2.12 Создание отчетов

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Формы предназначены преимущественно для ввода и просмотра данных, а отчеты — для вывода на экран либо на бумагу. Отчеты, как и формы, строятся на основе таблиц или запросов базы данных.

Создание отчета на основе нескольких таблиц базы данных

Пример 1. Создать отчет для вывода результатов сдачи экзаменов студентами по всем учебным дисциплинам.

В такой отчет должны быть включены данные из таблиц Студенты, Дисциплины, Оценки. Отчет будем создавать с помощью Мастера, поскольку этот способ наиболее простой, поэтому дважды щелкнем мышью кнопку Создание отчета с помощью мастера на вкладке Отчеты.

В диалоговом окне Создание отчетов из выпадающего списка Таблицы и запросы выберем первую таблицу – Студенты. Из списка Доступные поля перенесем поля, которые будут отображаться в создаваемом отчете, в список Выбранные поля, используя кнопку . Переносим поля Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы. Из таблицы Дисциплины выберем поле Дисциплина, а из таблицы Оценки – поле Оценка. Затем нажмем кнопку Далее>.

Следующим шагом является выбор уровней группировки выводимых данных. СУБД Access позволяет создать до 4-х вложенных уровней группировки. Это можно сделать в диалоговом окне Выберите вид представления данных, или в следующем, – Добавить уровни группировки. Удобнее это сделать во втором окне. Выбор поля для группировки осуществляется щелчком мыши по нему и затем по кнопке .

На усмотрение пользователя можно сгруппировать выводимые данные так, чтобы для каждого студента выводились данные по всем дисциплинам, или же наоборот, для каждой учебной дисциплины выводились данные по всем студентам. Ниже приведены два разных макета отчета при разных способах группировки:

В следующем диалоговом окне производится выбор порядка сортировки записей по полям, группировка по которым не производилась. В нашем случае логично осуществить сортировку в алфавитном порядке. Для этого в строке 1 (первичная сортировка) из раскрывающегося списка выберем поле Фамилия, а в строке 2 (вторичная сортировка) – поле Имя; порядок сортировки в обоих случаях по возрастанию.

Нажмем Далее> и выберем из предложенного списка внешний вид создаваемого отчета, нажмем еще раз Далее> и выберем стиль отчета. Нажав Далее> и введя название отчета, закончим работу над макетом и нажмем Готово. Ниже приведен вид отчета, в котором для каждой учебной дисциплины выводятся данные по всем студенческим группам:

2.13 Создание отчета с использованием вычислительных операций

Пример 2. Создать отчет для вывода результатов сдачи экзаменов студентами по всем учебным дисциплинам с расчетом средней оценки по всем предметам для каждого студента и для каждой студенческой группы.

На начальных этапах создание такого отчета производится так же, как в Примере 1.

Отчет будем создавать с помощью Мастера, поэтому дважды щелкнем мышью кнопку Создание отчета с помощью мастера на вкладке Отчеты.

В диалоговом окне Создание отчетов из выпадающего списка Таблицы и запросы выберем первую таблицу Студенты. Из списка Доступные поля перенесем поля Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы в список Выбранные поля. Из таблицы Дисциплины выберем поле Дисциплина, а из таблицы Оценки – поле Оценка. Затем дважды последовательно нажимаем кнопку Далее>.

В диалоговом окне Добавить уровни группировки сгруппируем выводимые данные так, чтобы для каждого студента выводились данные по всем дисциплинам, причем список студентов должен располагаться по студенческим группам.

Для этого щелкнем мышью по полю Номер группы и переведем его в левое полуокно нажатием кнопки . Получим макет отчета следующего вида:

Щелкнем по кнопке Далее>. Для того, чтобы названия дисциплин располагались в алфавитном порядке, можно в строке 1 оговорить сортировку по полю Дисциплина, но это не обязательно. Для помещения в отчет средних оценок нужно нажать кнопку Итоги…

В новом диалоговом окне выберем для поля Оценка расчет средних значений, установив флажок для Avg. Оставим переключатель Показать в положении данные и итоги, поскольку нам необходим отчет, включающий в себя и конкретные оценки по предметам, и их средние значения. Нажмем ОК и вернемся в предыдущее окно, в котором нажмем Далее>. В следующих диалоговых окнах сначала выберем вид макета отчета, затем стиль отчета, наконец введем название нового отчета и нажмем Готово. Полученный в результате таких действий отчет будет иметь вид:

Войдя в режим Конструктора, можно при необходимости изменить заголовки, изменить взаимное расположение и размеры элементов макета отчета с целью улучшения наглядности или компактности; можно также заменить подпись «Avg» на более понятную, например, «средняя оценка» или произвести другие визуальные изменения.