2.2.3 Обоснование целесообразности разработки и внедрения арм

В исследовательском разделе были рассмотрены и проанализированы уже имеющиеся на рынке программные продукты в области системы электронного документооборота. Были рассмотрены функциональность, стоимость и недостатки этих систем. Было выявлено, что затраты на приобретение существующих систем электронного документооборота достаточно высоки и не совсем точно отвечают специфики данного проекта.

Не все системы электронного документооборота могут подойти для работы сотрудника администрации городского поселения Уваровка. Многие программные продукты либо сложны в управлении, либо стандартизованы и могут не отображать функционала, необходимого именно для данной организации.

Выбор программного комплекса зависит от структуры и функций данного органа, а также и от денежных средств, выделяемых бюджетом на приобретение программы.

Необходимо рассмотреть и сравнить затраты на разработку АРМ сторонними организациями и эти же затраты, которые получатся при разработке АРМ студентом-дипломником.

Лицензия на программный продукт 1С потребуется как разработчику сторонней организации, так и студенту-дипломнику. Стоимость лицензии составит 29360 рублей.

При обращении в стороннюю организацию с запросом об определении стоимости возможного заказа на разработку АРМ сотрудника администрации был получен ответ, что стоимость программного продукта на заказ будет равна 58900 рублей, при минимальной стоимости разработки любого программного продукта 50000 рублей.

Калькуляционные затраты на разработку и использование АРМ сторонней организацией и студентом-дипломником приведены в Таблице 2.7:

Таблица 2.7 —  Калькуляционные затраты на разработку и использование АРМ

Статьи затрат	Сумма затрат при разработке АРМ сторонней организацией, руб.	Сумма затрат при разработке АРМ дипломником, руб.
Лицензия на 1С	29360,00	29360,00
Стоимость разработки	58900,00	40929
Итого	88260,00	70289

Затраты на разработку АРМ сторонней организацией будут достаточно высоки, так как стоимость самой разработки велика.

Разница между разработкой АРМ сторонней организацией и студентом составляет 17971 рублей, то есть можно сделать вывод, что целесообразнее отдать разработку АРМ студенту-дипломнику.

2.2.4 Экономический эффект от внедрения арм

Под эффективностью понимается степень соответствия системы поставленным перед ней целям. Экономическая эффективность — это мера соотношения затрат на разработку, внедрение, эксплуатацию и модернизацию системы и прибыли от ее применения.

Ряд факторов организационного, информационного и экономического характера влияют на эффективность внедрения автоматизированной системы.

Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных, многочисленных расчетов и записей в реестры и другую документацию, сверки показателей, увеличив тем самым время для проведения анализа и оценки эффективности принимаемых управленческих решений.

Информационный фактор выражается в повышении уровня информированности персонала.

Экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая целью полное и своевременное отражение и состояние объекта и причин, влияющих на его развитие, в конечном счете направлена на улучшение использования производственных ресурсов.

Необходимо привести расчет эксплуатационных затрат как с применением АРМ, так и без нее. Для наглядности, при сравнении затрат, расчет производится за год.

Статьи затрат при применении АРМ:

• основная и дополнительная заработная плата с социальными начислениями;

• расходуемые материалы;

• амортизационные отчисления;

• общие накладные расходы;

• прочие накладные расходы.

Статьи затрат без применения АРМ:

• основная и дополнительная заработная плата с социальными начислениями;

• расходуемые материалы;

• амортизационные отчисления;

• общие накладные расходы;

• прочие накладные расходы.

Расчёты затрат проводятся аналогично расчётам затрат на разработку.

При расчете эксплуатационных затрат без применения АРМ требуется один сотрудник администрации.

Заработная плата. За месяц у сотрудника администрации:

• основная заработная плата — 11500 рублей;

• начисления на заработную плату — 3910 рублей.

Итого за месяц заработная плата у сотрудника администрации составляет 15410 рублей. Сумма, потраченная на годичную заработную плату, составляет 184920 рублей.

Расходуемые материалы. За месяц расходуется 3 пачки бумаги по 130 рублей и 16 картриджей по 360 рублей в год, следовательно, за 12 месяцев на расходуемые материалы тратится 10440 рублей.

При расчете эксплуатационных затрат с применением АРМ требуется один специалист со знанием компьютера.

Заработная плата сотрудника администрации является фиксированной и, также как и при работе без применения АРМ, составляет 15410 рублей.

Износ ПЭВМ рассчитывается исходя из 10 % амортизационных отчислений за год. Следовательно, при стоимости используемой ПЭВМ, равной 18000 рублей, и стоимости принтера — 3500 рублей, годовой износ ПЭВМ составит:

ИПЭВМ = 18000 × 0,1 ×12 + 3500 × 0,1 ×12 = 2580 руб.

Расходуемые материалы. За один месяц используется 1 пачка бумаги по 130 рублей и 5 катриджей стоимостью 360 рублей, следовательно, за 12 месяцев необходимо затратить 3360 рублей.

Общие накладные расходы рассчитываются по формуле (2.5):

Z _{н. р.} = 184920 × 0,2 = 36984 руб. (2.5)

Для администраций городских поселений прочие расходы составляют 10 % от фонда основной заработанной платы:

Z_пр = 184920 × 0,1 = 18492 руб.

Смета годовых эксплуатационных затрат приведена в Таблице 2.8.

Таблица 2.8 — Годовые эксплуатационные затраты

Статьи	Без применения АРМ	С применением АРМ
Заработная плата	184920	184920
Износ ПЭВМ	2580	2580
Расходуемые материалы	10440	3360
Общие накладные расходы	36984	36984
Прочие накладные расходы	18492	18492
Итого:	253416	246336

Вариант с применением АРМ экономит 7080 рублей ежегодно.

Необходимо определить экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота.

Необходимо провести технико-экономический анализ, который позволит увязать технические и экономические характеристики.

Технико-экономическое обоснование разработки АРМ производится с целью определения экономической эффективности внедрения данной автоматизированной системы в администрации, а также экономического эффекта от ее реализации. Технико-экономические показатели позволяют определить целесообразность проведения разработки и ее внедрения, а также оценить реальную выгоду, как для разработчика системы, так и для ее пользователя.

Необходимо определить срок окупаемости программного продукта в месяцах по формуле (2.6):

, (2.6)

где П_окуп — период окупаемости в месяцах;

З_{разработка} — затраты на разработку программы;

Э_{годовая} — годовая экономия.

П _{окуп .}= 12*40929/7080=69,4 мес.

Зная годовую экономию и годовые эксплуатационные затраты с внедрением АРМ можно определить коэффициент эффективности (К_эф.) по формуле (2.7):

. (2.7)

К _эф. =7080/40929=0,17.

Коэффициент эффективности показывает сколько экономии в рублях приходится на каждый рубль затрат. Следовательно, на каждый рубль затрат приходится 0,17 рубля экономии.

В Таблице 2.9 приведены все технико-экономические показатели разработанного АРМ.

Таблица 2.9 —  Технико-экономические показатели АРМ

Показатели	Значения
1. Затраты на разработку
Продолжение Таблицы 2.9
Срок разработки (дн.)	43
Затраты на разработку (руб.)	40929
2. Эксплуатационные затраты АРМ
Без применения АРМ	С применением АРМ
253416	246336
3. Показатели экономической эффективности
Годовая экономия (руб.)	7080
Период окупаемости (мес.)	69,4
Коэффициент эффективности (руб.)	0,17

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод, что разработка АРМ для администрации городского поселения Уваровка связана с улучшением работы с документами таким, как:

• улучшения в доступе к информации;

• улучшения в качестве обслуживания населения, скорости реагирования;

• улучшения в контролируемости процессов.

За счет внедрения системы электронного документооборота повысится продуктивность работы:

• более быстрое выполнение работ;

• увеличение общего количества выполняемых работ;

• возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.