5. Системы информационного обмена.

Принимая во внимание многозначность самого понятия "информация", информационной можно назвать любую систему, представляющую собой совокупность элементов информационной деятельности. Это и группа людей, и любая человеко-машинная или чисто машинная система. Если рассмотреть замкнутый цикл производства, преобразования и использования информации, то, имея ввиду, что использование любой информации приводит к появлению новых данных и соответственно информации, этот цикл можно назвать циклом обмена информации, а систему, в рамках которой он реализуется, - системой информационного обмена.  Взаимосвязанную совокупность источников информации, органов ее преобразования или передачи, а также потребителей информации будем называть системой информационного обмена или просто системой. В зависимости от характера информационных связей системы с внешней средой можно рассматривать три разновидности систем обмена. Назовем систему замкнутой, если она не имеет информационных связей с другими системами (внешней средой) и, следовательно, по отношению к ним не является ни источником, ни приемником информации. Примером такой системы может служить любая изолированная саморазвивающаяся система. Любое государство или группа людей, изолированные от внешнего мира, ученый, в одиночку работающий над решением некоторой проблемы и не использующий информацию внешнего мира - все это примеры замкнутых систем. Исторически эта форма систем обмена является наиболее ранней.  Систему, которая открыта для поступления информации извне, но закрыта для выхода информации во внешнюю среду, т. е., которая является только приемником по отношению к внешним системам, назовем закрытой системой.  Открытой системой назовем систему, играющую роль одновременно и источника и приемника информации по отношению к внешним системам.  Примерами закрытых систем информационного обмена являются военно-промышленные комплексы, которые только потребляют информацию и держат в секрете результаты своих разработок. К этому классу систем с определенными допущениями можно отнести некоторые развивающиеся страны. Открытые системы, наоборот, только поставляют информацию. Это высокоразвитые в области "производства" новой информации системы, стоящие в авангарде научных исследований и разработок. Нетрудно видеть, что система, образованная объединением (интеграцией) двух или более открытых систем, есть открытая система или замкнутая система. Объединение нескольких закрытых систем дает закрытую или замкнутую систему.  Иными словами, всякая интеграция систем сопровождается переходом от открытых и закрытых систем к замкнутым и открытым системам, что соответствует переходу от простого "потребления" информации к процессам ее обмена между участниками системы. 

6. Соотношение понятий информация и данные, структруированность информации.

Информация — это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состояниях, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Информатика рассматривает информацию как связанные между собой сведения, изменяющие наши представления о явлении или объекте окружающего мира. С этой точки зрения информацию можно рассматривать как совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними.

В процессе обработки информация может менять структуру и форму. Признаком структуры являются элементы информации и их взаимосвязь. Формы представления информации могут быть различны. Основными из них являются: символьная (основана на использовании различных символов), текстовая (текст — это символы, расположенные в определенном порядке), графическая (различные виды изображений), звуковая.

В повседневной практике такие понятия, как информация и данные, часто рассматриваются как синонимы. На самом деле между ними имеются различия. Данными называется информация, представленная в удобном для обработки виде. Данные могут быть представлены в виде текста, графики, аудио-визуального ряда. Представление данных называется языком информатики, представляющим собой совокупность символов, соглашений и правил, используемых для общения, отображения, передачи информации в электронном виде.

7. Назначение и область применения автоматизированных информационных систем (ИС). История и классификация средств оргтехники. Эффективность, надежность и совместимость технических средств; средства составления и изготовления текстовых документов, средства копирования и размножения документов, средства обработки документов, средства хранения документов, тенденции развития технических средств управления.

Понятие «информационная система» широко используется в современной компьютерной литературе. В различных источниках дается несколько отличающихся друг от друга определений этому понятию. «Автоматизированная информационная система (АИС) — совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации». Определение ИС: Совокупность программного обеспечения и электронного информационного хранилища, разрабатываемая как единая система и предназначенная для автоматизации определенного рода деятельности будет называться информационной системой.

Часто информационные системы называют «автоматизированными системами» или «автоматизированными информационными системами».

По сфере применения АИС различаются следующим образом: административные, производственные, учебные, медицинские, военные, метеорологические, экологические, криминалистические и др. Назначение и структура построения АИС характеризуются наличием соответствующих подсистем. Этот класс АИС является исторически одним из первых на производстве.

Организационной техникой (оргтехникой) называются технические средства, применяемые для управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства.

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда управленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом офис – офисная оргтехника. К оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов.

Классификация средств оргтехники по назначению

К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами можно разделить на группы:

• средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

• средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

• средства хранения документов (папки, конверты, коробки, диски, дискеты).

К другим средствам оргтехники можно отнести средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. п.