9.4. Визначення чисельності облікового, контрольного та аналітичного персоналу

Для визначення потрібної кількості облікового, контрольного й аналітичного персоналу застосовують норми, розроблені або в централізованому порядку, або на самих підприємствах. Іноді за­стосовують норми-аналоги.

Чисельність працівників для виконання облікових, контроль­них та аналітичних робіт визначають здебільшого методом пря­мого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм. Проте багато облікових, контрольних та аналітичних робіт не можна занормувати через певні особливості (наприклад різні логічні роботи або інструктаж). Слід також ураховувати, що робота бухгалтерського апарату є нерівномірною. Тому необхідну кількість працівників у бухгалтерії визначають непрямими методами.

Практичний досвід показує, що кількість працівників бухгал­терії найдоцільніше обчислювати за кожним топологічним під­розділом (основні засоби, матеріали, оплата праці тощо).

Для встановлення чисельності в кожному топологічному під­розділі визначають насамперед середньомісячну кількість доку­ментів. Найбільш оптимальними періодами для цього є квітень — травень або вересень — жовтень.

У кожному топологічному підрозділі документи групують щодо норм та кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, процента робіт, що передають на машинну обробку. Далі визна­чають загальну кількість працівників, необхідну для виконання обсягу робіт.

Вихідним моментом є одиниця вимірювання. Для розрахунків обсягу облікових робіт тепер використовують такі одиниці вимі­рювання:

один первинний прибутково-видатковий документ;

кількість рядків та колонок в одному документі;

кількість записів в облікові реєстри;

чисельність працюючих, охоплених табельним обліком;

чисельність працівників, яких обслуговує один бухгалтер;

ступінь автоматизації (механізації), %. На підставі даних про обсяги робіт у нормах часу на один до­кумент визначають загальну кількість облікових працівників у кожному топологічному підрозділі за формулою

де х — середньомісячна кількість первинних документів; Н_ч — норма часу на один первинний документ; 9360 — місячний фонд робочого часу одного бухгалтера, хв.

9.5. Самоорганізація роботи працівників обліку, контролю та аналізу

Самоорганізація — це комплекс заходів, які виконуються працівником для забезпечення систем та порядку в роботі. Вироб­лення організованості сприяє закріпленню набутих знань, умінь, що, у свою чергу, дає змогу економити час і енергію.

Основними елементами самоорганізації є організація робочого місця, робочої зони, раціональний режим праці, послідовність і т. ін.

Самоорганізація передбачає, насамперед, організацію робочо­го місця та створення оптимальних умов для високопродуктивної праці.

Додержання системи в роботі передбачає раціональний режим праці, послідовність у роботі, систематичність, дисципліну праці, самопланування, самоконтроль, самозвіт та самокритику.

Важливим елементом у самоорганізації є режим праці. Йогс вважають раціональним, якщо дотримують режим робочого часу, коли чергують роботу і відпочинок протягом дня, тижня, місяця, року; коли вироблено постійний власний ритм роботи, якого до­держують, раціонально чергуючи легку та важку роботу.

Режим роботи — це чергування робочого часу і відпочинку. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі по­чаток роботи, перерви в ній, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін.

Режим роботи служби обліку, контролю й аналізу базується на загальному режимі роботи господарства, що регламентує поло­ження внутрішнього розпорядку.

Бухгалтерія працює в одну зміну, але деякі працівники можуть працювати у дві, а іноді й у три зміни. Це пов'язано з підготов­кою документів у банк, постачальникам, покупцям тощо.

Змінна робота може бути встановлена для табельників.

У деяких випадках окремі працівники бухгалтерії можуть починати працювати на 1—2, а іноді й на три години раніше, ніж це передбачено загальним графіком. Інші працівники, навпаки, можуть починати роботу на 1—2 години пізніше вста­новленої норми.

Важливим елементом самоорганізації роботи є визначена сис­тема застосованих працівником прийомів, так званого стилю ро­боти. Розрізняють конкретний стиль окремого працюючого та загальний стиль роботи окремої професії.

Конкретний стиль — це суто індивідуальний, властивий од­ному працівнику.

Загальний стиль роботи полягає в тому, що у своїх найбільш важливих рисах та аспектах — професійно-організаторському і морально-психологічному — він передбачає обов'язкові характер­ні даному виду робіт риси: відповідальність, науковий підхід, ви­соку культуру праці, контроль та перевірку виконання, прав­дивість, рішучість, самостійність, твердість, вимогливість, чуй­ність, скромність тощо.

Організація поточної роботи починається з ретельного плану­вання робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Робочий час має бути щодня розподілений за годинами. Незва­жаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бухгалтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати, кого запросити до себе, у кого бути, кому і про що доповісти, які матеріали підготу­вати.