Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Реквізити

Розташовування та правила оформлювання

1

2

01 - Державний Герб України. Герб Автономної Республіки Крим

Державний герб України зображують відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України», герб Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів АР Крим. На бланках з кутовою розташованістю реквізитів розмішують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою орга­нізації, на бланках з поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зобра­ження: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

02 - Емблема організації або товарного знака (знака обслуговування)

На лівому березі бланка на рівні реквізиту 07. Емблему не відтворюють, якщо є зображення Державного герба України. Зображення емблеми реє­струють згідно з установленим порядком. На бланках недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, на бланках документів державних організацій - зобра­ження Державного герба. Не можна на бланку замі­нювати назву організації зображенням емблеми, навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

03 – Зображення нагород

На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

04 – Код організації

Після реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09) відповідно до Єдиного державного реєстру підпри­ємств та організацій України (ЄДРПОУ).

05 - Код форми документа

Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно з ДК 010.-98 «Державний класифікатор управлінської документації». Кодове позначення конкретного виду документа складається із семи цифрових знаків. Наприклад, код доповідної записки - 0204003, у якому - 02 - позначення класу, 04 - позначення підкласу в межах цього класу, 003 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа (УФД).

06 - Назва організації вищого рівня.

Посередині сторінки над назвою організації - автора документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє офіційно зареєстроване скорочення - повністю.

07 - Назва організації - автора документа

Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відпо­відати назві, зазначеній в установчих документах організації. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її в дужках (чи без них) нижче повної назви

08 - Назва філії, територіального від­ділення, структурного підрозділу

Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.

09 - Довідкові дані про організацію: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, ра­хунків у банку, адреса електронної пошти

Нижче назви організації або структурного підрозділу відповідно до поштових правил:

вул. Солом'янська, 24. м. Київ. 03110

Тел. 277-27-77. факс 277-36-55

Е-mаіІ: @ dkau.idev.ua

На бланку може вказуватися номер розрахункового рахунка у відділенні банку:

розрахунковий рахунок № 12346893 в Укргазбанку м. Києва МФО № 421830

10 - Назва виду документа

Нижче реквізитів 07, 08: на кутовому бланку-без відступу межі лівого берега, а на повздовжньому - центровано. У листах назву виду документа не зазначають.

11 - Дата документа

Реквізит, що вказує на час створення і (або) підпи­сання, затвердження, прийняття, за реєстрування службового документа. На бланках дату ставлять нижче назви документа (10) поряд із реєстраційним індек­сом (12) на спеціально відведеному місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом без відступу від межі лівого берега.

Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2013- цифровий спосіб. Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число: 2010.11.07. Цей спосіб використовують у служ­бовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки це відповідає міжнародній системі датування документа.

У нормативно-правових актах і фінансових докумен­тах застосовують словесно-цифровий спосіб оформ­лювання дати: 17 грудня 2014 року.

Якщо порядковий номер місяця або числа склада­ється з однієї цифри, то перед нею проставляють 0 (нуль): 07.09.2014, 03.12.2014.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх погодженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконанням документа й відправ­лення його до справи).

12- Реєстраційний індекс документа

Це умовне цифрове позначення, яке надають доку­ментові під час його реєстрації.

Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою:

418/01 або 45/07/69, де 418 - порядковий реєстра­ційний номер, а 01 - умовне позначення групи доку­ментів згідно з класифікатором виконавців, прийня­тими в установі.

Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

13 - Посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа

Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеці­ально відведеному місці на бланку. Містить реєстра­ційний індекс і дату вхідного документа:

На № 18/03-06 від 27.02.2010.

14 - Місце складання або видання документа

На рівні або нижче реквізитів 11, 12. Зазначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відо­мості у довідкових даних про організацію.

15 - Гриф обмеження доступу до документа

У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами «Адресат» Таємно. Для службового користування.

16 - Адресат

Сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, ініціал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні під­розділи, посадові та приватні особи.

• Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без

зазначення посадової особи, їхні назви пода­ються у називному відмінку:

Міністерство охорони здоров'я України

• Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва

установи входить до складу назви посади адресата:

Генеральному директорові

спільного підприємства

«Ділове партнерство»

Стадниченку Є Д.

• Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у

називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному:

ТОВ «Зорянка» Н.в

Відділ постачання та збуту Н.в

Провідному спеціалістові Д.в

Прізвище, ініціал(и) Д.в

• Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено:

Директорам вищих навчальних закладів І,ІІ рівнів акред.

• Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої

кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

• До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса яку вказують після назви

установи, структурного підрозділу:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Григорія Сковороди, 5 а

м. Київ. 04070

• Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають

прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс:

Романюку Олексію Федоровичу

вул. Грущевського. буд. 9, кв. 3,

м. Вінниця, 21003.

17 – Гриф затвердження

У правому верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега першого аркуша документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії доку­мента на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

• Якщо документ затвер­джує конкретна посадова особа, то гриф затвер­дження складається зі:

слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

назва посади;

підпису;

ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила доку­мент;

дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор профтехучилища

Підпис Ініціал (и), прізвище

07.09.2014

• Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження

розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено поста­новою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається із:

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Вищої атестаційної комісії України

18.11.2014 №56

18 - Резолюція

Це напис, зроблений посадовою особою установи, що містить вказівки щодо виконання цього документа. Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до осно­вного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, при­значеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлю­вати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Складається з таких елементів:

• прізвища, ініціалу (ів), виконавця (виконавців) чи посада у давальному відмінку;

• вказівки на порядок виконання документа (змісту доручення);

• терміну виконання;

• особового підпису посадової особи;

• дати.

Наприклад:

Шинкаренкові С. П.

Прошу підготувати пропозицію щодо замовлення підручників, посібників з ділового мовлення до

11.02.2014

Підпис 15.11.2012

• Відповідальною за виконання є особа, названа в резо­люції першою (якщо виконавців

названо декілька) Наприклад: Мірошниченкові К. Л.

Назаровій Т. В.

Лук'янчук 1. Т.

Прошу підготувати проект договору оренди служ­бового приміщення до 07.04.2014

(підпис) 01.04.2014

19 - Заголовок до тексту документа

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа (10), містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад:

Наказ (про що?) про створення установи. Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління

Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

20 - Відмітка про контроль документа

На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту (21). Відмітку позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» (без лапок).

21 - Текст документа

Містить інформацію, заради якої було створено доку­мент. Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення.

Друкується чи пишеться від руки на всю ширину аркуша (від межі лівого берега до межі правого).

22 - Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що є самостійними документами й над­силаються із супровідним листом;

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст осно­вного документа;

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів).

• Відмітку про наявність додатків розміщують під тек­стом документа без відступу від межі

лівого берега. Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтер­вал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у тексті, фіксують так: Додаток: на 3 арк. у 2 прим

• Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх треба подати після тексту,

зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примір­ників:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за 1 квартал 2014 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік постачання на II квартал 2014 р. на 3 арк. в 1 прим.

• Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність

додатка оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету будівництва, архітектури та житлової

політики України від 25.12.2009 № 186/03-08 і додаток до нього, всього

на 5 арк. в 1 прим.

23 Підпис

Обов’язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає документу юридичної сили.

Ставлять під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

• До складу підпису входять: найменування посади (повного, якщо документ

надруковано не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку); особистий підпис (між назвою посади, ініціалом(ами) й прізвищем), розшифрування підпису, ініціал(и) й прізвище особи, що підписала документ (праворуч), друкують на рівні останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від межі лівого берега документа:

Директор підпис Ініціал(и), прізвище

або

Голова правління підпис Ініціал(и), прізвище

• Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують

один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Ректор підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище

• Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи

розташовують на одному рівні:

Заступник міністра Заступник міністра освіти і науки України культури і мистецтв України Підпис Ініціал(и), прізвище

Підпис Ініціал(и), прізвище

Дата Дата

• Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ

підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом), наприклад:

Виконувач обов'язків

директора інституту підпис І. Дмитренко

• Не дозволяється підписання документа з прийменником «за» або проставлянням

правобіжної похилої риски перед назвою посади.

• Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу:

Голова підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар засідання підпис Ініціал(и), прізвище

• Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його повинні підписати всі члени

комісії. При цьому зазначають не посади, які вони обіймають, а їх статус у складі комісії:

Голова комісії підпис А. В. Степаненко

Члени комісії підпис Г. В. Дубчук

підпис Н.Я. Совенко

підпис К.М. Татарчук

24 - Гриф погодження

Свідчить про згоду установи, її підрозділу чи поса­дової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23) без від­ступу від межі лівого берега.

Розрізняють дві форми погодження документів:

• внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи);

• зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими орга­нізаціями).

Приклад зовнішнього погодження:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції України

Підпис Ініціали (и), прізвище

09.01.2014

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформ­люється так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Ощадного банку України

29.02.2014 № 3

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається

25 - Віза

Напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування.

Наприклад:

Начальник відділу маркетингу

Підпис Ініціал(и), прізвище

20.03.2014

• Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на

окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

Зауваження і пропозиції додаються

Начальник юридичного відділу

(підпис) С. Т. Смілик

14.04.2014

26 - Печатка

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перепік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на під­ставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ:

Президент компанії

печатка

Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М. П. Наприклад:

М. П. Фінансовий директор

Головний бухгалтер

27 - Відмітка про засвідчення копії

Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: слів - Згідно з оригіналом;

назви посади; особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

ініціалу (ів) і прізвища; дати засвідчення копії.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

12.02.2014

Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки.

Наприклад, готуючи пакет доку­ментів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенсії працівників уста­нови, інспектор відділу кадрів повинен обов’язково засвідчити копію з розпорядчого документа про при­значення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки:

Згідно з оригіналом

Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик

11.05.2014

28 - Прізвище виконавця і номер його телефону

На лицьовому боці в нижньому лівому кутку остан­нього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; номера його службового телефону.

Наприклад:

Матвієнко 2167903

Матвієнко Галина Іванівна 2167903

29 - Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьо­вого боку першого аркуша документа, містить такі відомості: посилання на дату і номер документа про його вико­нання або стислу довідку про виконання; слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися;

назву посади виконавця; особистий підпис виконавця; розшифрування підпису; дату направлення документа до справи.

Наприклад:

Питання вирішено у телефонній

розмові з П. П. Самійленком 18.03.2014

До справи № 09-02

Секретар (підпис) Л. К. Пушка

19.03.2014

Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у відповіді на виконуваний документ:

Відповідь надіслано листом 07.04.2014

До справи № 02-06

Офіс-менеджер (підпис) А. М. Клименко

08.04.2014

Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

30 - Відмітка про наявність документа в електронній формі

Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп’ютері. Розміщується в центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: повне ім’я файла і його місце зберігання; код оператора; інші пошукові відомості.

server/d:/viddil – kadriv/2012/nakaz_18 doc

31 - Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації від адресата

У правому кутку нижнього берега лицьового боку пер­шого аркуша документа, найчастіше ставлять за допо­могою штампа. Цей реквізит містить: скорочену назву організації (або абревіатуру); вхідний реєстраційний індекс документа; дату (за потреби - годину і хвилини) надійдення доку­мента:

Укр Авто

Вх. № 340

19.05.2014

32 - Запис про державну реєстрацію

Фіксують тільки на нормативно-правових актах орга­нів державної влади, долучених до державного реє­стру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».

№ 493 від 3 жовтня 1992 р.

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України:

ЗАРЕЄСТРОВАНО

в Міністерстві юстиції України

„07” квітня 2013 р.

за № 073/4801

Керівник реєстраційного

органу_________

(підпис)