24

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕСИТЕТ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ»

КАФЕДРА

ОБЩЕТЕОРЕТИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

РАЗДЕЛ: СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ РАБОТЫ

ФИЛИАЛ РГСУ В Г. ПАВЛОВСКИЙ ПОСАД

2006

Разработчик: кандидат технических наук

Дуженко Г.В.

Утверждено на заседании кафедры

Естественно-научных дисциплин

Протокол № от февраля 2006 г.

Составлено на основе государственного образовательного стандарта

высшего профессионального образования 2000 г.

г. Павловский Посад

2006

СОДЕРЖАНИЕ

Основные термины и понятия MS Access ……………………………..	4
2. Пример создания реляционной базы данных в Access ……………….	5
2.1 Разработка структуры взаимосвязанных таблиц базы данных	5
2.2 Создание базы данных в СУБД Access………………………………	6
2.3 Создание структуры таблиц….…………………………….……….	6
2.4 Заполнение таблицы данными …………………………………..	8
2.5 Создание связей между таблицами базы данных ……………..	8
2.6 Создание простых форм ввода данных ………………………...	10
2.7 Создание сложных форм ………………………………………...	10
2.8 Создание запросов ……………………………………………….	12
2.9 Формирование запросов на выборку (простых запросов) …….	13
2.10 Формирование запроса с параметром ……………………….	14
2.11 Создание перекрестного запроса …………………………….	16
2.12 Создание отчетов …………………………………………….	17
2.13 Создание отчета с использованием вычислительных операций	19
3. Задания для выполнения работы	21
Приложение 1. Характеристики свойств полей таблицы	22
Приложение 2. Правила записи условий отбора и вычислительных операций	23
Приложение 3. Примеры условий отбора	24

1. Основные термины и понятия ms Access

База данных – это совокупность взаимосвязанной, хранящейся вместе информации, которую можно обрабатывать различными программами, добавлять, модифицировать и обновлять с помощью специальных средств СУБД (систем управления базами данных).

СУБД основываются на иерархической, сетевой или реляционной модели данных.

реляционная модель предполагает организацию данных в виде связанных между собой таблиц.

Таблица состоит из строк, столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. Данные в таблице организованы в столбцы, называемые полями и строки, называемые записями. Заголовки столбцов называются именами полей.

реляционная база данных состоит из множества таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей, называемых ключевыми полями (или просто ключами). Ключ должен быть уникальным для каждой записи таблицы, т.е. у двух разных записей одной таблицы не может быть одинакового ключа.

Любое поле таблицы может содержать информацию одного из следующих типов:

1. Символьную (включает любые символы, хранит их как текст; максимальный размер 255 символов)

2. Числовую (содержит числа, над которыми могут производиться вычисления)

3. Логическую (содержит «да/нет», «истина/ложь»)

4. Денежный (содержит числовые данные в виде денежных сумм)

5. Счетчик (уникальные последовательно возрастающие на 1 натуральные числа, пользователь их не может изменять; обычно используется в качестве порядковой нумерации записей)

Связь между двумя таблицами реляционной базы данных может быть одного из следующих типов:

один-ко-многим (каждой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй таблице, но не наоборот: каждая запись во второй таблице может иметь не более одной соответствующей ей записи в первой таблице);

один-к-одному (каждая запись первой таблицы может быть связана только с одной записью второй таблицы и наоборот);

многие-ко-многим (каждой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй таблице и наоборот).

Наиболее употребима связь один-ко-многим. При связи один-к-одному обе таблицы можно объединить в одну, а связь многие-ко-многим сложна в реализации, но она может быть преобразована в связь один-ко-многим путем создания третьей, промежуточной таблицы.

Условия формирования связи между двумя таблицами реляционной базы данных:

• Связующее поле первой таблицы должно быть уникальным (ключевым);

• Связанные поля обеих таблиц должны иметь один тип данных.

2. 1 Разработка структуры взаимосвязанных таблиц базы данных

Рассмотрим базу данных ВУЗ, содержащую данные о студентах, преподавателях и результатах экзаменационной сессии. Поскольку каждый студент изучает несколько дисциплин, а каждую дисциплину изучают несколько студентов, а также один преподаватель может вести несколько учебных дисциплин, а одну дисциплину могут вести разные преподаватели, то целесообразно создать несколько таблиц – таблицу Студенты (в которой будет содержаться персональная информация о студентах, например, ФИО, дата рождения и т.д.), таблицу Преподаватели (в которой будет содержаться персональная информация о преподавателях, таблицу Дисциплины (в которой должны быть перечислены все дисциплины ВУЗа).

В качестве ключевого поля, значения в котором не имеют права повторяться, могут служить код студента для первой таблицы, код преподавателя для второй и код дисциплины для третьей. Таким образом, в таблице Студенты не могут быть две разные записи о двух разных студентах, имеющие одинаковое значение поля код студента. То же самое в таблице Преподаватели и в таблице Дисциплины.

Оценки, полученные студентами в сессии, рациональнее поместить в отдельную таблицу Оценки, поскольку каждой оценке должен быть поставлен в соответствие и код студента, и код дисциплины. И тогда в этой таблице не будет ключевого поля, поскольку значения в полях код студента, код дисциплины могут и даже должны повторяться. А для того, чтобы связать между собой данные о преподавателях и преподаваемых ими дисциплинах, нужно будет создать еще одну, связующую таблицу Связь, в которой будут только два поля код преподавателя и код дисциплины.

Таким образом, предлагается следующая структура таблицы Студенты:

Код студента	Фамилия	Имя	Отчество	Номер группы	Дата рождения	Стипендия
…	…	…	…	…	…	…

Структура таблицы Преподаватели:

Код преподавателя	Фамилия	Имя	Отчество	Кафедра	Дата рождения	Оклад
…	…	…	…	…	…	…

Структура таблицы Дисциплины:

Код дисциплины	Дисциплина
…	…

Структура таблицы Оценки:

Код студента	Код дисциплины	Оценка
…	…	…

Структура таблицы Связь:

Код дисциплины	Код преподавателя
…	…

Примечание: поля, выделенные жирным шрифтом, являются ключевыми, и совпадения в них значений для разных записей не допускаются.