4. Реквізити документів та правила їх оформлення

Національний стандарт України, ДСТУ 4163- 2003 «Держав­на уніфікована система документації. Уніфіко­вана система організаційно розпорядчої доку­ментації. Вимоги до оформлювання документів» поширюється на організацій­но- розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, поло­ження, рішення, протоколи, акти, листи, тощо - встановив максимальний склад реквізитів – 32; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання до­кументів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізити.

• Реквізити - (від лат. reguisitum - необхідне, потрібне) це сукупність обов’язкових окремих елементів,

з яких складається документ і без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Види реквізитів:

• Постійні реквізити - реквізити, які наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

• Змінні реквізити — реквізити, що вказують під час складання документа.

• Обов’язкові реквізити – характерні для певного виду документа.

• Необов’язкові – не характерні.

Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Багаторічна практика й управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення організаційно -розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (146 х 210 мм). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідно до формуляра -зразка.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Вимоги до бланків документів:

Бланк – це аркуш паперу з нанесеними реквізитами, які несуть постійну інформацію.

Бланк документа - це уніфікована форма (службового) доку­мента і надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланки виготовляють згідно з ви­могами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного із 01 вересня 2003 року.

Види бланків:

• загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);

• бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);

• бланк листа ( (із наявністю 9 реквізиту) (Додаток 3).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів до­кументів:

1. – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.

2. - зображення емблеми організації або товарного знака (знаки об­слуговування).

3. - зображення державних нагород.

4. - код організації.

5. - код форми документа.

6. - назва організації вищого рівня.

7. - назва організації.

8. - назва структурного підрозділу організації.

9. - довідкові дані про організацію.

10. - назва виду документа.

11. - дата документа.

12. - реєстраційний індекс документа.

13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.

14. - місце складання або видання документа.

15. - гриф обмеження доступу до документа.

16. - адресат.

17. - гриф затвердження документа.

18. - резолюція.

19. - заголовок до тексту документа.

20. - відмітка про контроль.

21. - текст документа.

22. - відмітка про наявність додатка.

23. - підпис.

24. - гриф погодження документа.

25. - візи документа.

26. - відбиток печатки.

27. - відмітка про засвідчення копій.

28. - прізвище виконавця і номер його телефону.

29. – відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. - відмітка про наявність документа в електронній формі

31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата.

32. - запис про державну реєстрацію.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.