1.2 Характеристика деятельности сотрудника администрации общего отдела

Сотрудник администрации общего отдела обычно по статусу приравнивается к заместителю главы администрации [1.2].

Основными задачами сотрудника администрации общего отдела являются:

• координация работы сотрудников администрации;

• работа с документацией (делопроизводство);

• подготовка и проведение совещаний, заседаний, других мероприятий;

• контроль исполнения решений;

• организация приема граждан, работа с жалобами и предложениями;

• материально-техническое, информационное обеспечение деятельности администрации;

• взаимодействие от имени администрации с представительным органом зачастую его хозяйственное обслуживание.

Сотрудник администрации общего отдела распределяет документы по отделам. Если есть документы, находящиеся в компетенции сотрудника администрации, то он их непосредственно решает.

Основными функциями сотрудника администрации общего отдела являются:

• устанавливает предмет обращения (изменение целевого назначения земельного участка, присвоение/изменение почтового адреса земельного участка, жалоба), устанавливает личность заявителя, проверяет документ, удостоверяющий личность;

• проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя правообладателя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;

• проверяет наличие всех необходимых документов исходя из соответствующего перечня документов, представляемых на предоставление муниципальной услуги;

• регистрирует заявление гражданина и направляет на рассмотрение главе администрации;

• ведение учета арендованных земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

• ведение учета доходов от сдачи в аренду земельных участков, находящихся в собственности администрации городского поселения Уваровка;

• вносит изменения в похозяйственную книгу.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с главой администрации по вопросам организационной деятельности персонала, отчетам о проделанной работе, ознакомления с нормативными актами и приказами, поступившими сначала к сотруднику. Глава администрации отдает распоряжения сотруднику администрации и отделам, как через сотрудника, так и напрямую. Также глава выносит решения по вопросам, находящимся в его компетенции и, либо исполняет сам, либо отдает поручение сотруднику, который может разрешить данную ситуацию.

Сотрудник администрации общего отдела взаимодействует с ведущим специалистом отдела финансирования по вопросам составления и рассмотрения бюджета, внесения в него поправок. Поэтому же вопросу экономист взаимодействует с главой администрации, который в свою очередь должен одобрить бюджет или отправить на доработку. К сотруднику администрации поступает информация от экономиста в виде сметы доходов и расходов, копии принятого к исполнению бюджета, ежеквартальных отчетов и другие. Экономист работает с бухгалтерией, которая предоставляет необходимые данные и статистику для разработки бюджета, и главой администрации, который дает письменное согласие на разработку экономически-важных документов.

Сотрудник администрации взаимодействует с бухгалтерией по различным экономическим вопросам таким, как: оплата счетов за различные виды услуг, предоставляемых администрации, закупка необходимого оборудования для дальнейшего использования в администрации. Бухгалтерия также может напрямую связаться с главой администрации по этим же вопросам, что является бесполезной тратой времени.

Сотрудник администрации общего отдела является связующим звеном между главой администрации и экономическим отделом, к нему стекается различного рода информация, которую он может решить сам, чтобы облегчить труд главы администрации или же отправить ему, если важность документа не позволяет разобраться самому. Однако экономический отдел может сразу напрямую быть связан с главой администрации.

Взаимодействие сотрудника администрации общего отдела с другими подразделениями показано на Рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 — Взаимодействие объектов управления городского поселения Уваровка.

Исходя из описания взаимодействия сотрудников администрации, можно сделать вывод, что нет четко отлаженной организационной структуры взаимодействия отделов, которая бы позволила более оперативно решать поставленные задачи и быстро и грамотно принимать решения. При таком неструктурированном взаимодействии сотрудников администрации затрачивается большое количество времени и человеческих ресурсов, из-за чего снижается работоспособность как отдельных сотрудником, так и администрации в целом.