2.1.4 Используемые классификаторы и системы кодирования

Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющую представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники [2.5].

Классификаторы делят на:

• общегосударственные (единые для всей страны);

• отраслевые (единые для какой-либо отрасли деятельности);

• локальные (характерные для определенного предприятия).

К локальным классификаторам относятся: персонал, граждане и типы документов. На практике уникальность значения классификаторов обеспечивается средствами базы данных.

Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый состоит в классификации информации; второй — в кодировании.

Кодирование — процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код — условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам. После присвоения кодов создается классификатор — систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение. Первое применение состоит в ручном проставлении кодов в документах. Во втором случае применения кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях.

В Таблице 2.1 в качестве примера приведен не полный список используемых в системе справочников. Для каждого справочника указано наименование, длина и тип кода, признак иерархии, назначение. Также приведены примеры элементов справочника.

Таблица 2.1 — Используемые справочники

Наименование справочника	Длина и размер поля	Назначение	Примеры
Статусы	Текстовый, 30 знаков	Справочник предназначен для определения стадии работы с документами.	Выполнено, отклонено
Типы приказов и распоряжений	Текстовый, 20 знаков	Предназначен для определения типа документа от управленческого органа	По личному составу
Типы обращений населения	Текстовый, 20 знаков	Предназначен для определения типа документа от населения	Заявление, уведомление

Помимо справочников в системе используются перечисления — своего рода классификаторы. Элементы перечислений задаются на этапе конфигурирования. В отличие от справочников, они не подлежат редактированию. Используемые перечисления и их элементы приведены в Таблице 2.2.

Таблица 2.2 — Используемые перечисления и их элементы

Наименование перечисления	Элементы перечисления
Вид документа	Приказы и распоряжения; обращения населения.
Тип документа	Заявление; жалоба.
Статусы	Выполнено; отклонено; удалено; на составлении; на подписи; в действие; в архиве.

2.1.5 Характеристика нормативно-справочной и входной информации

Нормативно-справочная документация представлена в основном в виде текста, но есть документы, состоящие преимущественно из таблиц, и ".jpg", ".bmp" или ".png" форматов, если это отсканированный документ.

Структура документа может быть разнообразна. Число строк и объем файла не ограничен и зависит от полноты изложенной в нем информации.

Так документы, поступающие от граждан, могут быть как напечатаны, так и написаны от руки . Частота появления данной информации непостоянна и зависит от граждан. Обязательными условиями составления такой документации до внедрения АРМ являются:

• фамилия, имя, отчество и должность человека, к которому идет обращение (обычно используется в «шапке» документа);

• фамилия, имя, отчество и дополнительная информация (адрес, контактный телефон) обращающегося человека;

• требование или просьба гражданина;

• дата и подпись владельца заявления.

Описание структуры входных файлов с информацией, поступающей от граждан, после внедрения АРМ включает таблицу с описанием наименований полей, таких как: регистрационный номер, наименование документа, информация о жителе, дата начала, статус, а также пометку о том, отсканирована эта информация или нет, и другие.

Приказы и распоряжения имеют расширение ".doc" и напечатаны они на специальном бланке, отражающем организацию и символику, а именно полное название администрации и герб. Также документам присваивается регистрационный номер. Данный вид документа появляется по мере необходимости, то есть периодичность возникновения трудно установить.

После внедрения АРМ дипломником создание документов существенно упроститься, а также появится возможность контролировать данный вид документов.