Тема 5.1 Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження, тому поняття «документ» багатозначний і залежить від галузі використання.

• Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність і об’єктивність.

• Документ - це засіб закріплення різними способами інформації про події, явища, факти об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документ ( від латинської «documentum» - взірець, доказ) – енциклопедичний словник дає визначення:

• Письменний акт, здатний служити доказом юридичних відносин, юридичних фактів;

• Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка і т.д.);

• Достовірне історичне письмове джерело;

• Це матеріальний об'єкт, що міс­тить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має від­повідно до чинного законодавства юридичну силу.

Основні ознаки документа: наявність інформації, змісту; постійна матеріальна форма, що забезпечує тривале використання та зберігання документа; функціональне призначення для передавання інформації у просторі й часі, тобто для використання в соціальних комунікативних каналах.

Діяльність, яка охоплює питання ведення документації та організації роботи з документами у процесі здійснення управлінських дій називається діловодство.

Документи виконують як загальні так і спеціальні функції:

До загальних функцій документа належать:

• інформаційна (документ несе зафіксовану інформацію);

• соціальна;

• комунікативна (документ – є зв’язком між установами, організаціями, підприємствами);

• культурна;

До спеціальних функцій документа належать:

• управлінська (документ є інструментом управління - ОРД);

• правова (документ є засобом закріплення і змін правових норм та право взаємин в суспільстві);

• історична (коли документ є джерелом історичних відомостей, архів).

Документи мають правове й господарське значення, оскільки є засобом свідчення і доведення певних фактів. Вони є джерелом та носієм інформації, служать підставою для прийняття управлінських рішень, узагальнень, служать доказом їх виконання і матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Юридична сила документа це «властивість службового докумен­та, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські функції».