1.3 Существующая технология выполнения основных функций сотрудника администрации общего отдела
В настоящее время на поиск нормативно-справочной, экономической информации, а также информации, связанной с обращениями граждан и доведение ее до адресата уходит некоторое время, что негативно сказывается на работе, а также нерационально используется человеческий ресурс, так как работа всех сотрудников трудоемкая: каждый сотрудник должен предоставить определенную информацию остальному персоналу и нередко эти данные дублируются.
Количество обрабатываемой информации стремительно растет. Организация сталкивается с проблемой работы со значительными массивами информации. Для анализа существующей технологии разработана структурно-функциональная диаграмма по методологии SADT (IDEF0) с использованием CASE средства Ramus [1.4].
Необходимо рассмотреть существующую модель «как есть» или ″AS-IS″ для администрации г\п Уваровка.
Сотруднику поступает различного рода информация, то есть обращения населения (жалобы, предложения различного рода и другие), документы (паспорт собственника земельного участка, свидетельство о государственной регистрации права на земельный участок и другие), и нормативные акты и приказы вышестоящих органов. Далее происходит подготовка и оформление этих документов сотрудником администрации общего отдела, опираясь на нормативные акты, приказы, уставы для того, чтобы в дальнейшем вынести по ним решение (Рисунок 1.5).
Рисунок 1.5 — Контекстная диаграмма модели ''AS-IS'' «Подготовка и оформление документов»
Документы проверяются сотрудником администрации на правильность оформления и соответствия принятым нормативам. Неправильно оформленные документы идут на доработку. Правильно оформленная документация, а также обращения населения и приказы вышестоящих органов последовательно проходят регистрацию и обработку документов (Рисунок 1.6).
Рисунок 1.6 — Декомпозиция первого уровня модели ''AS-IS'' «Подготовка и оформление документов»
При регистрации документы классифицируются по типу, по статусу (по важности), по срокам, необходимым для принятия решения. После этого сотрудник администрации передает их на обработку и подготавливает место для их дальнейшего хранения (Рисунок 1.7).
Далее зарегистрированные документы передаются на обработку, то есть на этом этапе принимается окончательное решение и происходит его исполнение. Исполненный документ регистрируется и сохраняется в архиве (Рисунок 1.8).
Рисунок 1.7 — Функциональный блок модели ''AS-IS'' «Регистрация документов»
Рисунок 1.8 — Функциональный блок модели ''AS-IS'' «Обработка документов»
Большая часть обрабатываемого информационного потока существует в бумажном виде, что частично объясняется требованиями законодательства к оформлению документов, имеющих юридическую силу, потребностями в наглядном просмотре и коллективной работе с документами.
Большое количество документов различных типов и форматов затрудняет поиск нужной информации и создает постоянные проблемы с учетом и прогнозированием.
В результате возникает ситуация — горы папок и стеллажей с договорами, нормативными документами, чертежами, корреспонденцией.
Серьезные проблемы возникают с информацией, имеющейся в бумажном виде. Основными недостатками бумажных документов являются:
длительный поиск нужных данных;
возможность потери или порчи документа;
неудобство корректировки документов;
недостаточная конфиденциальность информации.
Существующая в администрации схема учета данных ведет к неоперативному доступу к необходимой информации, потери времени на поиск документов, часть информации безвозвратно теряется.
Внедрение информационных технологий повлияет на структуру администрации в плане как сокращения числа работников отдельных подразделений, так и появления новых подразделений (информационного обслуживания).
На современном этапе автоматизации управления наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.