником администрации, опираясь на нормативные акты, приказы, уставы для того, чтобы в дальнейшем вынести по ним решение (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 — Контекстная диаграмма модели ''TO-BE'' «Подготовка и оформление документов»

Документы, поступающие от населения, проверяются сотрудником администрации на правильность оформления и соответствия принятым нормативам. Неправильно оформленные документы идут на доработку. Правильно оформленные заявления и документы, а также обращения населения и приказы вышестоящих органов последовательно проходят регистрацию и обработку документов (Рисунок 2.2).

Рисунок 2.2 — Декомпозиция первого уровня модели ''TO-BE'' «Подготовка и оформление документов»

При регистрации документы классифицируются по типу, по статусу (по важности), по срокам, необходимым для принятия решения. Классификация зависит от удобства пользователя найти необходимый документ с минимально затраченным временем. После этого сотрудник администрации передает их на обработку и подготавливает место для их дальнейшего хранения. В отличие от схемы хранения, существующей на данный момент в работе сотрудника администрации, а именно бумажного архива, предлагается создать электронный архив документов, позволяющий облегчить труд работника за счет экономии времени на поиск необходимой информации, а также обеспечить наибольшую сохранность документов (Рисунок 2.3).

Далее зарегистрированные документы передаются на обработку, то есть на этом этапе принимается окончательное решение и происходит его исполнение. Исполненный документ регистрируется, сохраняется в бумажном и электронном архиве и составляются отчеты (Рисунок 2.4).

Рисунок 2.3 — Функциональный блок модели ''TO-BE'' «Оформление документов на аренду»

Рисунок 2.4 — Функциональный блок модели ''TO-BE'' «Составление отчетов»

Преимуществами создания электронного архива являются:

• поиск по фрагменту наименования;

• осуществление быстрого доступа к необходимому документу;

• удобство корректировки документов;

• доступ ограниченного числа лиц к документации;

• дублирование всей документации;

• рассортировка документов.

Внедрение системы электронного документооборота в работу сотрудника администрации позволит быстро обрабатывать документы, отслеживать их путь, то есть на какой стадии они находятся, присваивать им приоритеты, а также составлять задачи на определенный день.

Такое нововведение в администрации, как создание электронного документооборота, приведет к ряду возможностей, которые позволят уменьшить риск потери и порчи документации, обеспечить ее конфиденциальность, привести к сокращению времени за счет удобного и быстрого поиска документа.

Центральным компонентом информационного обеспечения является база данных, обеспечивающая обмен данными различных задач.

Для проектирования баз данных, информационных и других систем чаще всего используются ER-модели.

Модель Сущность-Связь (ER-модель) — это модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы. Она предоставляет графическую нотацию, основанную на блоках и соединяющих их линиях, с помощью которых можно описывать объекты и отношения между ними какой-либо другой модели данных [2.3].

ER-модель удобна при проектировании информационных систем, баз данных, архитектур компьютерных приложений, и других систем. С её помощью можно выделить ключевые сущности, присутствующие в модели, и обозначить отношения, которые могут устанавливаться между этими сущностями.

Основными конструктивными элементами ER-моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

ER-модель разрабатываемой системы создания электронного документооборота представлена на Рисунке 2.5.

Рисунок 2.5— ER-модель разрабатываемой системы.

Основной таблицей модели является таблица: «Обращения граждан». Данная таблица содержит сведения о документах, поступающих ответственному лицу.

Таблица «Обращения граждан» связывает граждан с администрацией через сотрудника. Жители представляют письменные заявления с просьбами сотруднику администрации, на которые он должен отреагировать.

Таблица «Обращения граждан» связана с таблицей «Статус обращения», что позволяет определить, на какой стадии обработки находится документ (принято решение по обращению населения или нет). Данные связи необходимы для создания в программе списка событий, которые необходимо решить.

В таблице «Аренда» содержится информация об арендаторах, о землях находящихся у них в аренде и о стоимости данной услуги (аренды). Подробная информация о земельных участках, подлежащих аренде хранится в таблице «Земельный участок».

Для описания процесса преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю и отношений между этими процессами используются диаграммы потоков данных (DFD — Data Flow Diagramm).

Диаграммы потоков данных (DFD) используются для документирования механизмов передачи и обработки информации в моделируемой системе. Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного отображения текущей работы системы документооборота организации. Чаще всего диаграммы DFD применяют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0 [2.4].

Для определения документооборота в администрации городского поселения Уваровка была использована диаграмма потоков данных (Рисунок 2.6)

Рисунок 2.6 — Диаграмма потоков данных (DFD)

Сотруднику администрации поступает различного рода документация от населения. Все документы идут на проверку правильности оформления. Правильно оформленные документы поступают на регистрацию и после этого в архив. Из хранилища документы попадают на обработку, то есть для вынесения по ним решения, и после этого обработанные документы одновременно попадают обратно в хранилище документов и адресату, который его подавал.