3.4. Носії облікової інформації

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особли­во ПК, — технічні (відео- і машинограми, дискети тощо). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодав­чими актами.

Під час організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу.

Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси та є простішими, не потребують склад­них процедур обробки.

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розроб­ляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструк­цій та рекомендацій.

3.4.1. Організація носіїв облікової інформації первинного обліку

Основним видом носіїв облікової інформа­ції на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтер­ських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськи­ми фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіт­кість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних докумен­тів є їх уніфікація та стандартизація.

3.4.2. Організація носіїв облікової інформації поточного обліку

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облі­кових реєстрів, на цьому етапі формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управлін­ня, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тобто застосовують нові носії — розра­хункові таблиці. У процесі поточного обліку складають також різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення поми­лок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в центра­лізованому порядку. Разом з тим часто їх розробляють безпосеред­ньо на підприємствах.

Значний вплив на форми поточного обліку мають показники зві­тності. Для того, щоб з даних поточного обліку без додаткової робо­ти можна було заповнити форми звітності, під час розроблення форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності.

3.4.3. Організація носіїв облікової інформації підсумкового обліку

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та роз­рахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності розробляють на основі гос­подарської діяльності (промисловість, сільське господарство, бу­дівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

В умовах використання ЕОМ облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітно­сті викладені в додатках до цих форм.

У робочих інструкціях конкретизуються служби, посадові особи, строки, методика формування та деякі інші питання. Ро­бочі інструкції сприяють поліпшенню й упорядкуванню робіт зі складання звітних форм.

Організація забезпечення формами паперових носіїв інфор­мації здійснюється:

а) централізовано;

б) через придбання бланків у магазинах;

в) способом виготовлення бланків на замовлення в друкарнях.

Для того, щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздале­гідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.

Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати при­близно 5—6-місячний запас бланків.

За способом зберігання носії облікової інформації поділяють­ся на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії облікової інформації зберігаються і обліковуються як канцелярське приладдя. Документи су­ворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідаль­на особа.

Машиночитані бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом у людиночитаній формі передають у спеціальній упаков­ці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію до­ступу до них.