5. Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст.

Текст – це одиниця мовлення, тобто кілька речень, які об’єднані за змістом та пов’язані граматично.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистич­них, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення:

• У вступі викладаються причини, привід до складання службового документа, вказуються підстави.

• Основна частина (доведення і докази; висновки) розкриває суть питання, наводяться докази, факти, розрахунки, посилання на доведення, цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання.

• Завершальна частина – формулюється основна мета документа, заради якої складено документ, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова. Спонукає адресата до дії.

У діловому мовленні текст – це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил та вимог:

• Текст викладати від третьої особи: акт (комісія ухвалила...); запрошення,оголошення (інститут просить...); службові листи (ректорат клопочеться...); трудові угоди, контракти, договори (замовник отримує…).

• Від першої особи пишуться автобіографії (я, народилася, навчаюся…); доповідні та пояснювальні записки (доводжу до…, вважаю, що…); накази (наказую..); заяви (прошу зарахувати…, працюю на посаді…).

• Не вживати образних виразів, емоційно -забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до угоди, з огляду на, на підставі, згідно з ,з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди – згідно з угодою – на виконання угоди, щодо органів виконавчої влади – стосовно представників бізнесу.

• Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що…; Нагадуємо Вам, що….; Підтверджуємо з вдячністю…; У порядку надання матеріальної допомоги…; Відповідно до попередньої домовленості…; Відповідно до Вашого прохання…

• Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…; Беручи до уваги…; Розглянувши…; Вважаючи…; Користуючись нагодою…;

• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

• Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уни­каючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд-стенд, екзит-пол-опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан-уболівальник тощо.

• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

• Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне ре­чення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропо­зицій. Форма на -но, -то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

Правильно

Неправильно

Ректор університету підписав наказ про зарахування.

Наказ про зарахування підписано ректором університету.

Вправу виконано. Учні виконали вправу.

Вправу виконано учнями.

Законопроект прийнято (ухва­лено). Верховна Рада прийняла (ухвалила) законопроект.

Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкли­кати працівників, підготувати обґрунтування, координувати робо­ту. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую- Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмиша­новний; високоповажний ...

• Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

• Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Наступність дії, черговість передавати за допомогою слів: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, потім, після, далі і ін.)