6. Стандартні і нестандартні документи

Стандартизація- це дотримання єдиних стабільних граматико-стилістичних норм при укладанні документа.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

1. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Тут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення, речення за винятком цілком конкретних відомостей.

• Для створення документів з високим рівнем стандартизації велике значення має

уніфікація – встановлення єдиного комплексу їх видів і різновидів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання і оформлення. Уніфікація втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

• Типізація – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути складені тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям.

Типові текст, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників (типові інструкції, положення, правила тощо).

• Трафаретизація – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа.

• Трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

• Трафаретна частина документа друкується на бланку або вводиться в пам’ять комп’ютера, а змінна заповнюється від руки або за необхідністю додруковується.

2. Документи з низьким рівнем стандартизації тексту – це документи, в яких заздалегідь формулюються лише окремі загальні відомості, сам же спосіб викладу залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації.

За способом викладу тексту документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

• У розповіді зазначаються події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, звіт, протокол та ін.)

• В описі характеризуються явища (предмет, події, люди) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

• Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів – дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.