2.2 Создание базы данных в субд Access

Запуск СУБД Access производится двойным щелчком мыши на значке в Главном меню Windows или на Рабочем столе.

Создать новую базу данных в СУБД Access можно одним из следующих способов:

1-й способ. В меню окна Access выбрать пункт Файл-Создать, выбрать Новая база данных

2-й способ. Щелкнуть мышью по значку на панели инструментов, выбрать Новая база данных

3-й способ. Щелкнуть мышью по значку в левой части окна Access

Основные объекты, входящие в базу данных, создаваемую в СУБД Access: Таблицы; Запросы; Формы; Отчеты. Переключение между ними осуществляется щелчком мыши на соответствующей вкладке:

2.3 Создание структуры таблиц

Создадим таблицу Студенты с помощью Конструктора. На вкладке Таблицы дважды щелкнем по кнопке Создание таблицы с помощью Конструктора либо щелкнем по кнопке Создать, выберем из списка Конструктор и щелкнем ОК.

Откроется окно Конструктора, в котором можно задать все необходимые поля и их свойства (создать структуру таблицы).

Примечание: описание значений свойств полей см. Приложение 1

В окне Конструктора в графе Имя поля введем «Код Студента», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Числовой. Поле «Код Студента»должно быть ключевым, для этого нужно щелкнуть мышью на данном поле, затем щелкнуть кнопку панели инструментов. В самом левом столбце этого поля появится изображение ключа. Примечание: снять ключ с поля можно также нажатием кнопки

Добавим еще одно поле. В графе Имя поля введем «Фамилия», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Текстовый. В нижней части окна перечислены свойства поля, в свойстве Размер поля по умолчанию стоит 50, это максимальное число позиций, отводимое под данное поле. Такое количество символов для фамилии слишком велико, изменим значение на 20.

Добавим поле «Имя», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Текстовый. Размер поля изменим на 10.

Добавим поле «Отчество», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Текстовый. Размер поля изменим на 15.

Добавим поле «Номер группы», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Текстовый, т.к. номер студенческой группы не является числом, поскольку вычислительные операции с ним не производятся. Размер поля изменим на 7. В свойстве Маска ввода можно оговорить автоматическое написание букв «гр», чтобы вводить только цифры. Для этого поместим курсор в строку Маска ввода и щелкнем по появившейся справа кнопке . В диалоговом окне Создание масок ввода, которое появится на экране, среди предложенных нет нужной. Поэтому создадим новую маску ввода, для этого нажмем кнопку Список. В новом диалоговом окне в строке Описание запишем «номер студенческой группы». В строке Маска ввода запишем «гр ####», поскольку знак «#» (решетка) означает, что вместо него может быть записана любая цифра или пробел. Таким образом, мы оговариваем условие, что цифровой номер группы может быть максимально четырехзначным. В строке Образцы данных запишем, например, «гр 345». Нажимаем кнопку Закрыть, вновь созданная маска ввода будет отражена в существующем списке масок, щелкнем на ней мышью, нажмем кнопку Готово и вернемся в окно Конструктора.

Добавим поле «Дата рождения», в графе Тип данных из раскрывающегося списка выберем Дата/время. В свойстве Формат поля выберем Краткий формат даты.

Добавим поле «Стипендия», Тип поля установим Денежный. В свойстве Значение по умолчанию можно ввести значение 500, остальные свойства поля оставим без изменения.

Закроем окно Конструктора, сохранив структуру таблицы и дав ей название Студенты.

Аналогичным образом создадим таблицу Преподаватели, включив в не поля «Код преподавателя», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Кафедра», «Дата рождения» и «Оклад», ключевым сделаем поле «Код преподавателя».

Аналогичным образом создадим таблицу Дисциплины , включив в нее поля «Код Дисциплины», «Дисциплина». Установим в качестве ключевого поле «Код дисциплины»

Аналогичным образом создадим таблицу Оценки , включив в нее поля «Код Дисциплины», «Код Студента», «Оценка». Для данного поля можно задать ограничения на вводимые данные. Для этого в строке свойства Условие на значение нажмем кнопку . В появившемся диалоговом окне Построитель выражений наберем >=2, затем нажмем кнопку Аnd (логическое И) и далее наберем <=5. Читается полученное выражение так: больше или равно 2 и одновременно меньше или равно 5. Теперь в строке свойства Сообщение об ошибке запишем текст, который должен высвечиваться всякий раз, когда будет произведена попытка ввести число, находящееся не в указанных пределах: «Величина оценки должна находиться в диапазоне от 2 до 5».

Закроем окно Конструктора, сохранив созданную структуру и дав таблице имя Оценки. В этой таблице ключевых полей не должно быть, т.к. нет полей, значения в которых должны быть уникальными, т.к. и коды студентов, и коды дисциплин, и значения самих оценок могут повторяться.

Аналогичным образом создадим таблицу Связь, включив в нее поля «Код Дисциплины», «Код Преподавателя». В этой таблице ключевых полей не должно быть.